Réussir de petits projets n'est en réalité pas si facile !

En fait, quand je regarde tous les projets dans lesquels j’ai eu la chance d’être impliqué, il des spécificités qu’ont les petits projets et elles les rendent encore plus difficiles à réussir que les gros projets.

Voici 5 dangers qui me viennent spontanément à l’esprit sur un « petit » projet :

1.  Le petit projet ne bénéficie pas d’un manager de projet expérimenté et formellement assigné et encore moins de dédié

Souvent, les petits projets n'auront pas de chef de projet assigné, même à temps partiel. Le "PM" (Project Manager) pourrait être un membre de l'équipe projet, un développeur, un financier, un professionnel des ressources humaines, une personne du marketing…

Ce ou cette PM a donc au moins deux rôles, l’un orienté sur les tâches métier et opérationnelles qui leur incombent et l’autre de manager de projet.

• À chaque fois qu'il y aura un problème dans le projet sur la tâche dont cette personne est responsable, ceci va cannibaliser tout son temps et son attention au détriment des autres responsabilités.
• A chaque fois qu'il y aura une urgence métier ou opérationnelle, idem et cette fois-ci le projet aura de fortes chances d’être impacté.

Alors, que faire ?
Si vous vous trouvez dans cette situation, prenez un peu de recul. Regardez le périmètre total du projet et son échéancier, revisitez le chemin critique (une tâche que vous percevez comme critique parce que vous devez personnellement la mener pourrait ne pas être si critique dans le schéma d’ensemble du projet), évaluez les impacts des options possibles et prenez la décision la meilleure ou la moins pire en tant que chef de projet.

2. Le petit projet a souvent une priorité faible au niveau du portefeuille de projets de l’entreprise ou organisation

Par exemple, ce petit projet va générer moins de revenus et avoir un moindre impact sur l’entreprise que de plus gros projets.
Même si son retour sur investissement est fantastique, il pourrait malgré tout ne pas avoir un impact très significatif sur le bilan comptable de la société.

• Inévitablement, l'attention des sponsors et des cadres exécutifs vous sera moins accordée même pour débloquer des points pour vous critiques.
• Vous ne pourrez peut-être pas obtenir les niveaux d’expertise les plus élevés car ils seront réservés en priorité aux plus grandes initiatives.
• Vous aurez probablement moins de budget, moins de personnels…

Que faire ?

• Soyez encore plus visible auprès du sponsor, communiquez et parvenez à obtenir son engagement actif
• Faites explicitement le lien entre votre projet et une stratégie majeure de la société ou un besoin de niveau plus élevé
• Protégez votre "petit" budget, en particulier de la part des ogres que sont les plus gros projets
• Engagez-vos dépenses au plus tôt (tout en y mettant du bon sens business) pour éviter d’éventuelles coupes ultérieures

3. La planification n'est absolument pas facultative pour les petits projets

En fait, la planification est particulièrement importante sur les petits projets. Vous pourriez ne pas avoir besoin du même niveau de détails ni de profondeur qui sont exigés sur un énorme projet, mais il y a tout de même un minimum que vous ne pouvez ignorer.

Que faire ?

• Concentrez-vous sur les items majeurs : la charte de projet, des Facteurs de Succès (Critical Success Factors) et comment le succès sera mesuré, le plan de management des risques
• Travaillez les estimations avec les experts mêmes approximatives, introduisez dans l’échéancier les dépendances entre les tâches principales pour être clair sur votre chemin critique
• Regardez si certaines ressources critiques sont susceptibles de vous faire défaut à un moment clé pour votre projet
• Négociez les disponibilités avec les managers fonctionnels et opérationnels des membres de votre équipe projet

4. Le contrôle est clé

On n'attendra ni n’exigera de vous une analyse détaillée de la valeur acquise ni des calculs complexes sur les écarts de coûts et délais sur de petits projets.

Que faire ?

• Si votre projet est d’une durée de 2 à 3 mois, prévoyez de rapides réunions d’avancement une à deux fois par semaine avec tous les membres de l'équipe
• Décomposez bien vos livrables pour pouvoir positionner des jalons mettant en valeur des accomplissements significatifs toutes les deux semaines
• Faites un point avec le sponsor au moins une fois par mois
• Si vous utilisez une approche Agile, gardez à l'esprit qu’une absence de processus et de suivi, en particulier des demandes de changement, ne veut absolument pas dire que vous êtes Agile
• Ce n’est pas parce que vous avez un projet plus petit à mener que vous êtes autorisé à perdre le contrôle sur le contenu, les coûts, les délais, la qualité ou les bénéfices

5. Une équipe projet soudée reste nécessaire

Vous pouvez avoir certains membres de l'équipe à temps partiel ou seulement sur de courtes périodes sur de petits projets. Et vous pouvez fort bien ne pas être leur priorité principale, même quand ils travaillent sur votre projet. Ils peuvent avoir des motivations cachées, un faible respect pour votre projet et envers le temps et les efforts d'autres membres de l'équipe.

Que faire ?

• Sur le dernier point, faible respect des autres ou bien piètres performances, vous n'avez pas de choix : Débarrassez-vous de cette personne. Un mauvais fruit peut contaminer le panier tout entier et diffuser une mauvaise attitude dans l'équipe
• Pour les autres points, efforcez-vous d’être clair sur les objectifs
• Expliquez pourquoi nous faisons ce projet, pourquoi leurs compétences sont exigées et valorisées
• Voyez avec eux comment ils peuvent au mieux travailler ensemble (par exemple en matière de planification des congés et des formations)
• Favorisez toutes les formes de collaboration entre les membres de l’équipe et avec les parties prenantes
• Soyez clair sur ce qu’ils peuvent attendre de vous en retour et faites-le !

Voici à mon humble avis quelques-unes des choses que vous pouvez vouloir considérer et agir quand on vous confie la responsabilité de manager de projet sur un petit projet.

N’oubliez pas non plus que ces conseils ne sont pas si stupides à suivre pour les plus gros projets…

Quelles autres spécificités et dangers dans les petits projets ajouteriez-vous à cette première liste ?