La gestion des risques : comment mieux préparer ses projets ?

1. Comprendre comment fonctionne la gestion des risques

Tout projet est soumis à des incertitudes qui empêchent les actions de se réaliser, qui les retardent ou qui freinent la prise de décision. Ces incertitudes sont appelées des risques.
Ils sont calculés à partir de la probabilité que l'événement a à se transformer en problème et leur impact direct.

Plusieurs facteurs doivent être identifiés afin d'analyser les risques, notamment:

• L'événement: Qu'est-ce qui pourrait arriver?
• La probabilité: quelle est la probabilité que cela se produise?
• L'impact: est-ce grave si cela se produit ?
• La mitigation ou atténuation: Comment pouvez-vous réduire la probabilité que cela se produise ?
• La contingence ou urgence : Comment pouvez-vous réduire l'impact ?

Le résultats obtenu grâce à l'analyse des éléments ci-dessus est ce qu'on appelle l'exposition. Il s'agit de la quantité de risque que vous ne pouvez pas éviter. L'exposition sera également désignée comme la menace ou la gravité engendrée par ces risques, et leur incidence sur la conduite de votre projets. L'exposition est calculée pour aider à déterminer si le projet ou la tâche proposé(e) doit avoir lieu. Elle permet également d'aider la direction à anticiper tous les problèmes qui risqueraient d'entraver le bon fonctionnement du projet.

Vous pouvez utiliser ces éléments pour déterminer si le risque de mettre en œuvre une solution de remplacement est plus ou moins élevé que le risque de ne pas effectuer de changement. Si vous décidez de procéder (parfois il n'y a pas le choix), votre exposition devient ce qu'on appelle un « risque assumé ».

2. Faire participer l'équipe projet

Un brainstorming au sein de l'équipe projet favorise les échanges et permet de ne passer à côté d'aucun facteur à prendre en compte.
Réunissez plusieurs personnes familières avec le projet et posez-leur des questions sur ce qui pourrait arriver, comment prévenir et quoi faire si cela arrive. Prenez beaucoup de notes! Vous aurez besoin de cette précieuse aide à plusieurs reprises au cours des étapes suivantes. Essayez de garder un esprit ouvert sur ​​les idées, mais gardez le contrôle au cours de la session.

3. Trier et classer tous les risques

Il faut avant toute chose éliminer les risques improbables. Un inversement des pôles, une chute de météorite, ou l'invasion d'extraterrestres ne sont pas des risques réalistes ! Et puis, il n'y a rien que vous puissiez faire pour à atténuer leur impact dans tous les cas...

Dans un second temps, il est essentiel de dresser la liste de tous les éléments de risque identifiés. Pas besoin de les mettre en ordre pour le moment. Il faut juste les énumérer un par un et les classer ensuite du plus élevé au plus faible.

4. Identifier les conséquences de chaque risque

De la séance de brainstorming est ressortie une liste complète de risques, classés du plus élevé au plus faible. L'analyse de cette liste permet de savoir ce qui se passerait si ceux-ci se matérialisaient. A chaque risque est associé à un impact direct ou indirect, financier, matériel, humain ou autre. Soyez aussi précis que possible, notamment au niveau des retards dans les délais ou au niveau des coûts supplémentaires engendrés par un risque financier.

5. Élaborer des stratégies de mitigation

L'identification des impacts engendrés par chaque risque permet de mettre en oeuvre des plans de secours. Ces plans de mitigation ou d'atténuation des risques sont conçus pour réduire la probabilité de leur matérialisation ou les conséquences qu'ils pourraient engendrer s'ils se produisaient.
Malheureusement ces stratégies de mitigation ne s'appliquent qu'aux risques faibles ou modérés. Vous pouvez en effet atténuer les éléments à faible impact en décalant la planification des tâches. Par exemple, si le risque concerne un retard dans une tâche précise (risque 4), il est possible d'atténuer ce risque en le planifiant au début du projet.

6. Élaborer des plans d'urgence

La stratégie de contingence ou plan d'urgence concerne les risques forts, seuls susceptibles d'engendrer la mort du projet. Ces plans sont construits pour tenter de réduire leurs impacts s'ils se produisent mais surtout de trouver des solutions de remplacement des tâches concernées. Par exemple, si des éléments de construction ne sont pas arrivés à temps, vous devrez peut-être utiliser des pièces existantes en attendant leur livraison.

7. Analyser l'efficacité des stratégies mises en place

Combien de risques ont pu être maîtrisés? A-t-on réduit la probabilité et l'impact?
En répondant à cette question vous pourrez évaluer si vos stratégies de mitigation et vos plans d'urgences sont fiables, afin de les mettre en place directement quand vous devrez gérer un projet similaire. L'analyse des résultats des tous vos efforts préalables permettra de vous faire gagner beaucoup de temps ! C'est ce qu'on appelle la capitalisation de l'expérience.

8. Surveillez vos risques

La phase de surveillance des risques tout au long du projet est PRIMORDIALE ! Elle offre la possibilité de clôturer certains risques lorsque le degré d'exposition a diminué à un seuil acceptable ou que le risque n'existe plus, mais surtout elle facilite la prise de décision et la réactivité. Par exemple, lorsqu'il apparaît que les mesures de mitigation pourraient ne pas s'avérer concluantes et qu'il serait prudent de planifier des mesures de contingence qui n'auraient pas été élaborées lors de la phase de planification, cette phase de surveillance permettra de réagir très vite et ainsi peut-être de sauver votre projet !

Et vous comment gérez vous les risques de vos projets ?