Le ROI est l'unité de mesure incontournable lorsque l'on décide d'installer un outil PPM.
Un outil PPM (Outil de Management de Portefeuille de Projet) permet de piloter tâche par tâche un projet en tenant compte des ressources disponibles et d'un ensemble de projets d'entreprise. En vue du nombre de projets gérés en même temps dans une entreprise, la mise en place d'un outil PPM n'est plus seulement stratégique, il devient indispensable pour l'entreprise.
Le ROI (Return On Investissement, en anglais) ou RSI (Retour Sur Investissement, en français) est l'unité de mesure incontournable lorsque l'on décide d'installer un nouveau logiciel dans son entreprise. Quand il s'agit d'évaluer le ROI d'un outil PPM et donc de son logiciel de gestion de projet, nous pouvons rapidement se sentir dépassé. Il y a un certain nombre d'éléments à considérer avant d'obtenir une réelle rentabilité, et sachez-le : tout ne se base pas sur l'aspect financier.
L'investissement financier dans un logiciel de gestion de projet
Il existe un panel de logiciels de gestion de projet, quel que soit le coût initial de cet investissement, vous devez considérer toutes les dépenses périphériques.
Lorsque vous êtes client/serveur : Vous devez prendre en compte les coûts d'hébergement des serveurs, la configuration, la maintenance et les mises à jour de l'outil. Sans compter les efforts nécessaires en interne afin d'entretenir, de sécuriser, de sauvegarder et de surveiller votre logiciel.
Par ailleurs, si vous choisissez votre logiciel de gestion de projet dans le Cloud vous serez exonérés de l'ensemble des coûts liés à l'infrastructure et au matériel. Vous serez uniquement confronté aux frais d'abonnement mensuel ou annuel.
Un logiciel de gestion de projet Open Source n'aura lui, ni frais d'installation, ni frais d'abonnement mais il vous demandera des ressources avec de fortes compétences techniques pour réaliser son intégration et son développement.
Il faut prendre le temps de faire vos calculs et surtout de ne pas directement aller au moins cher. Dans tous les cas nous estimons qu'il faut un recul d'au moins un an pour rentabiliser l'investissement d'un logiciel de gestion de projet.
Qui dit investissement dit bénéfices et dépenses !
Le logiciel de gestion de projet et sa configuration
Il faut prendre le temps de configurer correctement votre logiciel. C'est-à-dire qu'il faut établir un objectif important : Collecter, structurer et bien utiliser les données.
Lorsque vous choisissez votre logiciel de gestion de projet vous avez le champs libre quant à l'exploitation que vous souhaitez en faire. C'est ici que se situe la difficulté principale, c'est une étape à évaluer à sa juste valeur car c'est un moment clé dans la configuration de votre logiciel de gestion de projet. Bien utilisé, il sera performant mais mal utilisé vous réaliserez un investissement inutile.
Selon votre implication, comptez quelques jours de configuration pour des projets simples avec une vingtaine d'utilisateurs contre plusieurs semaines ou plusieurs mois pour des projets plus complexes.
La gestion du changement et l'investissement humain
La mise en place d'un logiciel de gestion de projet implique une réelle gestion du changement. L'objectif n'est pas de bouleverser les habitudes de travail de vos salariés mais de leur proposer une solution pour mieux travailler sans multiplier les efforts. C'est pourquoi il est important d'évaluer ce que ce changement va entraîner et cela passe par une phase de formation des collaborateurs impliqués qui représente un coût à également placer dans la balance.
Il faut sensibiliser vos salariés à travailler en mode projet pour vous assurer que le logiciel sera bien appréhendé et que les performances souhaitées émergeront. N'hésitez pas également à profiter des compétences de l'éditeur pour qu'ils forment vos salariés sur l'outil, c'est d'ailleurs ce qui est proposé avec Planisware Orchestra.
Le retour sur investissement (ROI)
Le ROI d'un outil PPM se mesure de plusieurs façons. Si le coût d'un logiciel de gestion de projet n'est pas négligeable, il faut considérer tous ses bénéfices et savoir passer outre les premières craintes liées aux investissements financiers et humains.
Afin de gagner du temps et de l'investissement, anticipez de dont vous avez besoin sur le long terme et optez pour un logiciel de gestion de projet capable d'y répondre.
Mettez de côté l'aspect financier pour vous concentrer sur l'efficacité et les performances :
- Une meilleure utilisation des ressources
- Un gain en productivité pour les collaborateurs
- Une amélioration de la qualité du projet et de l'analyse des risques
- Une meilleure visibilité
- Des prises de décision mieux informées
- Des performances individuelles accrues
En conclusion, la plupart des entreprises évaluent leur ROI en termes financiers, ce qui est une erreur fatale.
Pourquoi ? Parce que la mise en place d'un logiciel de gestion de projet n'entre pas dans la colonne des recettes.
Il faut savoir que cela aura un coût et qu'il ne vous rapportera rien dans l'immédiat. Vous y gagnerez après un certain temps dans la productivité de vos salariés et dans celle de votre entreprise.
Ne pensez pas en termes d'échec financier mais de réussite organisationnelle.
