Une solution de gestion de portefeuille de projets a-t-elle des avantages intangibles essentiels non mesurables ?
Une solution de gestion de portefeuille de projets s'utilise pour la gestion des demandes, la planification, la collaboration, le suivi et la production de rapports, ainsi que pour l'allocation et la gestion des ressources, tout cela peut être mesuré.
Une solution de gestion de portefeuille de projets a-t-elle des avantages intangibles essentiels que nous ne pouvons pas mesurer ? Voici certains avantages intangibles d'une solution de gestion de portefeuille de projets :
1. Clarté et concentration sur les objectifs
La clarté et la concentration sont primordiales dans un monde qui change. Sans clarté, les chefs de projet ne peuvent pas livrer les projets à temps en respectant le budget. Une solution de gestion de portefeuille de projets comprend un module de gestion de la demande qui permet de recueillir les demandes et de les hiérarchiser en fonction des objectifs de l'entreprise.
Une solution de gestion de portefeuille de projets permet de créer un processus d'audit, de hiérarchisation et de suivi des demandes d'activités de projet, apportant ainsi clarté et précision. Il s'agit d'un système de notation (Scoring) facilitant l'identification et la priorisation des projets à faible risque et à forte importance, ce qui permet d'économiser du temps.
2. Réduction du stress
Le stress dans une équipe projet peut ruiner n'importe quel projet. Il est souvent la conséquence d'un manque de clarté et de concentration, car les projets peuvent être « chaotiques ». Puisque les solutions de gestion de portefeuille de projets apportent clarté et précision, elles contribuent inévitablement à réduire les niveaux de stress au sein des équipes de projet.
Une solution de gestion de portefeuille de projets avec une interface utilisateur intuitive la rend accessible à toutes les parties prenantes du projet et aux équipes de projet. Chacun peut mettre à jour les feuilles de temps ou les rapports d'avancement, ce qui réduit davantage le niveau de stress.
3. Meilleure gestion du temps et prise de décision
Une seule et unique solution de gestion de portefeuille de projets accessible à tous permet de gagner du temps et de prendre de meilleures décisions. Avec des tableaux de bord stratégiques et opérationnels mis à jour en temps réel, les chefs de projets peuvent suivre l'avancement de leur projet et prendre des décisions rapidement. L'équipe projet peut visualiser leurs tâches actuelles et à venir, ce qui leur permet de gagner du temps.
Sans passer beaucoup de temps à calculer ou analyser et en quelques clics, les parties prenantes du projet peuvent imprimer des rapports flash sur mesure et instantanés pour voir et montrer l'état et la santé globale du projet.
4. Élimination des erreurs et réduction des risques
La gestion de projet est toujours sujette à l'erreur humaine et le risque fait partie intégrante de tout projet. La bonne chose à faire pour n'importe quel chef de projet est de développer un plan d'urgence ou un plan de gestion des risques en anticipant. Ainsi, une solution de gestion de portefeuille de projets permet d'effectuer des “What-if analysis” qui permettent d'anticiper les événements futurs en fonction des contraintes et des défis.
Ainsi, le fait qu'une solution de portefeuille de projets permet d'anticiper les événements futurs réduit considérablement les erreurs et les risques.
5. Meilleure estimation et responsabilité
Une solution de gestion de portefeuille de projets offre une série de méthodologies intégrées, de modèles, de tableaux, de graphiques, d'histogrammes et de données précieuses en temps réel qui aident à mieux estimer un projet pour une exécution efficace. Cette dernière fournit une vue Microscopique (par tâche, par phase, par projet) et une vue Macroscopique (par unité, par portefeuille) qui contribue à une meilleure estimation et donc à une meilleure prise de décision.
D'autre part, la gestion des feuilles de temps, le suivi des dépenses et d'autres modules de suivi des tâches du projet permettent une meilleure responsabilisation au sein de l'équipe projet.
6. Travail d'équipe amélioré
Un travail d'équipe efficace est nécessaire pour la progression du projet autrement ce dernier stagne. Grâce aux alertes, aux notifications, aux flux d'activités, aux outils de partage de commentaires, aux modules de gestion de documents, aux fonctionnalités de suivi des progrès (qui font partie de toute solution de gestion de portefeuille de projets) l'équipe projet peut améliorer leur collaboration.
Certaines solutions de gestion de portefeuille de projets offrent des outils de discussion en temps réel, des outils de vidéoconférence, des espaces de travail partagés, des référentiels centralisés et des outils de partage de connaissances qui améliorent considérablement la collaboration.
