La pandémie a accéléré le rythme du changement vers un monde toujours plus digital et le manager de portefeuille de projets voit cette puissance comme une opportunité.
Avant 2019, vous aviez peut-être déjà le sentiment que le rythme du changement augmentait continuellement et, face à la pandémie COVID-19, vous avez cette fois pu constater qu'il existe des forces qui peuvent tous nous faire changer encore plus rapidement.
Vous n'êtes pas un cas isolé, nous en sommes tous témoins et acteurs de cette accélération.
Si vous êtes manager de portefeuille de projets ou de PMO, il vous a probablement fallu revisiter beaucoup de vos processus pour un travail à distance généralisé. Vos services ont été fortement challengés. Si vos capacités en management de portefeuille de projets étaient avancées, vous avez été en mesure de vous adapter très rapidement et de revoir l'alignement et orientation de votre portefeuille pour prendre en compte de nouvelles priorités.
Pour permettre cette flexibilité, vous vous êtes basés sur :
1. Votre stratégie bien articulée mais aussi totalement transparente et communiquée et comprise à tous les niveaux de l'organisation jusqu'aux feuilles de route opérationnelles.
2. Votre gouvernance du portefeuille et management des bénéfices des projets et des programmes qui le composent (centrés sur la création incrémentale de valeur maximale pour l'organisation).
3. Votre agilité dans le management des changements qui repose sur des processus matures et flexibles et qui facilitent les prises de décisions rapides et informées.
4. Vos capacités et solutions collaboratives.
Comment pouvez-vous, en tant que manager de portefeuille de projets ou de PMO, mettre en œuvre et mieux utiliser le monde numérique
pour le bénéfice de l'entreprise ?
1. Créez de la transparence pour permettre la visualisation non seulement des objectifs à court terme, mais aussi à moyen et à long terme du portefeuille
La gouvernance et le management du portefeuille aident à clarifier quels programmes et projets soutiennent quels objectifs de l'organisation. Votre portefeuille de projets bien structuré et visible facilite la communication de tout changement.
La visualisation du portefeuille actuel aide chacun à mieux comprendre la complexité, les priorités actuelles et les compromis qui ont été choisis. La mise en œuvre d'OKR (Objective Key Results) est pour vous un moyen efficace d'atteindre la transparence. Votre sélection de projets retenus répond aux objectifs stratégiques de développement. Il est équilibré et tient compte des capacités. La feuille de route ou roadmap de l'organisation explique les projets en cours et prévus car on peut voir leurs objectifs alignés sur la stratégie et liés aux OKRs convenus.
Cette roadmap indique des jalons clés qui aident à se repérer et à se synchroniser avec d'autres portefeuilles de projets qui servent d'autres organisations.
L'impact du changement envisagé sur le portefeuille de projets devient alors plus simple à expliquer et à comprendre par vos parties prenantes. Les changements peuvent être mis en œuvre plus rapidement et de manière plus cohérente à tous les niveaux de l'organisation.
Apport du numérique :
Grâce à la digitalisation de votre management de portefeuille de projets, toutes les données, visualisations (en particulier les roadmaps) et rapports (alignement stratégique) peuvent être mis à disposition des bonnes personnes pour une communication claire et éclairante.
Les outils digitaux de management de portefeuille vont vous permettre de jouer plusieurs scénarios alternatifs sur les changements envisagés. Vous pourrez comprendre et montrer leurs impacts sur les autres projets lancés ainsi que ceux déjà préalablement priorisés mais encore en attente de ressources.
Certains de ces outils vont vous permettre des comparaison multi-critères de votre portefeuille : par le prisme Retour sur investissement assez classique, le prisme prise de risque selon l'appétence de vos décideurs, le temps de réalisation, l'utilisation de certaines ressources critiques...
Voici de quoi travailler de manière moins impulsive et empirique en cas de changements tactiques en particulier.
2. Faites en sorte que le processus de management des bénéfices modèle votre organisation
La gouvernance du portefeuille doit inclure le management des bénéfices afin d'assurer une attention continue sur la création de valeur à tous les niveaux. Il s'agit de se concentrer sur la planification de la valeur qui sera générée par les projets que nous planifions et en tirer des conclusions fondées sur des faits (valeur effectivement obtenue).
Lorsqu'il est correctement mis en œuvre, ce processus d'évaluation des résultats obtenus encourage les gens à prendre des décisions audacieuses pour favoriser la création de valeur.
Il favorise la sélection de meilleurs projets à mettre en œuvre et empêche le lancement de projets qui auraient une justification commerciale plus faible. Les décideurs sont plus motivés que jamais à se concentrer sur les exigences clés et la livraison rapide.
Apport du numérique :
La digitalisation de ces informations renforce également la responsabilisation des exécutifs car ils ne peuvent détourner le regard et prétendre ne pas connaitre les problèmes car les résultats de tous les projets sont « sur la table numérique », visibles de tous et doivent être traités.
Même après l'achèvement du projet, le retour sur investissement du projet peut souvent être encore amélioré en s'assurant que tous les bénéfices attendus sont livrés. Votre processus transparent de gestion de la valeur stimule l'optimisation du portefeuille et conduit à de meilleurs résultats business.
3. Travaillez constamment votre agilité à tous les niveaux et fonctions
De nombreuses organisations comprennent et tentent de mettre en œuvre des pratiques agiles. Responsabiliser les équipes rend les organisations plus productives, et rend un bon management du portefeuille de projets encore plus important.
Avec une approche plus agile au niveau des équipes, le risque au niveau de l'ensemble de l'organisation de difficultés accrues à suivre ses priorités stratégiques augmente. Bien qu'au niveau de l'équipe, les organisations s'améliorent avec les pratiques agiles, au niveau du portefeuille de tous les projets, elles souffrent souvent d'un manque de contrôle et de visibilité pour prendre rapidement en compte l'évolution des priorités stratégiques.
L'agilité dans les processus de gestion de portefeuille est soutenue par la transparence des objectifs et des résultats obtenus (voir les points 1 et 2 ci-dessus). L'approche agile au niveau du portefeuille doit être adoptée pour :
a) Pour défendre la chaîne de valeur actuelle - Manager pour l'efficacité et la croissance du cœur de métier et des stratégies actuels de l'organisation
b) Développer de nouvelles opportunités - Encourager à développer les futures chaînes de valeur concurrentielles
c) Investir dans l'avenir - Tester et explorer ces options concurrentielles
Des pratiques telles que Disciplined Agile et AgilePM peuvent aider les organisations à mettre en œuvre des pratiques agiles non seulement dans les équipes de développement logiciel, mais aussi dans toutes les fonctions de l'organisation.
Apport du numérique :
Vos outils digitaux de management de portefeuille de projets et programmes vous permettent de suivre une initiative stratégique en la découpant en programmes qui fédèrent des projets. Vos programmes sont visualisables sous forme de roadmap de haut niveau avec des jalons clairs et des roadmaps projets permettent de zoomer sur les détails. Ce niveau de consolidation programme permet d'agréger les coûts et les bénéfices, les besoins et consommation de ressources, les livrables produits.
L'un des nombreux bienfaits des approches Agile est de mieux gérer la capacité de production de vos équipes de développement. Celles-ci ont le plus souvent un niveau volontairement limité de ressources, des délais contraints et un backlog d'exigences flexible qui permet de prioriser les items les plus prometteurs.
De même, votre management de portefeuille peut mettre en évidence les consommations envisagées de vos ressources à travers tout un jeu de programmes et projets. Les sur et sous allocations de ressources deviennent enfin visibles à l'avance et des ajustement opérés en amont pour éviter ces écueils à une bonne performance d'ensemble.
4. Votre portefeuille favorise la collaboration de toutes et tous
Apport du numérique :
Vos outils digitaux de management de portefeuille de projets et programmes peuvent vous doter d'un véritable « réseau social projets ». Comme les plateformes des réseaux sociaux grand public, le partage d'informations sur le portefeuille des projets est au cœur d'une discussion constructive.
Les managers de projet peuvent y partager messages, copie d'écrans et de rapports afin d'alerter ou informer d'autres utilisateurs et promouvoir la communication autour de leur projet. Des espaces projets et programmes peuvent permettre et favoriser de riches échanges entre les diverses parties prenantes autorisées à accéder ces espaces.
L'avantage d'une information partagée et capturée au sein de l'outil de management de portefeuille évite la dissémination et duplication d'informations fragmentées dans les boites emails des acteurs projets.
Certains de ces outils intègrent des capacités de référencement, conservation et versionnage des documents du portefeuilles et de ses projets et programmes. Certains documents sont générés automatiquement comme les états d'avancement, les décisions de passage de jalons...
En conclusion
La crise de la COVID-19 a boosté la transformation numérique de nombreuses organisations.
Le management de portefeuille de programmes et projets peut être utilisé pour se doter d'une approche structurée d'identification de nouvelles opportunités dans le monde numérique et ouvrir un chemin pour en faire une réalité.
Les données jouent un rôle plus important dans chaque entreprise. Avec de gros volumes de données comme ceux de votre portefeuille, l'IA peut être utilisée pour mieux manager, pour optimiser, pour se créer des espaces et y faire mûrir de nouveaux produits et/ou services.
Par conséquent, votre plan stratégique de management de votre portefeuille doit inclure les actifs numériques, en particulier des données, afin d'en accroitre la valeur.
La visualisation actualisée quasiment en temps réel de votre roadmap et du management des bénéfices permet à votre organisation de libérer les ressources nécessaires aux projets promettant la plus grande valeur business et de vous assurer que vous respectez vos promesses.
