Le cas de la SACEM avec la mise en place de Planisware Orchestra.
Créée en 1851, la SACEM, Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique, est une société civile à but non lucratif détenue et gérée par ses membres. La société protège, représente et défend les intérêts de plus de 161 000 membres en France et à l’international. Au service de la création, elle dispose du plus vaste répertoire mondial et s’engage pour la diversité musicale en soutenant de nombreux projets.
La SACEM a pour mission essentielle de collecter les droits d’auteur en France et de les redistribuer aux créateurs français et du monde entier. Cette mission est fondamentale pour pérenniser la création et le fonctionnement de la filière musicale.
Quelques chiffres
- Plus de 1400 salariés
- Plus de 161 000 membres
- Plus de 500 000 clients
- Plus de 1,8 million d’œuvres nouvelles déposées chaque année
- 829,7 millions d’euros collectés en 2014
Contexte et enjeux
Une politique s’est mise en place à partir de 2002 visant à développer l’informatique de manière importante et donc à investir massivement dans le domaine.
En 2009, la direction prend conscience qu’il lui manque un outil de suivi d’activités. Souhaitant parer ce manque, la DSI opte pour la mise en place d’une plateforme collaborative pour que les chefs de projets puissent y gérer leurs projets. La SACEM se met donc en mode projet et à la recherche d’une solution collaborative de gestion de projet.
Elle opte finalement pour Planisware Orchestra, qui représentait pour la société à l’époque, le meilleur compromis en termes de services standards et de coût.
Le premier objectif de la mise en place de la solution Planisware Orchestra était d’assurer la gestion des ressources (suivi des temps, saisie des feuilles d’activités).
La société a eu deux outils de suivi d’activités qui n’ont pas donné de résultats significatifs parce- qu’ils étaient compliqués à remplir, et qu’il était difficile de récupérer les données. La SACEM n’avait donc pas utilité de ces outils. De plus, la SACEM utilisait à cette époque MS Project pour la planification projet.
La solution Planisware Orchestra
La solution Planisware Orchestra, rebaptisée GPRO, a été déployée en 2010. Elle a été mise en place essentiellement pour la gestion des activités et pour contrôler et anticiper les charges.
Monsieur Lefetey revient sur le dépliement de la solution: « la mise en place de Planisware Orchestra nous a apporté un suivi précis de ce que coûte les projets et le récurrent. Le premier élément du cahier des charges quand nous recherchions un outil était que la saisie d’activités devait être simple et rapide. Planisware Orchestra est simple et rapide. On peut remplir une feuille d’activités en 4 clics. Difficile de faire plus simple ! »
La solution est interfacée avec deux outils : l’annuaire LDAP pour simplifier la gestion des ressources et centraliser les informations.
Jusqu’en 2014, Planisware Orchestra était ouverte essentiellement à la DSI. Depuis 2015, la solution est également proposée à la coordination informatique au sein des métiers, la MOA, qui se sert de l’outil pour gérer et suivre les ressources et les activités externes. L’outil n’est pas ouvert à d’autres services pour l’instant.
Aujourd’hui, plus de 500 projets sont gérés dans Planisware Orchestra, dont une centaine en cours. Le montant total des budgets alloués est de 20 Millions d’euros environ. Entre 8 et 10 millions d’euros sont suivis sur les charges récurrentes.
Leur utilisation
« Planisware Orchestranous permet d’avoir une vision très claire entre l’opérationnel et le financier. Avant la mise en place de cet outil, nous estimions les charges et nous réglions les factures mais nous avions des difficultés à faire le lien entre ce que nous payions et la réalité de la consommation sur le terrain. »
Planisware Orchestraassocie pilotage stratégique et opérationnel. La saisie d’activités, l’export et l’envoi des données au service financier de la SACEM, permet d’assurer le suivi et la justification des dépenses.
Au niveau comptable, l’outil permet de vérifier la facturation avec la consommation réelle et d’anticiper les budgets.
Au niveau opérationnel, les chefs de projets sont plus autonomes. L’outil leur permet d’avoir un retour sur leurs consommations et sur ce que peut coûter un projet. Il leur permet également d’avoir accès à toutes les données quand ils ont un nouveau projet à chiffrer.
La SACEM intègre déjà un outil de gestion documentaire et un outil de gestion des demandes. Cela peut nuire à l’utilisation de l’outil. La société essaie donc de motiver les salariés à utiliser Planisware Orchestra, en présentant aux utilisateurs les avantages qu’ils peuvent en tirer. Le but est d’améliorer le pilotage des projets et d’obtenir un suivi plus efficace.
Monsieur Lefetey explique : « La saisie des temps sur l’outil est obligatoire au sein de la DSI, car nous avons besoin que l’activité soit saisie, contrôlée et approuvée. Récemment, la DSI a montré une volonté d’amélioration des process projet en s’appuyant sur Planisware Orchestra, qui est suffisamment complet et intéressant pour que l’on s’en serve au maximum. »
Regardons plus loin
Le portefeuille projet a été mis en place il y a 3 ans sur Excel. Il est actuellement en phase de test sur la solution Planisware Orchestra. De plus, il n’est pas impossible pour la société de faire prochainement l’acquisition du module de gestion des demandes projet. Celui-ci est apprécié par les utilisateurs mais la SACEM manque de maturité dans le domaine pour l’instant.
Dans un avenir proche la solution Planisware Orchestra pourrait être utilisée dans un objectif de Reporting et d’analyse projet, car selon Geoffroy Lefetey, « un avancement budgétaire n’a aucun sens si on ne le compare pas à un avancement technique. »
Enfin, à terme, la DSI souhaiterait avoir la possibilité de chiffrer un projet de A à Z. Elle progresse sur l’outil et commence à gagner du terrain sur la gestion de projet et sur le suivi. Les chefs de projets commencent à faire des allocations de ressources, à gérer des plannings au travers l’outil. L’avenir est donc prometteur !
