Superviser des projets avec une visibilité claire sur l'ensemble des avancements.
En informatique notamment, comment choisir les bons projets et les maîtriser en coûts et en délais ? La question taraude depuis longtemps Michel Monneret, sous-directeur des systèmes d’information au ministère de l’Éducation nationale.
Les demandes que nous recevons viennent des directions d’administrations centrales qui ne sont que des donneurs d’ordre et ne supportent pas les budgets. Toutes les équipes sont persuadées que leur demande est la plus importante. C’est pourquoi, une analyse poussée des projets est nécessaire afin de pouvoir les prioriser et ne pas accepter ceux qui sont accessoires et coûteux
Pour cela, il est indispensable de les structurer, les piloter, et de suivre les tableaux de bord.
Quelques chiffres
- 1.145.300 personnels en poste à l'éducation nationale
- 870.900 enseignants dans les écoles/établissements de 2nd degré
- 61.900 écoles/établissements de 2nd degré
- 154.6 milliards d'€ de dépenses
Contexte et enjeux
Comme la grande majorité des structures, publiques ou privées, la DSI du ministère utilisait jusqu’alors un tableur paramétré sous Excel et l’application MS Project (Microsoft) dédiée au chef de projet. Mais lorsque beaucoup d’intervenants différents collaborent ensemble, qu’ils renseignent et suivent les temps passés, que la hiérarchie doit arbitrer et évaluer finement les coûts, les ressources et le retour sur investissement, une application standard n’est plus efficace.
Toutes les équipes sont persuadées que leur demande est la plus importante. C’est pourquoi, une analyse poussée des projets est nécessaire afin de pouvoir les prioriser et ne pas accepter ceux qui sont accessoires et coûteux
Pour Michel Monneret, seul un progiciel dédié, un outil partagé de gestion de portefeuille, est capable de superviser l’ensemble des projets avec une visibilité claire sur l’avancement des travaux, l’état des factures, les plans de financement. Et assurer la maitrise budgétaire dans un cadre commun qui évalue et compare, ce que la comptabilité publique exige de plus en plus.
La solution Planisware Orchestra
L’appel d’offres est lancé dès 2012. À l’époque, la majorité des soumissionnaires sont des éditeurs anglo-saxons, comme Compuware (ChangePoint), CA (Clarity), IBM (Rational Focal Point), SciForma (PS Next) et Artemis. Mais finalement c’est une solution française qui emporte le marché.
Nous avons proposé une solution originale, extrêmement paramétrable et parfaitement adaptée à la configuration du ministère pour lequel nous avions déjà testé un petit projet en 2007. Met en avant Gilles Lavalou, VP de Planisware.
Depuis, Orchestra a emporté l’adhésion de plusieurs collectivités locales (mairies Villeurbanne, Nevers, Orléans, …), du ministère de la Culture, d’agences de l’État (Anap), des hôpitaux (Montluçon)ou des universités (Toulouse 1, Tours, Orléans).
L’Ugap référence la solution, et le secteur public représente les 2/3 des 200 clients actuels. Les bénéfices sont appréciables en termes de gains de productivité. Ce qui exigeait plusieurs personnes pour le reporting (rapatrier et consolider des données) est réalisé en continu par les utilisateurs eux-mêmes. Enfin, un projet maîtrisé en coûts et délais est toujours plus économique.
Leur utilisation
Séduit par la flexibilité du produit, Michel Monneret a choisi une vue macroscopique. Il désireaccompagner le changement et aider les agents du ministère à entrer dans le mode projet.
Non seulement le secteur public nécessite quelques adaptations mais nous avions aussi nos propres exigences. La gestion de la demande par exemple : il fallait pouvoir faire circuler les requêtes émises par la maîtrise d’ouvrage vers la direction informatique, afin que celle-ci arbitre et oriente éventuellement la demande vers une phase d’avant-projet puis de projet. Ce processus étant particulier à notre entité, Orchestra a dû s’adapter.
Installée sur un serveur, l’application utilise les ressources du Web en mode Saas, mais pourrait tout aussi bien être dans le cloud. Plusieurs interfaces avec le SI sont possibles : avec les annuaires, le suivi des temps, la gestion financière (suivi budgétaire), par exemple.
Il fallait pouvoir faire circuler les requêtes émises par la maîtrise d’ouvrage vers la direction informatique, afin que celle-ci arbitre et oriente éventuellement la demande vers une phase d’avant-projet puis de projet.
Un an après l’implémentation, les résultats sont au rendez-vous : sur 11 projets enregistrant du retard au premier trimestre 2013, tous sauf un étaient régularisés début 2014. Désormais, 84% des projets ont un plan de financement, alors qu’en septembre 2013, n’étaient que de 40 à 45%.
Le suivi mensuel du planning qui rassemble désormais les chefs de départements, les sous-directeurs et le chef de service de la Direction numérique pour l’éducation assure un suivi précis des travaux entrepris, avant d’aller plus loin.
En témoigne le conseil général de l’Ardèche qui, après avoir installé Orchestra pour la gestion des routes, l’étend aujourd’hui aux projets de la DSI.
Source : sipublic.info – Gestion de projet : l’appli dédiée de l’Education nationale.
