Partie 1 : Projets et équipes à distance : 7 bonnes pratiques pour passer à l'action

La maîtrise du télétravail, en particulier en gestion des projets et des équipes, est plus importante que jamais.

Avec près de la moitié de la population mondiale actuellement soumise à un certain degré de confinement obligatoire, et les gouvernements qui nous conseillent de nous habituer à cette réalité sur le long terme, la maîtrise de l'art du télétravail, en particulier en ce qui concerne la gestion des projets et des équipes, est plus importante que jamais.

Si vous n'y êtes pas habitué, le passage au travail à distance peut s'avérer délicat au début. C'est particulièrement vrai si la structure de votre équipe et vos processus quotidiens ne sont pas vraiment adaptés à ce type de travail. Le fait de devoir changer de cap dans un délai aussi court et dans des conditions aussi chaotiques amplifie encore cette tension.
Dans cette série de trois articles, nous nous pencherons sur les meilleures pratiques de travail à distance pour vous aider à rester productif et à tirer le meilleur parti de ces temps particulièrement difficiles.

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En quoi le travail à distance est-il différent aujourd'hui ?

Le travail à distance n'est pas un phénomène nouveau, loin s'en faut. Des chefs d'entreprise emblématiques, comme Richard Branson et Jason Fried, sont depuis longtemps de fervents partisans d'une approche plus flexible du travail : une approche où certains ou tous les membres de l'équipe ne sont pas tenus d'être physiquement présents dans le même espace à tout moment. Dans certains cas, ces équipes éloignées ne se rencontrent même jamais en face à face.

Cependant, le passage au travail à distance tel que la plupart d'entre nous le vivent aujourd'hui est très différent d'une évolution plus générale des pratiques opérationnelles des entreprises. Dans le cas présent, cela s'est plus ou moins fait du jour au lendemain, car de nombreux gouvernements du monde entier ont rendu obligatoire le maintien à domicile des personnes qui peuvent effectuer leur travail à distance. Le défi à relever ici est que, dans un certain nombre de pays, les entreprises ont eu moins de 24 heures pour tout mettre en place afin que leurs équipes puissent continuer à travailler à distance sans interruption.

Par conséquent, les conseils traditionnels que nous donnons normalement aux personnes qui cherchent à passer progressivement au travail à distance ne s'appliquent pas nécessairement ici. Par exemple, les travailleurs à distance sont souvent encouragés à changer leur environnement de travail de temps en temps. Ils peuvent aller à la bibliothèque, ou en terrasse de café pour rester concentrés. L'objectif est ici de trouver une solution au fait de ne pas avoir de bureau où aller tous les jours et, surtout, de lutter contre l'ennui du travail à domicile, jour et nuit. Comme vous pouvez l'imaginer, une telle solution est incroyablement difficile à mettre en œuvre à un moment où des entreprises non essentielles, comme les cafés, sont actuellement fermées. Et pour les rares qui sont ouverts, une autorisation spéciale pour quitter votre domicile est toujours nécessaire.

En outre, il est difficile de planifier sa journée à l'avance lorsque l'on est parent et que l'on doit soudainement accumuler des journées entières de travail et s'occuper des enfants en même temps. Vos enfants, aussi adorables soient-ils, sont de petits humains pour lesquels les concepts de "pandémie", "confinement" ou "besoin de travailler" ne veulent pas dire grand chose.
Heureusement, tout n'est pas rendu plus difficile par les circonstances actuelles. Maintenir un minimum d'heures de chevauchement (pour les équipes opérant dans plusieurs fuseaux horaires) ne change pas vraiment. Apprendre à connaître ses collègues, afin de construire une relation de travail solide avec eux, peut toujours se faire, même si c'est de façon virtuelle.

5 outils essentiels pour le travail à distance

Un domaine dans lequel les pratiques de travail à distance et les pratiques habituelles se chevauchent, en général, concerne les outils et la technologie qui permettent au travail de continuer à progresser et garantissent que les managers ont un contrôle adéquat sur les activités quotidiennes de leurs équipes.

En fait, il y a un consensus général sur le fait que ces cinq outils sont nécessaires pour réussir dans un environnement complètement à distance :
 

  1. Un système de vidéoconférence de haute qualité
  2. Un système de partage et de présentation de bureau de haute qualité (généralement le même que ci-dessus)
  3. Un calendrier d'équipe partagé et synchronisé
  4. Un système de partage de fichiers et de collaboration
  5. Un service de messagerie ou de chat permettant une communication fluide entre les membres de l'équipe

La plupart des entreprises ont déjà mis en place tous ces outils. Certaines les ont peut-être déjà intégrés à des référentiels de projets et à des outils de suivi, notamment lorsqu'ils sont mis en œuvre avec un outil PPM comme Planisware. Cependant, disposer de ces outils et savoir les utiliser sont deux choses différentes.

C'est pourquoi l'une des principales responsabilités des managers, lorsqu'ils s'efforcent d'aider leurs équipes à réussir dans un environnement de travail à distance, sera de s'assurer que tout le monde sache :

  1. Quels sont les outils disponibles (le nom de l'outil, comment y accéder, etc.)
  2. Comment les utiliser (par exemple "cliquez ici pour partager votre écran", etc.)
  3. À quoi sert chaque outil (par exemple "cet outil est utilisé pour cette tâche", "les fichiers doivent être échangés à l'aide de cet outil", etc.)

L'information doit être transparente

Ce n'est pas parce que votre équipe a accès aux outils et technologies de communication essentiels qu'elle les utilisera réellement pour travailler ou communiquer. C'est pourquoi un travail à distance efficace nécessite généralement un état d'esprit général où l'information est transparente et entièrement accessible à ceux qui en ont besoin à tout moment.

Ce passage au travail à distance nous a, par coïncidence, fait prendre conscience de la manière dont les espaces de bureau traditionnels entraînent un certain nombre d'habitudes qui sont loin d'être idéales. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un fichier ou une information est bloqué dans le mail d'une personne. Dans ce cas, quiconque a besoin de cette information peut simplement aller voir son collègue et la lui demander, et elle sera souvent disponible dans les minutes qui suivent la demande.

Mais lorsque cela se produit dans un environnement de travail à distance, il faut parfois des heures pour trouver l'information nécessaire, puis quelques heures supplémentaires jusqu'à ce que la personne qui possède cette information voie la demande et envoie le fichier.

Même pour les entreprises qui ont mis en place des politiques de partage d'informations obligatoires décrivant explicitement la manière dont le travail quotidien doit être effectué, que ce soit au bureau ou à distance, de petites erreurs, comme le stockage de documents sur votre propre ordinateur au lieu de les publier dans des dossiers sur le cloud, et une application laxiste peuvent créer un environnement dans lequel les informations nécessaires à l'accomplissement du travail ne sont pas encore si faciles à obtenir.

Car le travail à distance met en lumière ce genre d'inefficacité, c'est le moment idéal pour faire le point sur les pratiques actuelles et corriger les mauvaises habitudes avant qu'elles ne deviennent des problèmes graves susceptibles de nuire à la productivité. C'est également le moment d'encourager les équipes à adopter les différents outils que votre entreprise met à leur disposition pour que chacun puisse désormais faire son travail efficacement.

Cet article est le premier d'une série de trois. Dans une seconde partie, nous nous intéressons à deux compétences importantes mais souvent négligées : apprendre à bien écrire et gérer les attentes à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe. Puis, dans une dernière partie, nous parlons gestion d'équipe : gérer le moral et aider l'équipe à développer sa résilience.