Rationaliser votre portefeuille est un processus dynamique par lequel vous adaptez votre portefeuille de projets.
Nous vivons actuellement une période sans précédent caractérisée par une grande incertitude. Les paysages économiques et de marché sont presque méconnaissables par rapport à il y a quelques mois, et ces changements vont très probablement se poursuivre à l'avenir. Le moment est venu d'agir rapidement, de procéder aux changements de stratégie nécessaires et de rationaliser et rééquilibrer de manière réfléchie votre portefeuille de projets et d'innovations.
Qu'est-ce que la rationalisation de portefeuille ?
Le fait de rationaliser votre portefeuille est un processus dynamique par lequel vous adaptez continuellement votre portefeuille de projets pour refléter les changements de conditions économiques et de marché, ou les changements de priorités stratégiques de votre organisation.
Tout d'abord, vous faites le bilan, d'une part, des ressources dont vous disposez (côté offre) et, d'autre part, de tous les projets actifs avec leurs besoins actualisés en ressources (côté demande). Une fois que vous avez une bonne compréhension de votre situation actuelle, vous pouvez comparer les deux (ce que vous avez par rapport à ce dont vous avez besoin, aujourd'hui mais aussi à moyen et long terme), et évaluer vos limites (ou contraintes).
Vous éliminerez ensuite tous les projets à faible valeur et vous donnerez la priorité aux autres, en allouant les ressources en fonction de leur classement jusqu'à ce que les nouvelles limites en matière de ressources soient atteintes.
Dix conseils pratiques pour rationaliser votre portefeuille :
1 - Assurez-vous que les décisions de rationalisation de portefeuille sont prises au même niveau que vos décisions d'allocation de ressources
La plupart des grandes entreprises gèrent des portefeuilles de produits au niveau des unités commerciales, et c'est là que vos décisions d'allocation de ressources doivent être prises.
2 - Profitez de cette occasion pour mettre à jour votre stratégie d'innovation
Il est fort probable que les circonstances actuelles ont affecté les marchés sur lesquels vous êtes actifs, créant une incertitude quant à la manière dont vous pouvez les conquérir. Vous devez donc rapidement valider vos hypothèses de marché les plus fortes, déterminer quels changements de marché seront temporaires et lesquels subsisteront après la reprise, puis réviser votre stratégie d'innovation.
Voici quelques questions que vous devriez vous poser :
- Quel est l'impact du travail à domicile sur nos principaux programmes stratégiques ?
- De nouvelles opportunités se sont-elles ouvertes ?
- Y a-t-il de nouveaux clients, de nouveaux services ou de nouveaux canaux à exploiter ?
- Y a-t-il des projets que nous devrions immédiatement accélérer, ralentir ou supprimer ?
- Devons-nous ajuster le calendrier de nos investissements dans les travaux de faisabilité ou d'exploration ?
3 - Soyez décisifs
Réduisez votre capacité de projet plus que vous ne l'estimez nécessaire, afin de ne pas avoir à la réduire à nouveau le trimestre prochain. Vos équipes de projet perdront en productivité et seront moins efficaces si elles attendent une nouvelle série de restrictions.
Essayez également d'éviter de mettre les projets « en attente ». Choisissez de classer les projets comme approuvés et financés ou de les annuler. Les projets « en attente » ont tendance à siphonner l'énergie des employés bien intentionnés qui les maintiennent en vie.
4 - Débarrassez-vous des projets zombies
Ceux-ci peuvent être :
- Vos petits projets personnels (non approuvés ou approuvés)
- Les projets qui ont été arrêtés ou suspendus mais qui ne semblent pas vouloir disparaître (alias les projets zombies)
- Des projets dormants qui croupissent sans progrès visible
- Les projets d'amélioration progressive qui commencent par une demande ponctuelle sur le terrain mais qui n'ont pas d'impact visible sur l'entreprise
- Les projets scientifiques sans domicile (c'est-à-dire non liés à la feuille de route de la ligne de produits)
Il est temps de s'en débarrasser une fois pour toutes (même si, il faut l'admettre, vous devriez le faire même en temps normal...).
5 - Mettez à jour les calendriers de projets et les projections de retour sur investissement pour refléter la nouvelle réalité
Pour les segments de clientèle les plus touchés par la pandémie (les produits qui reposent sur les dépenses discrétionnaires, les activités en personne ou les voyages des particuliers), appliquez une réduction du risque pondéré à vos projections de recettes.
6 - Classez les projets en utilisant 3 ou 4 niveaux, plutôt qu'un classement absolu
Classer un projet dans un niveau « A », « B » ou « C » est plus simple et plus rapide qu'un long débat pour déterminer si un projet doit être classé 14 ou 15 sur une liste de 100 projets. L'intérêt réside dans la discussion sur l'établissement des priorités. Acceptez le fait que vous prenez des décisions dans des conditions incertaines. Il n'y a pas d'algorithme magique. Les données aident à guider les décideurs, mais elles ne leur donnent pas la réponse.
7 - Laissez tomber les coûts irrécupérables des projets et passez à autre chose
Par définition, un coût de projet irrécupérable ne peut pas être récupéré et n'est pas pertinent pour décider de la rationalisation du portefeuille. Ce n'est pas le moment d'être émotionnellement lié à un projet douteux sous prétexte que vous avez investi pour en arriver là. S'il n'aboutit pas, tirez les leçons des expériences passées et des éléments de design réutilisables et passez à autre chose.
8 - Préservez les fonctions bloquées
La plupart des entreprises ont une fonction, un rôle ou un ensemble de compétences qui constituent un goulot d'étranglement chronique et qui ralentissent l'ensemble du projet. Trouvez le blocage dans votre entreprise et veillez à ne pas trop y couper. Il s'agit généralement d'une fonction partagée par une personne répartie sur plusieurs projets. Petit indice : il ne s'agit pas toujours d'ingénierie ou de R&D. Il s'agit souvent de la qualité, des affaires réglementaires ou de la fabrication.
9 - Ne réduisez pas trop les projets de croissance
Si la priorité est de se concentrer sans relâche sur le cœur de métier pour survivre à une crise, il est important de le faire sans hypothéquer votre avenir. Plutôt que d'annuler complètement les projets de croissance, vous pouvez utiliser des financements mesurés pour poursuivre des expériences à faible coût sur des hypothèses à impact et à risque élevés afin de laisser la porte ouverte à des opportunités prometteuses.
10 - N'ayez pas peur de trop communiquer
Envisagez une communication hebdomadaire où vous pourrez expliquer les changements apportés à la stratégie d'innovation, les priorités de projet et les réaffectations de ressources, en plus de répondre aux questions. Soyez transparents sur les changements que vous apportez au portefeuille et expliquez le « pourquoi ». Rappelez à vos employés que vous êtes tous dans le même bateau pour traverser la crise. Cela est particulièrement important lorsqu'ils travaillent à domicile. Surtout, demandez leur avis, ils auront de bonnes idées auxquelles vous n'avez pas pensé.
Aller de l'avant
Cette crise a déjà eu un effet sans précédent sur l'économie. Les dirigeants d'entreprises font face à une volatilité et à une incertitude inégalées. À un moment donné, la pandémie prendra fin, et les affaires commenceront à reprendre. Agir maintenant pour rationaliser et rééquilibrer votre portefeuille d'innovation vous aidera à survivre à la récession et vous permettra d'être prêt à sortir gagnant lorsque les temps seront favorables.
Au sujet de l'auteur
Noel Sobelman est chercheur, écrivain et conseiller en entreprise sur l'efficacité de l'innovation.
Son expérience comprend des rôles en entreprise de hauts niveaux, la création de nouvelles entreprises ainsi que le conseil. Il est largement reconnu pour apporter une approche pratique et applicable aux entreprises qui cherchent à accélérer la croissance de l'innovation.
