Le « PMO classique regarde dans le passé » tandis que le « PMO digital est tourné vers l'avenir », comme l'explique Rich Weller, MI-GSO | consultant PCUBED.
L'une des principales missions du bureau de gestion de projets (PMO) est de normaliser et d'optimiser le portefeuille de projets d'une entreprise. Aujourd'hui, avec la multiplication des solutions et des outils disponibles, auxquels s'ajoutent une digitalisation et une intégration plus poussées, le PMO classique se transforme en PMO digital.
Nous nous sommes entretenus avec Rich Weller, MI-GSO | Consultant PCUBED, et avons découvert comment le PMO digital peut diriger un changement total et le mener vers la digitalisation.
Qu'est-ce qu'un PMO digital ?
Le PMO digital est l'évolution naturelle du PMO dans un monde où la digitalisation est la clef de la survie et de la prospérité d'une entreprise. Il s'agit d'un PMO qui a pris la décision consciente de devenir un leader en interne qui découvre, vérifie et dirige l'adoption de la technologie dans tout ce qui concerne les projets. Il considère la question de savoir comment tirer parti de la technologie pour apporter une perspective axée sur les données des projets et des portefeuilles dans tous les départements comme essentiel à la mission générale du PMO.
Au lieu de rechercher de petites améliorations progressives, le PMO digital instaure une grande transformation interne axée sur l'exploitation de la technologie pour poser les bases des prochains projets et jalons.
L'une des principales tâches du PMO digital est de découvrir des solutions qui permettent de supprimer les processus manuels répétitifs en les remplaçant par l'automatisation grâce à la technologie. Ce changement permet aux équipes d'agir plus efficacement et de réduire les coûts opérationnels. Le PMO digital utilisera également les données issues de ces outils pour créer des stratégies, en fonction des besoins futurs.
Comment le passage à un PMO digital peut-il affecter votre entreprise ?
Les PMO digitaux peuvent avoir un impact différent selon la place qu'ils occupent au sein de l'organisation. Un PMO d'entreprise travaillant aux côtés des dirigeants pourrait aider la gestion de projets à un haut niveau. Le PMO départemental pourrait directement gérer les processus et procédures avec une équipe dédiée. Quel que soit son placement, le PMO digital doit avoir le même objectif.
La transformation digitale ne signifie pas que seul un nombre spécifique d'outils ou de procédures sont adoptés et intégrés. Une transformation digitale complète nécessite une vue d'ensemble de l'organisation et un audit des outils et solutions existants, jusqu'au moindre processus qui relie un projet du début à la fin.
Lorsque le PMO digital commence à concevoir un plan digital complet, il doit comprendre l'état actuel de l'entreprise. En faisant l'inventaire des technologies et des plateformes existantes, le PMO digital peut évaluer et planifier les étapes nécessaires pour améliorer ou remplacer les technologies internes qui adoptent les dernières fonctionnalités de gestion de portefeuille de projets et les pratiques de sécurisation des données.
Les entreprises peuvent utiliser Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, ou même une combinaison de plateformes de communication. Mais ce n'est qu'un début. Le PMO digital examinera la manière dont les outils sont utilisés, ainsi que les processus de communication des données, d'une étape du projet à une autre.
Pour améliorer les processus, le PMO digital analyse les pratiques institutionnelles et révèle les domaines où des améliorations sont possibles. En fin de compte, la technologie devrait permettre à l'ensemble de l'entreprise de collaborer sans tenir compte d'un lieu de travail physique.
Lorsque le PMO digital met au point un plan de digitalisation d'un nouveau processus, il doit rencontrer les principaux décisionnaires pour créer une feuille de route commune. Il est encore plus important que les parties prenantes comprennent parfaitement le qui, le quoi et le pourquoi de ce changement. Pour que la transformation digitale soit complète, un accord de pure forme ne fera que nuire à l'avenir du processus.
Comment le PMO digital dynamise le changement
Le PMO digital est le champion de la transformation digitale. Il ne se contente pas de sélectionner l'outil le plus rentable pour remplacer un système vieillissant. Le PMO digital cherche et analyse les solutions qui auront le plus d'impact et le meilleur retour sur investissement, tant à court qu'à long terme. L'intégration d'une nouvelle solution nécessite plus qu'un investissement budgétaire : elle va plus loin et inclut la possibilité de ré-imaginer les processus pour accroître l'efficacité des workflows.
Les données doivent informer et guider de nombreuses décisions stratégiques dans la gestion de projets. Toute saisie de données doit être propre et sans erreur. Disposer d'outils dédiés peut minimiser les problèmes de qualité de données si les API sont correctement développées et s'ils communiquent efficacement avec d'autres solutions. Les outils à usage unique peuvent parfaitement être utilisés au sein de votre infrastructure informatique à condition que les données soient transférées vers une solution qui offre une source unique de vérité des données.
Idéalement, les équipes projets ne devraient pas stocker de données localement : tout devrait être saisi dans des bases de données partagées. Au sein de ces outils, des processus automatisés vérifieront et transféreront les informations pour produire des reportings précis via des tableaux de bord, des rapports ad hoc et des rapports flash.
Puis, au fur et à mesure que d'autres projets sont menés à bien dans le cadre de cette structure de travail digital, il est possible d'extrapoler des tendances que les PMO digitaux peuvent utiliser pour prévoir les besoins futurs en matière de projets. Selon Rich, l'essence du PMO digital est que le « PMO classique regarde vers dans le passé » tandis que le « PMO digital est tourné vers l'avenir ».
Le PMO digital : leader de la transformation digitale
Lorsque les processus fonctionnent suffisamment bien pour permettre à une entreprise d'avancer, on peut considérer qu'il n'est pas urgent d'impulser un changement. Pourtant, un PMO digital est le catalyseur de la transformation d'une entreprise pour adopter une nouvelle structure stratégique focalisée sur l'exploitation des données en matière de stratégie et de planification. En utilisant une technologie qui exploite la force des solutions cloud pour minimiser les silos et en activant des outils de projection comme l'automatisation et l'apprentissage automatique, ils aident à amener les projets de l'idéation au marché plus rapidement et plus efficacement.
Si une entreprise utilise encore des solutions isolées et cloisonnées, importe et exporte manuellement des données et passe des heures à compiler des rapports, c'est le signe qu'un changement s'impose. L'investissement peut sembler important, mais les affaires s'amélioreront dans tous les domaines de leurs portefeuilles de projets.
En savoir plus sur le PMO digital : regardez nos documents autour de l'univers PMO. Vous y découvrirez la valeur d'un PMO digital, le cadre nécessaire pour évoluer vers la maturité et des conseils utiles pour commencer le voyage vers un PMO digital.
