L'amélioration des flux de travail liés aux projets renforce l'efficacité, réduit les retards et fluidifie l’exécution des projets, produisant de meilleurs résultats.
Selon les données du PMI, environ 10 % des investissements dans les projets sont gaspillés en raison de problèmes de performance. Peu d’organisations peuvent se permettre un tel coût. Heureusement, il existe une solution simple pour améliorer l'efficacité de l'exécution des projets : la rationalisation des flux de travail.
Le déploiement de méthodes structurées et de flux de travail optimisés représente l'un des meilleurs moyens de renforcer l'efficacité et la coordination, de réduire les retards et, ainsi, d'améliorer les résultats de vos projets, permettant aux responsables de portefeuilles de maximiser le retour sur investissement.
Qu'est-ce qu'un flux de travail en gestion de projets ?
En gestion de projets, un flux de travail est une séquence structurée de processus qui détermine la manière dont un projet sera planifié, exécuté, contrôlé et livré. Pour ce faire, il décrit dans quel ordre les tâches doivent être menées, définit les rôles et responsabilités respectifs, alloue les ressources et fixe des délais pour guider le projet de son lancement à sa livraison.
Les flux de travail de gestion de projets définissent une trajectoire menant à la réussite du projet, en contribuant à éviter les blocages inutiles et à réduire les temps d’attente liés aux dépendances.
Types et exemples de flux de travail de projet
Les flux de travail en gestion de projets peuvent revêtir des formes différentes, dont notamment :
Les flux de travail séquentiels : Les tâches suivent une progression linéaire, comme dans les méthodologies de gestion de projets en cascade. Les flux de travail parallèles : Plusieurs tâches sont accomplies simultanément, comme dans les méthodologies de gestion de projets Agile ou hybride.
Prenons l'exemple d'un projet de construction pour illustrer la différence entre flux de travail séquentiels et parallèles.
Dans le cadre d'un flux de travail séquentiel traditionnel, le travail est généralement effectué étape par étape, chaque phase s'appuyant sur la précédente :
- Étape 1 : Préparation du site (excavation, déblaiement, etc.)
- Étape 2 : Travaux de fondation (coulage du béton)
- Étape 3 : Gros œuvre et travaux de structure (construction de la charpente)
- Étape 4 : Couverture et finitions extérieures
- Étape 5 : Travaux intérieurs (plomberie, électricité, cloisons sèches)
Un flux de travail parallèle permet quant à lui à plusieurs phases du projet de se dérouler simultanément :
- Étape 1 : La préparation du site et les travaux de fondation peuvent être effectués tout en lançant le travail de conception des systèmes intérieurs.
- Étape 2 : Pendant la réalisation du gros œuvre, les électriciens et les plombiers peuvent commencer à travailler sur les fondations ou d'autres zones.
- Étape 3 : Les activités de finition peuvent commencer durant la construction de la charpente.
Cette approche renforce la flexibilité et accélère l’achèvement du projet grâce au travail simultané de plusieurs équipes, mais elle nécessite davantage de coordination et de ressources.
De manière plus générale, de nombreux facteurs (dont les interdépendances entre les projets et la réglementation) peuvent influer sur la décision d'utiliser des flux de travail séquentiels ou parallèles. Par exemple, dans le domaine du développement pharmaceutique, les essais de médicaments conditionnent le démarrage d’une nouvelle phase à la réussite de la précédente. Ils impliquent également la collaboration transverse de nombreuses équipes au travers de l'organisation, et se prêtent donc naturellement à l'utilisation de flux de travail séquentiels.
De même, des secteurs comme l'aérospatiale, la défense et l'industrie manufacturière s'appuient souvent sur des flux de travail séquentiels pour garantir le respect de strictes exigences en matière de réglementation et de sécurité.
À l'inverse, l'un des cas d’usage les plus répandus des flux de travail parallèles est celui du développement de logiciels, où le codage, les tests et le déploiement se font de concert afin d'accélérer les délais de livraison.
Et, bien sûr, de nombreuses organisations adoptent une approche hybride combinant des flux de travail séquentiels et parallèles afin de combiner structure et flexibilité.
Outils, diagrammes et modèles de flux de travail de gestion de projets
Les outils dédiés aux flux de travail en gestion de projets (comme des diagrammes, graphiques et tableaux) sont essentiels pour visualiser et optimiser le déroulement des projets.
Ces outils offrent une vue d'ensemble graphique des flux de travail, aidant les équipes à comprendre la progression du travail de A à Z, étape par étape, ainsi qu’à identifier les parties prenantes responsables de chaque étape du processus. Ils peuvent ainsi faciliter la coordination des tâches, la répartition des responsabilités et l’identification rapide des goulets d'étranglement potentiels.
Ils peuvent également offrir un cadre standardisé et cohérent pour la planification et la programmation initiale d'un nouveau projet, vous aidant ainsi à reproduire des flux de travail déjà éprouvés.
Pourtant, les diagrammes statiques ont leurs limites : ils nécessitent souvent des mises à jour manuelles lorsque les paramètres du projet évoluent. Les outils fonctionnant en temps réel, dotés de flux de travail intégrés et personnalisables, vont plus loin en automatisant les pratiques, en suivant les dépendances de manière dynamique et en intégrant des données issues de différentes sources afin de maintenir les projets sur la bonne voie. Nous approfondirons ces fonctionnalités avancées par la suite.
Les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban sont deux des outils les plus populaires pour visualiser les flux de travail des projets.
Les diagrammes de Gantt montrent les dates de début et de fin et détaillent la séquence, l'avancement et les dépendances des tâches en temps réel.
Les tableaux Kanban permettent de visualiser le travail et d'optimiser le déroulement du projet.
Bénéfices de l’uniformisation de la gestion des flux de travail des projets
Un flux de travail bien défini permet de structurer, de clarifier et de guider les projets, garantissant une exécution plus fluide et de meilleurs résultats. L’uniformisation des flux de travail, avec ou sans l'aide d'outils ou de logiciels connectés, aide les équipes à rester sur la même longueur d’ondes, réduit les retards et renforce l'efficacité, augmentant mécaniquement le taux de réussite des projets.
Visibilité partagée
Un flux de travail projet bien structuré réduit les incompréhensions et les problèmes de communication. Un cadre clair et centralisé permet aux équipes de comprendre leur rôle, les délais, ainsi que les étapes nécessaires à la réalisation des tâches. Cela favorise une meilleure synchronisation des équipes et évite les doublons ou les oublis.
L’uniformisation des flux de travail établit un référentiel unique commun à tous les projets, facilitant ainsi l’accès des équipes aux données liées aux projets (et leur permettant de s'y fier). Les flux de travail aident également les collaborateurs à comprendre les responsabilités qui leur incombent et l'ordre dans lequel le travail doit être effectué, ce qui favorise une meilleure cohésion entre les services.
Contrôle renforcé
L'un des principaux avantages de l’utilisation de flux de travail en gestion de projets est une meilleure gestion du temps. En établissant des échéances et des calendriers clairs pour chaque phase, les flux de travail de gestion de projets rendent possible une approche méthodique, permettant de maintenir les projets sur les rails et d'assurer leur réalisation dans les délais impartis.
Le suivi de l’avancement par rapport aux échéances permet aux responsables de détecter rapidement les retards potentiels. Ils peuvent ainsi de prendre des mesures correctives comme la réaffectation des ressources ou l'ajustement des calendriers afin d'éviter les goulets d'étranglement. De manière similaire, les flux de travail permettent d'identifier les risques et de planifier en conséquence. En identifiant en amont les ornières potentielles, les équipes peuvent mettre en œuvre des stratégies visant à résoudre les problèmes avant qu'ils ne prennent l’ampleur d’obstacles majeurs.
Des flux de travail clairs permettent également d'optimiser l'utilisation des ressources, qu'elles soient humaines, financières ou matérielles, afin d’assurer le respect des budgets des projets et d'éviter des retards inutiles.
Amélioration de l'efficacité du travail
Les outils de gestion de projets améliorent également la communication et la prise de décision en fournissant des canaux de communication clairement définis pour partager les mises à jour et les questions. Grâce à ces flux de travail, toutes les tâches gardent le bon cap - celui qui permettra d’atteindre les objectifs du projet. Des points de contrôle et jalons réguliers améliorent encore la visibilité et assurent le respect des objectifs des projets.
Comment améliorer et rationaliser votre méthodologie de flux de travail de gestion de projets
Optimiser les flux de travail de vos projets ne vise pas seulement à aller plus vite, mais aussi à améliorer chaque étape du processus, de la planification à l'exécution et à la livraison. Pour y parvenir efficacement, il peut être utile d'adopter une approche méthodique, grâce au soutien de stratégies et d’outils bien coordonnés.
L'importance d'une approche structurée
Pour rationaliser les flux de travail de vos projets, commencez par une analyse approfondie de vos flux existants afin d'identifier de potentielles inerties comme des tâches menées en doublon, une circulation insuffisante des informations ou encore des lacunes en matière de coordination. L'élimination de ces goulets d'étranglement permet non seulement d'améliorer l'exécution au quotidien, mais encourage aussi le développement de la maturité en matière de gestion de portefeuilles de projets et l'amélioration des méthodes.
Pour ce faire, définissez clairement vos buts et déterminez des objectifs spécifiques et mesurables pour guider le projet. La décomposition des projets en tâches de périmètre restreint, dotées de jalons spécifiques, peut également contribuer à améliorer la visibilité et la canalisation des énergies.
Une fois que vous savez ce que vous visez, les outils de gestion de projets mentionnés ci-dessus peuvent vous aider à cartographier l'ensemble de vos flux de travail afin d'identifier les dépendances ou les goulets d'étranglement.
Curia, une organisation internationale de recherche, développement et fabrication en sous-traitance, en est un excellent exemple. Son Senior IT Business Analyst avait identifié l’opportunité d'améliorer les prévisions de recettes en automatisant le processus à l'aide de Planisware. Cela a permis de rationaliser les opérations de manière drastique, améliorant non seulement la précision des prévisions financières, mais aussi l'efficacité de la prise de décision au sein des équipes scientifiques et opérationnelles pour renforcer la cohérence entre la stratégie et la livraison.
Le rôle clé des logiciels de gestion de projets
Les technologies d’entreprise ont beaucoup à apporter aux organisations souhaitant optimiser les flux de travail de leur gestion de projets.
Les logiciels de gestion de projets vous permettront d'automatiser des tâches répétitives telles que les notifications, les validations ou la saisie de données afin de gagner du temps et de réduire le taux d’erreur. Par exemple, des outils comme Planisware Automation Flows vous permettent de tirer parti des technologies d’automatisation, et leur capacité à améliorer la productivité des équipes a amplement été démontrée.
Le déploiement d'outils de suivi des temps peut également contribuer à améliorer les flux de travail des projets. La possibilité de contrôler le temps passé sur les différentes tâches et d'analyser ces données vous permet d'identifier les sources d’inefficacité et de réaffecter les ressources pour répondre aux besoins, améliorant ainsi l'efficacité des équipes et la prise de décision.
Mais tout n’est pas affaire de fonctionnalités. L'intégration logicielle représente l'un des plus grands défis à relever pour mettre la technologie au service des objectifs de l'organisation. Pour prendre des décisions optimales, vous devez combiner diverses données issues de votre écosystème au sein de votre logiciel de gestion de projets. Il peut par exemple s’agir de l'intégration de données provenant de votre ERP, de vos systèmes comptables, d'outils Agile, de gestion des services informatiques (ITSM), de CTMS et d'autres sources externes. Veillez à utiliser un logiciel de flux de travail s'intégrant à d'autres systèmes de manière à rationaliser l'échange de données.
Pour en savoir plus, consultez notre guide dédié aux fonctionnalités transformatives des outils de PPM (en anglais).
Continuez de progresser sur votre trajectoire d'amélioration des flux de travail
Une fois que votre PMO a conçu et déployé des flux de travail solides, veillez à les contrôler et à les améliorer en permanence. Suivez les résultats à l'aide d'indicateurs clés de performance et d’analyses de données, en évaluant continuellement vos flux de travail pour identifier des pistes d’amélioration, et en procédant aux ajustements nécessaires.
En pratique, dans le cadre de la recherche d’un logiciel de gestion de projets, la couverture fonctionnelle et l'intégration ne doivent pas être vos seuls critères. La flexibilité est également un impératif. Ce fut d’ailleurs l'un des facteurs clés de la réussite d'UCB Pharmaceuticals avec Planisware.
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