Lorsque qu’un nouveau projet doit être réalisé, qu’elle est le critère principal de succès selon vous ?
Lorsque qu’un nouveau projet doit être réalisé, quel est le critère principal de succès selon vous ?
- Le projet a respecté les délais et les coûts ?
- Le plan s’est déroulé comme prévu en ayant géré les risques ?
- La qualité et le périmètre ont été atteints ?
Les trois bien sûr ! Ce triptyque, coût, qualité, délais, est la base de la gestion de projet traditionnelle en Cascade. C’est le respect de ces trois éléments qui permet de dire si le projet a été bien mené. Cependant, nous allons vous apporter une vision complémentaire : la valeur pour l’organisation et la satisfaction du client du projet.
Les PMO le savent, pour mettre l’organisation sur la bonne voie c’est la valeur produite par le biais des projets qu’il faut prioriser. Et personne ne contredira le fait que la satisfaction du client, qu’il soit interne ou externe, est in fine l’objectif de toute réalisation business, n’est-ce pas ? Cela implique deux choses : connaitre les objectifs et les attentes de ce client final. De cette manière, vous pourrez mieux comprendre pourquoi vous devez arriver à tel résultat, quelles sont les contraintes et produire, en cours de route, la valeur nécessaire pour atteindre cette satisfaction.
Vous allez nous dire : d’accord, mais ce n’est pas si différent de la gestion de projet traditionnelle. A la fin, le projet apporte de la valeur et de la satisfaction s’il est bien respecté.
Et bien, c’est justement cette notion de livraison en continue, “en cours de route” qui fait toute la différence. Pourquoi ? Parce que vous allez pouvoir vous adapter au besoin en temps réel. Alors comment faire pour y parvenir ? On vous apporte les réponses au travers de l’outil Kanban/Tableau de Planisware Orchestra.
Qu’est ce que le Kanban/Tableau ?
Le Kanban/Tableau est un outil de gestion du flux de travail souvent utilisé en les méthodologie Agile et Lean. Il est employé pour travailler de manière collaborative à la réalisation d’un objet (projet, idée, stock, produit, …) de manière itérative, par livrables indépendants, afin de pouvoir opérer des changements sur ces derniers dès que nécessaire, par exemple en fonction d’une contrainte ou d’une demande client. En bref, avec l’outil Kanban vous assurez que le résultat correspond au besoin exact.
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Les bénéfices du Kanban/Tableau
- Tirer partie du projet/produit dès les premiers lots
- Déclencher la production à la demande du client
- Être plus réactif face à l’imprévu
- Favoriser la productivité
- Empêcher la surcharge des équipes
- Éviter le travail en silos des équipes
Cette capacité de pouvoir modifier en cours de route le travail à faire vous permet de rendre un projet, un produit adapté (et adaptable) à marché en constante évolution. Ce qui est moins le cas avec des projets gérés en Cascade, où le besoin est analysé au départ et où l’objectif est de dévier le moins possible du plan initial. Mais d’ici à ce que le projet soit terminé, le besoin aura peut-être changé. En résumé, en fonction de votre secteur d’activité, du client, du type de projet, vous pouvez choisir de gérer le projet en fonction d’un planning, d’un périmètre et des coûts à respecter, ou bien avoir plus de souplesse en étant guidé par la maximisation de la valeur, qu’elle soit financière ou qualitative.
Dans quels cas utiliser le Kanban/Tableau ?
Il existe plusieurs cas d’utilisation pour le Kanban/Tableau, mais ce que l’on remarque, c’est qu’il est souvent employé :
- Soit pour des projets simples, lorsque les parties prenantes ont peu l’habitude de travailler en mode projet et le niveau de maturité en gestion de projet est plutôt débutant. Ici c’est surtout la visualisation du travail et la facilité de collaboration qui compte. Par exemple : Un pipe commercial. Peu de commerciaux sont formés à la gestion de projet, pourtant, avoir des phases de progression claires pour suivre l’évolution des prospects jusqu’à l’achat est indispensable.
- Soit pour des projets avec une notion d’inconnue, lorsqu’il y a une dimension exploratoire dans le projet :
- Exigences peu claires et incomplètes ou objectif final inconnu
- Changements fréquents pouvant être introduits à la volée
- Pas de périmètre ou de délai fixé
- Risque peu élevé et incertitude importante
- Activités récurrentes d'amélioration en continu
Voici maintenant comment Planisware Orchestra applique ces concepts.
Comment gérer le travail au quotidien avec Planisware Orchestra
Le planning et la collaboration en mode Kanban/Tableau
Dans Planisware Orchestra vous pouvez afficher plusieurs vues consolidées du travail en cours et à faire en associant plusieurs Tableaux, avec des colonnes différentes, à un même projet. Ces colonnes sont les étapes du projet, mais aussi différents workflows des membres de l’équipe projet qui ont des métiers différents (ex : une équipe de développeurs et une équipe de test). Vous pouvez ainsi vérifier comment une action progresse quelle que soit l’équipe qui en est en charge. Vous avez une visibilité permanente sur le bon déroulé de l’exécution :
- Visualiser les multiples tableaux pour chaque équipe
- Lister les actions à réaliser (Backlog)
- Prioriser les actions (ex : Confort, Mineur, Majeur, Bloquant)
- Introduisez de nouveau lots de travaux à la volée
- Détailler chaque action : Description, type d’action, statuts, date cible, auteur…
- Détailler les sous-actions : CheckBox
- Visualiser le travail en cours et à faire selon l’axe d’information qui vous intéresse (par projet, type d’action, assigné, etc…)
- Mettre à jour l’avancement collaborativement en déplaçant les cartes dans les colonnes
- Ajouter des commentaires et des documents liés à chaque actions
La charge de travail : optimiser les performances en fonction de la faisabilité
Que vous travaillez avec une seule équipe spécialisée ou avec une équipe plus transversale, le mode Kanban/Tableau de Planisware Orchestra vous permet d’estimer la charge de travail au plus juste et de l’ajuster en cours de route pour éviter de surcharger les équipes. La gestion contrôlée et souple de la charge de travail vous permet aussi de définir la performance souhaitée sur les livrables et allouant plus ou moins de temps à leur réalisation en cour de route. Voici comment déterminer la qualité obtenue en fonction du temps et de la capacité en ressource dont vous disposez :
- Déterminer une charge pour chaque phase de travail (ex : des sprints de 20 jours)
- Estimer la charge de chaque action (ex : 3 jours de travail)
- Visualiser la charge de travail de manière consolidée par projet, type d’action, responsable, etc…
- Équilibrer la charge de chaque phase de travail pour assurer la faisabilité (ex: 4 actions de 5 jours pour 1 sprint de 20 jours avec 2 membres d’équipe)
- Créer des allocations (visibles depuis le Gestionnaire de Ressources - Optionnel)
- Assigner des membres d’équipes en fonction de leur disponibilité
- Répartir la charge entre les membres d’équipe
Voir notre démonstration : La gestion du travail au quotidien
La gestion de projets avancés avec le mode Hybride
La gestion de projet Hybride correspond à une combinaison entre l’approche traditionnelle (en Cascade avec l’outil Gantt) et l’approche Agile (avec l’outil Kanban/Tableau). Elle est généralement utilisée pour des projets complexes et innovants. Voici comment cela fonctionne :
- Un planning initial est déjà défini avec un OTP (Organigramme des tâches du projet), une partie de votre projet se base sur ce plan qui doit limiter les changements se produisant sur les exigences liées aux livrables du projet.
- Ensuite vient se rajouter la partie qui se base sur la valeur, par exemple, lors de Sprints en mode Agile. Ces Sprints qui seront liés à des tâches spécifique de votre OTP dont le périmètre est tout ou en partie exploratoire. Lors des Sprints, les limites de coûts et de temps seront fixées en amont, et on cherchera à optimiser la performance des livrables attendus en fonction de ces contraintes.
La gestion de projet en mode Hybride vous permet de conserver un contrôle complet sur les parties du projet que vous maîtrisez déjà, et offre une souplesse contrôlée et nécessaire pour les étapes innovantes ou d’amélioration continue. Vous obtenez ainsi le meilleur des deux méthodologies.
Avec Planisware Orchestra vous pouvez :
- Associer de multiples Tableaux à chaque niveau de l’OTP
- Synchroniser l’avancement renseigné sur les Tableaux avec les tâches du Gantt
La gestion des livrables et de la collaboration
Les différents livrables ne nécessitent pas tous le même processus de contrôle pour assurer sa qualité. Vous pouvez choisir de mettre en place les processus les plus légers aux plus sophistiqués en fonction de votre besoins. Planisware Orchestra vous offre toute la marge de manoeuvre adaptée :
- Définir des types de livrables
- Définir un ou plusieurs approbateurs
- Associer des livrables à des workflows de validation (Optionnel)
- Valider des livrables en un click
- Associer des livrables à chaque tâche ou phase du projet
- Collaborer en ligne sur des livrables en utilisant la Suite Microsoft Office
- Associer des documents à chaque tâche ou phase du projet
Voir notre démonstration : La gestion des livrables et de la collaboration
Reporting et communication
Chaque partie prenante doit avoir une vision claire du travail en cours et de l’état de santé des activités respectives. Avec les tableaux de bord de Planisware Orchestra, accédez à l’information obtenez une vision consolidée des informations clés et plongez-vous dans l’exécution en quelques clics :
- Visualisez immédiatement les prochaines actions à réaliser
- Visualiser la charge consolidée de l’équipe et de l’organisation
- Visualiser le progrès des projets
- Contrôler la consommation du budget
- Collaborez en un clic sur livrables et documents depuis la page d’accueil
Voir notre démonstration : Reporting et communication
Le Kanban/Tableau de Planisware Orchestra, un outil polyvalent idéal pour le PMO
- Régulariser le délai de récupération de la valeur : L’un des principaux objectif du PMO est de livrer de la valeur à l’entreprise (et aux clients final du projet). Déployer et utiliser un outil comme le Kanban/Tableau au sein de l’organisation est l’un des moyen d’y parvenir, car cela permet de pouvoir actionner au plus tôt le résultat, le produit, réalisé à chaque phase du projet. Chaque lot de travail, en particulier s’il suit une approche itérative, permet de livrer à chaque fois un peu plus de valeur et d’augmenter graduellement le profit.
- Favoriser l’innovation et créativité : Nous l’avons vu, le Tableau/Kanban est un outil adapté pour gérer des projets comportant une partie variable d’incertitude ou d’inconnu. Cette variable est une opportunité à saisir et à contrôler au travers d’un cadre favorable et limité. Le Kanban laisse une possibilité d’explorer, de tester des choses, d’analyser les résultats et voir ce qui convient le mieux. Il permet d’être plus “créatif” et de proposer des éléments innovants ou non-prévu dès le départ. C’est au PMO, en association avec le responsable métier, d’apporter ce cadre exploratoire en vue d’améliorations continues.
- Contrôler les flux de travail régulier : Le Tableau/Kanban peut être utilisé pour gérer tout ou partie des projets, mais pas seulement. Vous pouvez aussi l’utiliser pour suivre les étapes successives d’autres process métiers en lien ou non avec des projets. Par exemple, un planning éditorial pour une équipe marketing, la gestion de tickets d’une équipe de support clientèle, la gestion de stocks d’une équipe logistique, etc... Le point commun de ces équipes, c’est que leurs process évoluent rarement. Le Tableau/Kanban sert alors à consolider l’information, suivre le travail en cours, être alerté rapidement en cas de retards, etc… En déployant cet outil simple, le PMO s’assure de fournir à chaque équipe et leur responsable respectif, un support simple pour collaborer et communiquer.
- Embarquer toutes les équipes métier dans un même outil polyvalent : Le PMO agit comme le centre d’expertise de gestion de projet et de portefeuille. Pour y parvenir, il doit s’assurer que chaque type d’équipe métier, quel que soit sont niveau de maturité, dispose des outils et méthodes nécessaires pour travailler en collaboration. Par sa simplicité de prise en main, sa polyvalence et ses possibilités d’adaptation à tout type de projet et process, le Kanban s’adapte à chaque équipe. Elles peuvent l’utiliser pour des projets simples ou plus complexes, en l’intégrant une approche prédictive ou un Phase-Gate par exemple. Il est l’outil idéal pour éviter le travail en silo et la montée en maturité progressive.
L’entreprise gagne à avoir une visibilité sur toutes ses activités de manière centralisée. Qu’elles soient liées directement à des projets ou non. Un outil simple et visuel comme les Tableaux/Kanban permet d’embarquer chaque équipe et chaque membre d’équipe pour suivre la contribution de chacun. Planisware Orchestra offre la souplesse de configuration nécessaire pour couvrir chaque cas de figure. Vous avez donc en main l’outil idéal qui vous permettra répondre au plus juste et au plus tôt aux attentes des clients de vos projets en maximisant la valeur obtenue.
