Apprendre à bien écrire et gérer les attentes à l intérieur et à l extérieur de l équipe.
Passer à la gestion de projet et d'équipes à distance est difficile, encore plus en temps de crise. Ce deuxième des trois articles se concentre sur deux compétences essentielles pour une gestion à distance réussie : apprendre à bien écrire et gérer les attentes à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe.
Retrouvez ici notre première partie de cette série de 3 articles : La maîtrise du télétravail, en particulier en gestion des projets et des équipes, est plus importante que jamais.
Une compétence essentielle pour la gestion de projets à distance : apprendre à bien écrire
Au bureau, le langage corporel peut souvent compenser les choix de mots maladroits ou atténuer l'impact d'un commentaire trop tranchant ; il n'est donc pas nécessaire d'être un parfait communicant pour faire passer le bon message. Toutefois, lorsque 95 % de votre communication se résume soudainement à du texte, de petites erreurs peuvent rapidement faire boule de neige et déboucher sur de grands malentendus ou des conflits d'équipe.
Savoir écrire est essentiel pour être un bon travailleur à distance - Jason Fried, à distance
Alors, que pouvez-vous faire pour éviter les malentendus ? « L'écriture est une compétence, et les compétences s'améliorent avec la pratique », souligne Kara Blackburn, maître de conférences en communication managériale à la Sloan School of Management du MIT.
Voici quelques conseils utiles à garder à l'esprit :
- Réfléchissez avant d'écrire : Ne vous précipitez pas. Prenez un moment pour vous demander : « Quelle est l'idée ou l'information clé dont je veux que les gens se souviennent ? »
- Concentrez votre message : Commencez par le point principal, puis créez une hiérarchie d'informations. Essayez également d'être aussi concis que possible. Comme l'a dit Thomas Jefferson, « Le plus précieux des talents est de ne jamais utiliser deux mots, quand un seul suffit ».
- Utilisez un langage simple : Évitez les mots à la mode, le jargon et les expressions familières. C'est particulièrement important si vous travaillez dans un environnement multiculturel où les références culturelles ne sont pas forcément perçues par tout le monde (le football américain, on en parle?).
- Relisez ce que vous avez écrit : Très peu de gens écrivent bien du premier coup. Assurez-vous donc de relire cet e-mail avant de l'envoyer et imaginez comment le destinataire pourrait le percevoir.
Si vous souhaitez améliorer vos communications écrites, voici 10 conseils pour améliorer votre communication digitale (en anglais).
Pourquoi vous devez être plus attentif à la gestion des attentes
Lorsque tout le monde travaille dans le même espace, avoir des contacts rapides avec ses collègues pendant la journée et se tenir au courant de ce qui se passe au bureau est tout à fait naturel.
Avec le travail à distance, cependant, les gens peuvent rapidement se sentir en décalage avec les membres de leur équipe. Savoir qui travaille sur quoi (et quand) peut devenir assez flou. Et les règles permettant de savoir quand il convient de contacter quelqu'un sur le chat,au risque de le déranger, ou quand communiquer explicitement avec l'équipe, sans devenir le fameux « Captain Obvious », ne sont pas toujours très claires.
C'est pourquoi il est plus important que jamais de gérer les attentes, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des équipes, et de développer des processus permettant aux membres de l'équipe de communiquer régulièrement et de rester synchronisés sur leurs projets.
Voici quelques moyens d'y parvenir :
- Mettez en place un système de « check-in » et de « check-out » : Vous pouvez tout simplement demander à chacun de dire bonjour sur un fil de discussion commun lorsque vous vous connectez au début de votre journée de travail ou de mettre à jour votre calendrier pour mettre en évidence les heures de « travail ».
- Instaurez un check-in « qui travaille sur quoi ? » et « qu'avez-vous fait cette semaine ? » : Les équipes agiles ont ici une longueur d'avance grâce à des réunions quotidiennes et hebdomadaires spécialement conçues à cet effet. Pour les équipes qui fonctionnent selon une structure plus classique, cela peut être une excellente occasion de tester le format de « stand-up » et de voir s'il pourrait bien s'intégrer à la dynamique de travail de l'équipe. Une autre possibilité est la publication d'une newsletter d'équipe interne, qui peut être un moyen efficace et facile de partager des informations importantes avec tous les membres de l'équipe ainsi qu'avec la direction générale.
- Montrez souvent votre travail et encouragez votre équipe à faire de même : lorsque vous travaillez dans le même espace, présenter vos réalisations - même s'il s'agit de petites étapes tout au long de la vie d'un projet - est aussi facile que de montrer quelque chose sur votre écran d'ordinateur ou sur un tableau blanc ou même de faire une démonstration de votre dernier prototype devant toute votre équipe. Lorsque vous travaillez à distance, si vous ne faites pas l'effort de montrer votre travail, il peut rapidement passer inaperçu.
Cet article est le deuxième d'une série de trois. Dans la prochaine partie, nous nous intéressons à deux rôles essentiels d'un chef d'équipe : gérer le moral et aider l'équipe à développer sa résilience.
