Vous êtes probablement familier avec la méthode Kanban/Tableau, qui consiste en l'utilisation de colonnes et de "cartes" que les équipes de projet déplacent pour représenter l'avancement du projet. Les organisations qui cherchent à structurer leurs processus de gestion de projet débutent souvent avec cet outil simple d’utilisation. Si vous pensiez que ses capacités se limitaient à faciliter la collaboration au sein de l'équipe projet et à offrir un suivi visuel de l'avancement, cet article devrait élargir votre compréhension en présentant quatre nouvelles perspectives pour enrichir votre utilisation de cet outil.
Des outils de gestion du travail polyvalents idéals pour le PMO
- Générer progressivement de la valeur et l’exploiter au plus tôt : L'un des objectifs clés du PMO est de livrer de la valeur à l'entreprise. L'adoption et l'utilisation de l'approche Kanban/Tableau au sein de l'organisation constituent un moyen d'atteindre cet objectif. Cette méthode permet de pouvoir profiter au plus tôt des résultats, des améliorations apportées au produit, dès qu’un lot de travail est terminé. Car chaque lot de travail itératif génère une quantité supplémentaire de valeur, sur laquelle il est possible de capitaliser. Il n'est pas nécessaire d'attendre la fin du projet pour commencer à générer des bénéfices, qu'ils soient qualitatifs ou quantitatifs.
- Stimuler l'innovation et la créativité : Le Tableau/Kanban s'avère un outil adapté à la gestion de projets comportant une variable d'incertitude ou d'inconnu. Cette variable représente une opportunité qu'il convient d'exploiter et de maîtriser au sein d'un contexte propice et d’un cadre bien défini. Le Kanban offre la possibilité d'explorer, de tester différentes approches, d'analyser les résultats, et de déterminer ce qui convient le mieux. Il permet, par exemple, de réaliser des tests A/B sur différentes approches. Il encourage la créativité en offrant la possibilité de proposer des éléments “innovants” qui n'étaient pas prévus initialement. Le PMO, en collaboration avec les parties prenantes métier, peut créer ce cadre exploratoire en vue de promouvoir l'amélioration continue.
- Surveillance des flux de travail réguliers : Le Tableau/Kanban peut être utilisé pour gérer tout ou partie de projets, mais son utilité ne se limite pas à cela. Il peut également être employé pour suivre les étapes successives d'autres processus métier, qu'ils soient liés ou non à des projets. Par exemple, un planning éditorial pour une équipe marketing, la gestion des tickets pour une équipe de support clientèle, ou encore la gestion des stocks pour une équipe logistique. Ces équipes partagent en commun la stabilité de leurs processus. Le Tableau/Kanban sert donc à consolider l'information, à suivre le travail en cours, et à déclencher des alertes en cas de retard, ou surcharge par exemple. En mettant en place cet outil simple, le PMO garantit qu'il fournit à chaque équipe et à son responsable un moyen simple de collaborer et de communiquer.
- Unifier toutes les équipes métier grâce à un outil polyvalent : Le PMO agit en tant que centre d'expertise en gestion de projet et de portefeuille. Pour réussir dans cette mission, il doit veiller à ce que toutes les équipes métier, quel que soit leur niveau de maturité, disposent des outils et des méthodes nécessaires pour collaborer efficacement. En raison de sa facilité d'utilisation, de sa polyvalence, et de sa capacité à s'adapter à divers types de projets et de processus, le Kanban convient à toutes les équipes. Elles peuvent l'utiliser pour des projets simples ou complexes, en intégrant des approches prédictives ou Phase-Gate. Il représente l'outil idéal pour éviter le silotage des équipes et pour initier la progression vers plus de maturité.
L'entreprise bénéficie d'une visibilité centralisée sur l'ensemble de ses activités, qu'elles soient directement liées à des projets ou non. Un outil visuel simple, tel que les Tableaux/Kanban, permet d'engager chaque équipe et chaque membre d'équipe dans le suivi de leur contribution. Le choix de l'outil doit offrir la flexibilité nécessaire pour répondre à toutes les situations. L'adoption de ces bonnes pratiques vous permettra de satisfaire au mieux et le plus rapidement possible les attentes de vos clients en maximisant la valeur obtenue.
