6 façons dont une solution PPM transforme vos processus et vous aide à prendre de meilleures décisions - Partie 1

En surface, la fonction principale d'une solution PPM est de collecter et d'organiser toutes les données relatives aux produits et aux projets d'une organisation, et de fournir les outils pour agir sur la base de ces données. Mais ce faisant, elle a un effet beaucoup plus profond sur les processus, que les organisations intelligentes utilisent à leur avantage pour faire évoluer leurs méthodes de développement de nouveaux produits et prendre de meilleures décisions.

Dans cet article, nous examinerons les 3 premières des 6 principales façons dont les solutions PPM éclairent les processus existants et fournissent les outils nécessaires pour prendre des décisions plus avisées et plus efficaces.

En bref

• Bien mise en œuvre, une solution PPM peut être un puissant catalyseur pour améliorer et changer les processus
• En fournissant une source unique et en temps réel de toutes les données relatives aux projets, aux programmes et aux portefeuilles, les solutions PPM :
  1. Réduisent le temps de traitement et de consolidation
  2. Font remonter les hypothèses à la surface et mettent en évidence les incohérences
  3. Créent des ensembles de données qui peuvent être explorés pour faire apparaître des informations jusqu'alors invisibles
• En fournissant des suites complètes d'outils spécialisés, ces solutions :
  1. Automatisent pour normaliser les processus et éviter les oublis
  2. Aident à ancrer la prise de décision dans les faits, et explorer différents scénarios
  3. Établissent un historique des décisions clés et des facteurs qui les ont justifiées
  4. Aident les organisations à accroître la maturité de leur développement de nouveaux produits

1. Pleins feux sur "le Bon, le Mauvais et le franchement Laid"

L'une des premières façons dont une solution PPM génère cette valeur est de braquer les projecteurs sur chaque domaine des processus PPM, en forçant les hypothèses à la surface et en repérant les incohérences dans la façon dont certains éléments sont gérés.

Certains de ces domaines n'ont peut-être jamais été perçus comme des sujets à part entière, et leur rôle dans la gestion des projets et des ressources a été minimisé. De même, les liens entre les domaines et l'impact que l'un d'entre eux pourrait avoir sur un autre n'ont peut-être jamais été abordés. En raison de leur nature intégrée, les solutions PPM forcent ces questions à être posées ouvertement, permettant aux organisations de prendre conscience des domaines d'amélioration potentiels et leur donnant les solutions pour les traiter.

2. Un moteur pour accroître la maturité

Dans la vie réelle, le processus visant à accroître la maturité PPM d'une organisation est le plus souvent un jeu de rattrapage entre les conversations internes de l'entreprise sur l'amélioration des processus et son outillage PPM.
Un domaine est considéré comme ayant un potentiel d'amélioration (ou des études de pairs de l'industrie montrent que les meilleures pratiques ne sont pas suivies). Les équipes examinent donc les processus et les solutions, et identifient une ou plusieurs lacunes (le domaine est mal géré voire pas géré du tout), ce qui incite à mettre en place un nouveau projet pour améliorer ou ajouter des fonctionnalités existantes (par exemple, ajouter des capacités de gestion des ressources).

Pour mener à bien le projet, l'équipe doit se plonger dans les processus existants et dresser une liste d'actions à entreprendre. Au fur et à mesure que le projet progresse et que les problèmes sont résolus, l'organisation acquiert une meilleure connaissance de son propre mode de fonctionnement et de nouvelles possibilités s'ouvrent. Ce qui génère une nouvelle conversation sur l'amélioration des processus, et le cycle se répète.

En effet, la mise en œuvre d'une solution PPM peut agir comme un catalyseur pour accroître la maturité des processus de gestion des projets/produits et des ressources d'une organisation, à condition toutefois qu'elle soit gérée de manière proactive et qu'elle ait une interface ouverte avec le monde extérieur et les meilleures pratiques du secteur. Elle devient donc en quelque sorte l'incarnation de la maturité de la PPM de l'entreprise et le moyen de l'accroître.

3. Une source unique de vérité

Les solutions PPM sont, par nature, des sources et des dépôts de données hautement intégrés. Dans la plupart des cas, les données sont des données de planification et, dans de nombreuses situations, les solutions PPM incluent également des données réelles.
Lorsqu'elles sont connectées aux autres sources de données de l'organisation (par exemple un ERP, un PLM ou des bases de données externes), elles deviennent la solution logique pour obtenir une source unique et en temps réel de toutes les données relatives aux projets, aux programmes et aux portefeuilles.

L'un des principaux défis de la gestion des programmes / portefeuilles de produits est la nécessité d'obtenir, de consolider et d'explorer des données hétérogènes pour détecter les problèmes et identifier les facteurs qui auront un impact sur la base de référence de l'entreprise.

Cela comprend, du côté négatif : les risques liés aux projets / programmes tels que les retards ou les dépassements de budget, les risques liés au portefeuille tels que le mauvais alignement entre le portefeuille et la stratégie ou la sensibilité accrue aux conditions économiques, ou les risques liés aux ressources tels que les goulets d'étranglement.

Et du côté positif : les synergies de projets/programmes qui accélèrent le délai de commercialisation, les optimisations de portefeuille telles que la détermination de portefeuilles frontières efficaces, ou la capacité à simuler l'effet de nouvelles activités sur les ressources qui, à leur tour, permettent à l'organisation de saisir une nouvelle opportunité imprévue.

Le fait de disposer d'une source unique de vérité pour toutes les données connexes (en particulier si vous pouvez facilement les exporter et les importer, ou les rendre disponibles dans une solution de BI) peut réduire les temps de traitement et de consolidation des données de 80 % (ou simplement rendre possible une telle consolidation), ce qui libère du temps pour l'analyse des données et raccourcit les délais de décision.

Une mise en garde importante s'impose toutefois : comme pour toutes les bases de données, si les données saisies dans le système sont de mauvaise qualité (en particulier si la personne qui les saisit ne comprend pas comment les saisir ou les falsifie intentionnellement), le résultat sera également de mauvaise qualité.