... que les organisations intelligentes utilisent à leur avantage !
Retrouvez ici la première partie de cet article avec les 3 prochaines façons dont les solutions PPM éclairent le processus existants.
4. Visualiser les données et comparer les informations au sein de l'organisation
Certaines des solutions PPM les plus avancées comprennent leur propre solution de visualisation des données de type BI (Business Intelligence) (ou rendent les données disponibles dans toute solution BI tierce de premier plan) pour un reporting ad hoc et une analyse dynamique des données.
En effet, cela ajoute un avantage à la source unique de vérité évoquée précédemment en fournissant les solutions permettant de traiter le grand volume de données généré par le projet / l'activité du produit, et de faire apparaître des informations et des opportunités qui étaient auparavant invisibles.
5. Automatiser pour normaliser les processus et éviter les oublis
Comme pour tous les systèmes informatiques, l'une des principales fonctions d'une solution PPM est d'automatiser les processus.
Cela comprend la réalisation de tous les traitements à faible valeur ajoutée qui, autrement, nécessiteraient du temps et de l'énergie de la part des équipes de projet/produit : mise à jour des plans et des prévisions, récupération de données à partir de systèmes tiers, production de rapports, notification du personnel clé, etc.
Cela inclut également la définition et l'utilisation de modèles. La plupart des systèmes de gestion de projet offrent la possibilité de créer des modèles, allant de simples documents pour les tableaux de bord, les comptes rendus, les produits livrables, etc. à des programmes complets qui comprennent tous les éléments nécessaires à la gestion d'un programme du début à la fin, y compris les processus de point de contrôle avec tous les documents, calendriers, graphiques, planification des ressources, rapports, etc.
Les modèles jouent un double rôle dans une organisation PPM efficace : ils font gagner beaucoup de temps car ils fournissent des actifs prêts à l'emploi sans qu'il soit nécessaire de localiser les actifs des projets précédents ou de les réécrire à partir de zéro ; et ils sont particulièrement utiles lors de l'intégration de nouveaux employés ou d'employés peu expérimentés. Mais en même temps, ils servent de réservoir de connaissances et d'expérience sur ce qui fonctionne pour les projets, les programmes et les produits, et permettent à l'organisation de développer un ensemble de connaissances - et une conversation - autour de ces sujets.
Enfin, les systèmes PPM évitent les oublis (parfois extrêmement coûteux) en obligeant les utilisateurs à accomplir de manière automatisée certaines étapes obligatoires au cours du cycle d'un projet ou d'un produit. Il s'agit notamment de fournir des produits livrables spécifiques (tableaux de bord, rapports, pertes et profits), de passer par des processus de décision spécifiques (réunions de contrôle par exemple) et, plus généralement, de garder une trace des éléments qu'ils pourraient autrement oublier.
6. En fin de compte, un puissant moteur de décision
Les humains ont tendance à croire que les décisions qu'ils prennent sont basées sur des critères rationnels, alors qu'en fait, nous nous fions la plupart du temps à nos instincts. [1]. Les effets des solutions PPM décrites ci-dessus contribuent à freiner cette tendance et à établir un bilan de la prise de décision qui permet à l'organisation de s'améliorer et, en fin de compte, de prospérer, à condition de maintenir un équilibre entre trop et trop peu d'informations et d'analyses.
Tout d'abord, la source unique de vérité fournit aux décideurs une source de données complète et intégrée qu'ils peuvent utiliser pour prendre leurs décisions - à condition toutefois que la qualité des données saisies soit constante et acceptable. Cela corrige le problème endémique du "manque d'informations pour prendre une décision" que l'on rencontre souvent dans les organisations qui n'ont pas de processus formel de collecte de données, et réduit le risque de biais de confirmation (l'oubli des données qui contredisent nos convictions). Une mise en garde s'impose ici : il ne faut pas tomber dans l'extrême opposé, c'est-à-dire suspendre toute prise de décision jusqu'à ce que "toutes" les données aient été collectées (il manquera toujours un chiffre...).
La possibilité de manipuler les données au moyen de scénarios et de solutions de visualisation permet de mettre en évidence des liens et des facteurs que l'on n'aurait peut-être pas envisagés autrement, ce qui ouvre de nouvelles possibilités lorsqu'il s'agit d'envisager des moyens d'atténuer un problème, de le résoudre ou d'améliorer les résultats (en particulier lorsqu'on est pris dans des situations de type "soit/soit", c'est-à-dire de cécité alternative).
L'utilisation de modèles fixes pour les projets et le développement de produits oblige les équipes à prendre des décisions spécifiques à des moments précis (telles que les décisions oui/non), alors qu'autrement elles auraient pu laisser les choses fonctionner plus longtemps sans les revoir.
Enfin, le système d'enregistrement permet de remonter les décisions jusqu'aux facteurs qui les ont générées (pas de rupture ni de perte de données à cause d'un transfert entre systèmes), et l'accumulation de données historiques permet d'extraire des données par analogie.
En guise de conclusion, il convient de noter que, de la même manière que la planification s'appuie souvent autant sur les connaissances acquises au cours du processus de planification que sur le plan final en lui-même, la valeur de la mise en œuvre d'une solution PPM sera renforcée par les informations obtenues au cours du processus de mise en œuvre de la solution.
[1] Ce qui ne veut pas dire que les intuitions sont mauvaises (elles sont souvent le premier système d'alarme pour savoir si quelque chose va bien ou mal), mais simplement qu'elles ne constituent pas une base appropriée pour la prise de décision dans les organisations qui s'occupent de projets ou de produits importants, complexes ou nombreux.
