Découvrez nos 7 conseils pour coacher, améliorer, développer et soutenir votre organisation en tant que manager de PMO.
Le rôle de manager de PMO est souvent mal compris. Fréquemment par les détenteurs du job eux-mêmes. Le Manager du PMO est un coach et un facilitateur de changements. Vous devez être le leader qui sert l'équipe des managers de projets, le comité de direction de l'organisation et l'organisation dans son ensemble, y compris toutes ses parties prenantes. Vous devez bousculer sans relâche le statu quo dans lequel votre organisation risquerait de s'enliser.
Bien sûr, être un agent de changement est difficile !
Voici 7 conseils :
Apprenez le management de projets à tous les autres membres de l'organisation
Votre position de manager de PMO, vous permet d'identifier les besoins de formation des équipes et des parties prenantes, mais aussi de l'équipe de management exécutif de l'organisation. Le management de projet est certes un métier de professionnels et en même temps, c'est une compétence que toute personne gagne à posséder dans son parcours quel que soit son rôle. Offrez de manière proactive une assistance et une orientation à chacun de vos interlocuteurs.
Un exemple concret est de faciliter des rétrospectives et des retours d'expérience à l'échelle de l'entreprise sur les projets. Le résultat de ces exercices est souvent un ensemble de problèmes documentés que la direction de l'entreprise peut souvent résoudre rapidement une fois que vous avez aidé à les identifier. Vous pouvez ainsi permettre l'organisation à prendre de meilleures décisions, plus rapidement et plus efficacement.
Créez et soutenez une communauté de pratique en management de projets
Créez une communauté saine de pratique en management de projets qui favorise le partage de connaissances dans ce domaine avec les personnes dans l'ensemble de l'organisation. Encouragez les partages d'expérience, facilitez le réseautage professionnel et développez les relations interpersonnelles entre les membres de la communauté.
Vous allez organiser et à animer des séances virtuelles de réunions de volontaires, de formations et de présentations et wébinaires. Ces rencontres sont un excellent moyen d'aider votre organisation à garder les employés motivés, à établir des relations entre ces personnes et leur permettre de se découvrir et d'acquérir de nouvelles compétences.
Eliminez les obstacles organisationnels
En tant que manager de PMO, vous êtes là en grande partie pour éliminer les obstacles que rencontrent les managers de projets. Vous vous concentrez sur le flux du travail et la progression de tous les projets. Les obstacles à être plus prévisibles dans les dates de livraison sont vos ennemis. Ce sont souvent des problèmes organisationnels qui empêchent des cycles de temps plus courts et des itérations plus rapides.
Ces obstacles peuvent être structurels, historiques, procéduraux, politiques, techniques, culturels, budgétaires...
Vous devez vous concentrer tout particulièrement sur l'élimination de tout obstacle à la création de la valeur et à sa libre circulation. Soyez intentionnel. Faites des choix délibérés dans la conception du processus d'élimination de ces obstacles car ceci est une étape nécessaire et vitale pour que cela fonctionne.
En tant que PMO, vous gérez souvent des problèmes. Vous êtes idéalement placés pour aider les autres à devenir eux-aussi de meilleurs résolveurs de problèmes. Apprenez-leur par exemple à faire des diagrammes d'Ishikawa pour identifier les causes racines de leurs problèmes. Aidez-les à préparer des argumentaires porteurs de sens et donc motivants pour tous leurs interlocuteurs.
Prenez davantage conscience de vous-même, de vos qualités et vos défauts ou faiblesses
Nous avons tous des points faibles mais aussi des points forts dont nous ne sommes parfois pas conscients. Vous manager vous-même requiert une prise de conscience et une pratique constante.
Vous pouvez également travailler avec d'autres PMOs pour augmenter l'efficacité de votre PMO dans l'organisation.
Vous pourrez ensuite utiliser cette évaluation de vos propres forces et faiblesses pour identifier des lacunes et donc des opportunités d'apprendre des autres, de vous améliorer et d'accroitre la performance de votre PMO.
Chassez le « gaspi »
Aidez les autres à comprendre les bénéfices du bon alignement des projets sur les objectifs clés de l'entreprise.
Ceci signifie les encourager à prendre des décisions parfois impopulaires de renoncement à certains projets pour mieux en réussir d'autres.
Expliquez à l'ensemble de l'organisation les concepts de limitation des travaux en cours (Kanban), de création de petits lots de grande valeur (Scrum & Agile), d'amélioration continue (kaizen), de réduction de la variabilité (6sigma) et de travail collaboratif d'équipe.
Vous pouvez très concrètement aider l'organisation à minimiser le gaspi en lui donnat les clés pour :
- Limiter les projets ou fonctionnalités supplémentaires
- Eliminer les projets non alignés sur les stratégies majeures
- Eviter les processus supplémentaires et la bureaucratie
- S'assurer que les ressources allouées aux projets sont bien là
- Repérer les dérives au plus tôt
Faites toujours ce qu'il faut, ce qui est le meilleur pour le bien de l'entreprise !
Vous êtes le leader qui veut voir son organisation travailler mieux dans un futur prometteur. En tant que managers de PMO, vous devez trouver chaque jour des moyens d'inspirer et d'influencer les autres : les managers de projets, les sponsors, les équipes projets, les clients et utilisateurs des solutions délivrées par ces projets.
Vous facilitez, vous insufflez de l'énergie et une attitude positive tous les jours dans votre travail.
Vous faites preuve d'un engagement inébranlable à faire ce qui est juste dans chaque action que vous entreprenez et dans chaque décision : Tout le temps, en public comme en privé, en réunion comme seul à votre bureau, avec vos supérieurs hiérarchiques comme avec vos équipes.
Vous incarnez le changement que vous voulez voir chez les autres.
N'oubliez pas de penser à la suite
Vous voulez que tous comprennent et adoptent de nouvelles approches collaboratives pour réaliser un travail, pour réussir tous les projets complexes mis sous la responsabilité de votre PMO.
Vous contribuez à faire adopter des changements culturels et vous cultivez une culture agile de confiance, de transparence et d'amélioration continue.
Vous collaborez aussi avec le département du personnel pour l'aider à adopter et insuffler un état d'esprit et des pratiques structurées, disciplinées et agiles en même temps.
Et vous, comment aidez-vous votre organisation ?
Qu'avez-vous vu marcher quand il s'agit de changer le statu quo ?
