La simplicité qu’offre Planisware Orchestra avec son mode de déploiement a largement contribué aux choix de l’outil PPM.
Apria R.S.A. (Réunion de Sociétés d’Assurances) constitue un pôle de compétences et de moyens dédiés aux secteurs de la santé et de l’assurance. Au travers de la RAM, Apria R.S.A. est leader de la gestion du régime d’assurance santé obligatoire des indépendants.
Le groupement propose également aux acteurs du monde de l’assurance et de la santé des services de gestion pour compte d’assurance complémentaire santé, dont la CMU Complémentaire et l’ACS.
Enfin, Apria RSA est un opérateur professionnel de services : maîtrise d’ouvrage déléguée des projets professionnels en assurance et en santé via le GIE Sintia, prestations en relation clients (Tellia), pôle informatique.
A ce titre, le groupement exploite des solutions informatiques répondant aux besoins spécifiques des assureurs (Assurnet Santé, « concentrateur technique » permettant la télétransmission entre les régimes obligatoires et les assureurs complémentaires, DéclarAssur, portail déclaratif de l’assurance collective en norme DADS-U, Connect PRDG, plate-forme d’échanges dématérialisés entre porteurs de risques et délégataires de gestion.
Contexte et enjeux
En 2013, la DSI d’Apria R.S.A. utilise de nombreux outils pour le suivi et le reporting de ses activités. Ces outils sont hétérogènes et incomplets en fonctionnalités. L’enjeu était donc de mettre en œuvre un progiciel de gestion de portefeuilles et de projets pour assurer le pilotage des activités selon les méthodologies que l’organisation veut appliquer.
Les ressources internes de la société Apria étant principalement dédiées à l’activité de gestion des incidents, de maintien en condition opérationnelle, l’objectif de l’implémentation de la solution Planisware Orchestra était de concrétiser la capacité à réaliser les projets par une gestion efficace des ressources et des activités. La société Apria souhaitait également aligner la stratégie de lancement de nouveaux projets sur l’allocation des ressources et pouvoir mesurer et anticiper la hauteur des besoins de prestation externe.
Enfin, la mise en place d’un logiciel de gestion des ressources permettait d’obtenir des managers un engagement sur la mise à disposition des ressources, d’offrir une visibilité sur les coûts de telle ou telle application ou tel type d’activité.
L’objectif était également de pouvoir se rapprocher d’une norme de gestion de projets et de bonnes pratiques.
La solution Planisware Orchestra
En 2013, la direction étant convaincue du besoin de s’équiper d’un logiciel de gestion de projet, un appel d’offre est lancé. Planisware Orchestra se démarque rapidement des offres concurrentes notamment par la souplesse qu’elle offre. Facile à déployer, la solution Planisware Orchestra propose un outil adéquat à l’utilisation que la direction souhaitait en faire et capable de s’adapter aux exigences « métier » d’Apria R.S.A.
Le choix des nombreux modules proposés dans l’application ainsi que la possibilité de développement progressif sont les deux points forts qui ont le plus contribué au choix de l’outil. Planisware Orchestra propose en effet des modules standards qui peuvent être activés en fonction des besoins. L’aspect collaboratif de la solution n’était pas forcément requis à cette époque.
A l’inverse, le fait que Planisware Orchestra soit disponible en mode Saas a été un élément primordial dans le choix d’un outil de gestion de projet. La direction avait pour volonté de mettre en place une solution de manière rapide. La simplicité qu’offre ce mode de déploiement a largement contribué aux choix de l’outil PPM.
Leur utilisation
En réponse à ces enjeux, la Direction opte fin 2013 pour la solution de gestion des ressources et des activités Planisware Orchestra, et gère à travers l’outil depuis sa mise en place toute l’activité de l’organisation : activité récurrente, gestion des incidents, gestion de la maintenance évolutive, activités transverses.
« La solution est simple à paramétrer pour pouvoir faire du Reporting et les managers sont capables en quelques clics d’avoir un aperçu sur l’historique de tous nos projets. On est capable de savoir combien nous coute une application. »
Apria gère avec l’outil une cinquantaine de projets par an. Au niveau des ressources, la solution offre à l’organisation la possibilité de piloter des projets qui s’élèvent jusqu’à 15 000 jours/homme/an, depuis la saisie des comptes rendus d’activité, en passant par la planification des projets, jusqu’à la gestion des portefeuilles projets.
Quelques freins liés au changements :
L’utilisation de Planisware Orchestra est quotidienne pour les nombreux chefs de projets, managers et autres contributeurs. Au niveau de ces contributeurs, il n’existe pas, à proprement parler de « résistance au changement » car l’interface de saisie des CRA (comptes rendus d’activités) est intuitive et simple.
Les freins liés à l’utilisation concernent davantage les managers et les chefs de projets car la mise en place de la solution « engage » la mise à disposition des ressources. Le gestionnaire des ressources est assez difficile à appréhender même s’il n’en reste pas moins un outil efficace.
Aujourd’hui la solution est mise en place au sein des services DSI et Maitrise d’ouvrage. Planisware Orchestra ne concerne que 150 utilisateurs sur les 1525 salariés que compte l’entreprise, mais la mise en place de l’outil a pour vocation de s’élargir à d’autres services que la maitrise d’ouvrage ou la DSI dans un futur proche.
Les perspectives de déploiement de ce périmètre d’utilisation répondent à l’objectif d’avoir une vision projet globale de l’entité entière Apria. Le but est d’étendre la solution à la partie métier à moyen terme ce qui engendrerait une augmentation jusqu’à 400 utilisateurs environ fin 2016-début 2017.
De plus, à ce jour la Apria ne fait que de la gestion en jours/hommes ; il est prévu à court terme une extension dans la valorisation et le suivi des projets en euros. La société projette également de mettre en place le module de gestion de portefeuilles… A suivre donc.
