Du Kanban aux Rétrospectives : 3 outils Agile que nous pouvons tous mettre en pratique

La majeure partie des départements de votre entreprise peut tirer profit des outils Agile ! La question à se poser est la suivante : quels sont ceux que vous devriez placer en tête de liste et envisager de mettre en œuvre ? Aujourd'hui, nous allons examiner trois outils qui méritent de s'y intéresser.

1. Kanban

Saviez-vous que kanban est un mot japonais qui signifie « carte visuelle » ? Cela illustre bien ce qu'est le Kanban. Un outil qui utilise des cartes pour visualiser l'avancement des tâches afin que toutes les personnes concernées puissent facilement suivre un processus. Le Kanban est aujourd'hui un outil très populaire pour gérer le flux d'activité d'une personne, d'une équipe et même d'un projet en entier. Il crée de la transparence dans les projets, les tâches passant visuellement d'un statut à l'autre.

La définition de trois étapes dans le cycle de vie d'une tâche - à faire, en cours et terminé - est un moyen simple de démarrer avec un Kanban. Vous pouvez cependant très facilement adapter ces étapes pour répondre aux différents flux de travail. Dans l'équipe de contenu de Planisware, nous avons par exemple 6 étapes : pas commencé, suivant, en cours 25%, en cours 50%, en cours 75% et terminé.

Un Kanban offre aussi d'autres avantages :

• Plus de flexibilité (créez vos propres étapes et réévaluez les priorités à la volée) ;
• Gain de temps (passez moins de temps à suivre les tâches grâce à la visualisation en temps réel de l'état d'avancement de celles-ci) ;
• Meilleure réactivité (les tâches bloquées font rapidement surface).

Le Kanban est un outil si polyvalent qu'il peut être déployé dans presque tous les départements. Vous pouvez consulter cet article (en anglais) qui présente un kanban utilisé dans le domaine commercial pour visualiser l'évolution des prospects dans le pipeline.

Si vous consultez l'épisode 2 de notre mini-série sur le développement de produits (en anglais), vous pourrez en apprendre un peu plus sur l'utilisation du Kanban par une équipe produit avec notre solution Planisware Enterprise.

2. Les Stands Up : des réunions de suivi quotidiennes proactives

87% des équipes Agile organisent des Stands Up Meetings. Ces réunions encouragent la constitution d'équipes et la collaboration entre celles-ci en les amenant à échanger régulièrement.

Elles sont un excellent moyen de :

• résoudre rapidement et efficacement (quand c'est possible) les problèmes auxquels l'équipe est confrontée ;
• faciliter le partage d'information en donnant l'occasion aux membres de l'équipe d'exposer des problèmes qui peuvent être communs à d'autres afin de les résoudre collectivement ;
• améliorer l'engagement du groupe autour d'objectifs communs et les aligner sur les bonnes priorités.

Les Stands Up sont idéales pour une équipe marketing par exemple avec des projets très évolutifs et qui doit piloter plusieurs projets simultanés.

Quelques conseils pour faire de vos Stands Up un succès :

• Programmez les réunions à l'avance : des réunions quotidiennes (ou du moins régulières) tenues à la même heure apporteront une routine et une structure.
• Soyez bref : en règle générale, 15 minutes est une bonne durée. Essayez toujours de vous en tenir à des heures d'arrêt précises pour que les choses restent concises.
• Établissez un ordre du jour : pour que les choses soient efficaces, suivez un processus similaire lors de chaque réunion. Il faut choisir celui qui convient à votre groupe, mais il peut aussi inclure des challenges pour les membres de l'équipe et des mises à jour sur les progrès réalisés.

3. Les Rétrospectives

Comme un couteau suisse, Agile est livré avec de nombreux outils. La Rétrospective en est un autre qui mérite d'être mentionné. Lors d'une Rétrospective, l'équipe fait le point sur un bloc de travail terminé et examine les progrès accomplis.

Cela comprend, en général, trois éléments :

1. Les actions à entreprendre ;
2. Les actions à arrêter ;
3. Les actions à poursuivre.

Plus précisément, l'organisation de Rétrospectives permet de :

• Donner un espace aux membres de l'équipe pour partager leurs frustrations ;
• Encourager la recherche de solutions afin que les problèmes ne se reproduisent plus ;
• Montrer aux chefs d'équipe où sont les points forts des collaborateurs et comment l'équipe travaille ensemble ;
• Apprendre des erreurs du passé et développer des compétences collectives grâce à chaque nouveau projet.

Comme on peut s'y attendre, n'importe quel service peut bénéficier de cet outil, qu'il s'agisse d'une équipe RH essayant de réduire la rotation du personnel ou d'une équipe commerciale essayant de pénétrer un nouveau marché.

Companies that have embraced this approach in their sales and marketing teams have seen almost immediate improvement in sales performance and productivity.

- Ori Yankelev, VP of sales, Own Backup