Le reporting est un exercice délicat qui varie en fonction du contexte, des interlocuteurs et de l'avancement des projets.
Reporting projet en combien de temps ?
Un des points à regarder est le suivant : combien de temps passez-vous à rendre compte ?
Aujourd'hui, il y a une tendance naturelle à rendre compte de plus en plus et à mesurer le maximum de choses. Si vous passez plus de 10% de votre temps à rendre compte, interrogez-vous. Sur une semaine de 40H, si vous dépensez plus de 4H de votre temps sur du reporting, encore une fois, interrogez-vous.
Le temps que vous passez à faire du reporting doit être réduit au maximum. Le temps que vous dépenserez sur le Reporting sera du temps que vous ne consacrerez pas à faire avancer vos affaires.
Attention à la surabondance !
Avec l'histoire d'un projet, le changement de chef, nous demandons toujours plus d'indicateurs. La question qu'il faut se poser régulièrement est : Est-ce que le maintien de cet indicateur est toujours pertinent, ou est-ce qu'il ne l'était qu'à un certain moment du projet ?
Si vous avez un doute sur la pertinence d'un indicateur, réalisez le test suivant :
Maintenez à jour l'indicateur, mais ne le diffusez pas. Regardez alors les réactions.
Est-ce que quelqu'un le réclame ?
Non, sur plusieurs périodes ? C'est sans doute que cet indicateur ne servait plus, et que vous pouvez l'abandonner. C'est une méthode testée et approuvée.
Une autre technique : Si on vous demande un nouvel indicateur, informez votre interlocuteur que vous entretenez actuellement plus de dix indicateurs, et que vous ne pouvez pas passer plus de temps à faire du reporting. Par conséquent, oui, pour ce nouvel indicateur, mais quel indicateur votre interlocuteur souhaite-t-il supprimer ?
Adaptez le nombre d'indicateur en fonction de votre projet.
Avez-vous besoin d'un tableau de bord ressemblant à celui d'un ULM ou à celui d'un Boeing ? Adaptez vos indicateurs en fonction de vos projets.
La forme
Il y a des reporting qui ressemblent à tous sauf à une synthèse. Un reporting se doit d'être synthétique. Idéalement, cela doit tenir sur un format A4 ou A3.
Diffusez toujours vos chiffres avec des commentaires.
Il est important d'aider le lecteur de votre reporting à tirer les bonnes conclusions. Pour ce faire, il est essentiel que vous apportiez votre point de vue, vos commentaires sur le bilan des chiffres de votre reporting. Ne vous contentez pas seulement d'un petit bonhomme vert ou d'un petit soleil.
Quand ?
Vous pouvez rendre compte tous les mois, toutes les quinzaines, toutes les semaines, tous les jours, toutes les heures... Cela dépend du type d'activité que vous réalisez et de la durée de vos activités.
Posez vous la question suivante : pourquoi réalisez-vous un reporting ? L'un des buts d'un reporting est de donner confiance à vos responsables et à vos clients. Par conséquent, il faut que la durée de votre reporting soit cohérente avec votre activité.
Automatisez !
Vous l'avez compris, simplifiez au maximum votre reporting et vos indicateurs. Une fois réalisée, regardez comment automatiser la production de vos indicateurs. Aujourd'hui avec des outils comme Excel, il est facile de réduire le temps pour les réaliser. Les tâches récurrentes doivent être le plus automatisées possibles.
Source : http://ingenieurcadre.com/
