Gestion d équipe : gérer le moral et aider l équipe à développer sa résilience.
Dans ce dernier volet de notre série de trois articles, nous nous concentrerons sur le cœur de la gestion d'équipe : gérer le moral et aider l'équipe à développer sa résilience. Mais tout d'abord, quelques mots sur la séparation de la vie professionnelle et de la vie personnelle.
Retrouvez ici notre première partie sur la maîtrise du télétravail, ainsi que notre seconde partie pour bien écrire et gérer les attentes à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe.
Séparer délibérément la vie professionnelle de la vie personnelle
Sans les trajets quotidiens pour se rendre au travail, ou simplement la vie "publique" du travail au bureau qui séparent la vie professionnelle de la vie personnelle, il devient beaucoup plus facile pour le travail de se mélanger avec la vie privée. Il est alors plus difficile de rester concentré pendant la journée et de se déconnecter la nuit. Ces deux facteurs peuvent avoir un impact négatif important sur la productivité et le bien-être.
Un conseil que vous trouverez probablement dans n'importe quel article sur le travail à distance est de créer un lieu de travail à domicile unique et séparé de tout le reste de votre vie. Il peut s'agir d'un bureau (à la maison ou dans un espace de travail commun), d'un bureau spécifique réservé uniquement au travail ou même, si vous manquez d'espace, d'une place à la table du salon (à condition que cette table ne soit pas utilisée comme un espace "personnel" après les heures de travail). En fait, vous avez simplement besoin d'un environnement de travail qui vous permette de faire la différence entre le mode "travail" et le mode "maison".
Toutefois, en cette période exceptionnelle, il n'est pas toujours possible d'aménager un espace de travail dédié si rapidement, surtout si vous partagez votre maison avec un conjoint, vos enfants, vos animaux domestiques, vos colocataires, etc. Dans les espaces de vie partagés, vous devez également relever le défi supplémentaire de trouver non seulement un espace dédié pour travailler, mais aussi un espace mental vous permettant de séparer les deux aspects de votre vie avec le moins de recoupements possible.
Voici quelques moyens d'y parvenir efficacement :
- Habillez-vous : Porter des vêtements différents pour les "heures de travail" est une excellente façon de commencer. Sans oublier qu'il est préférable d'éviter de se retrouver en pyjama devant la caméra. Vos vêtements de travail ne doivent pas nécessairement être formels, mais il est utile qu'ils aient un aspect professionnel lorsque vous communiquez avec votre équipe par vidéoconférence. Cependant, étant donné que tout le monde est dans le même bateau aujourd'hui, ces règles de bienséance se sont assouplies.
- Établissez quelques règles de base : Ne vérifiez pas vos e-mails avant de vous connecter le matin et ne touchez pas à votre ordinateur de travail après avoir terminé la journée. Vos règles ne seront probablement pas les mêmes que celles des membres de votre équipe, mais en les rendant explicites avec vous-même, vous reconnaissez la nécessité d'un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Divisez votre journée en plusieurs parties : Pour aller plus loin, Jason Fried recommande de diviser votre journée en trois temps : "Rattrapage", "Collaboration" et "Travail sérieux", afin d'ajouter du rythme et de la fluidité à la journée. Cela permet de maintenir l'équilibre entre les différentes activités tout en réservant du temps pour le "vrai travail".
Gérer le moral de votre équipe
L'obligation de rester à la maison a porté l'anxiété des gens à un tout autre niveau. Il est plus important que jamais d'aider votre équipe à garder le moral dans des moments comme celui-ci. Mais il peut être difficile de surveiller le moral de votre équipe lorsque les interactions se limitent à des échanges par e-mail, chat, SMS et appels vidéo, où les indices subtils du langage corporel et du ton de la voix peuvent rapidement se "perdre dans la virtualisation".
Pour surmonter ces difficultés, suivez les conseils suivants :
- Instaurez une pause café virtuelle tous les jours : L'interaction sociale et l'échange informel d'informations dans un environnement de bureau sont généralement les premières choses qui manquent aux gens lorsqu'ils passent au travail à distance. Donc, pour apporter un peu de cet échange informel dans l'environnement de travail à distance, envisagez de mettre en place un appel virtuel où les gens peuvent se retrouver et prendre une pause de temps en temps. Ou encore, envisagez d'en faire un rituel quotidien en le transformant en un appel informel à une heure fixe chaque jour.
- Précisez bien que vous serez vigilant et exigeant : Des commentaires brusques ou des réponses passives et agressives peuvent entraîner une dégradation rapide de la dynamique d'une équipe. Soyez clair sur ce qui constitue un comportement inacceptable dans ce nouvel environnement en élaborant une politique de tolérance zéro pour toute l'équipe et en fixant des attentes claires sur ce qui conduira à un environnement de travail plus productif et plus fructueux pour tous les membres de l'équipe, même à distance.
- Aidez votre équipe à gérer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Mettez en place un système de check-in et de check-out et évitez de contacter votre équipe en dehors des heures de travail. Et si vous le faites, assurez-vous qu'il est clair qu'ils ne doivent pas répondre aux courriels avant leur check-in du lendemain matin.
- Gardez un œil sur les heures supplémentaires : Une crainte fréquente des managers concernant le travail à distance est que les membres de leur équipe se relâchent. En réalité, c'est le contraire qu'ils devraient craindre. Les employés engagés travailleront souvent beaucoup plus lorsqu'ils travaillent à domicile, ce qui signifie que l'épuisement professionnel peut rapidement devenir un risque réel. Comme le stress au travail est moins visible dans un environnement de télétravail - à moins que quelqu'un ne fasse l'effort de le communiquer- les managers peuvent avoir du mal à repérer les signes avant-coureurs dès le début. Une bonne façon d'éviter cela est de rester en communication constante avec votre équipe. Prenez donc l'habitude d'évaluer quotidiennement ou hebdomadairement la charge de travail de votre équipe pour vous assurer que personne ne se sente jamais dépassé.
Considérer le travail à distance comme un défi aujourd'hui rendra votre équipe plus résistante demain
Le passage soudain au travail à distance, à la lumière des mesures obligatoires de maintien à domicile, et son effet immédiat sur les habitudes de travail des gens, a mis en lumière les faiblesses et les lacunes des pratiques actuelles au bureau. Contrairement aux tests de stress "mis en scène", où les choses peuvent être ajustées à l'avance ou être circonscrites à un projet ou à une unité commerciale, les événements actuels comme la crise du COVID-19 touchent tout le monde, quelles que soient les entreprises, les industries et les régions du monde. Nous sommes tous dans le même bateau ici ; personne ne peut vraiment "tromper" le système.
Cela signifie que vous devez réévaluer rapidement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans un environnement de travail à distance, en parler avec votre équipe et les personnes dont vous dépendez, et prendre les mesures nécessaires pour remédier rapidement à toute lacune ou problème potentiel.
Cette situation sans précédent à laquelle nous sommes confrontés aujourd'hui vous offre également une occasion unique de renforcer la résilience de vos équipes et de votre entreprise. Si vous parvenez à garder votre équipe productive et heureuse, même lorsque le monde est sens dessus dessous, il y a de fortes chances que vous puissiez faire face à de nombreux autres défis inattendus qui se présenteront à vous dans le futur.
Bien qu'un petit avertissement aurait été utile, et un peu moins de crise pour faire bonne mesure, il va sans dire que la résilience de l'équipe en temps de crise est ce qui fait vraiment la différence entre une équipe hors pair et les autres.
