Afin d’avoir une vue précise sur les portefeuilles de projets de l’Université, Planisware Orchestra a été mis en place.
Située au cœur d’une agglomération de 270 000 habitants, l’Université de Tours s’affiche comme la première institution de recherche publique en région Centre. Pluridisciplinaire (Arts et Sciences Humaines, Droit, Economie, Gestion et commerce, Lettres et Langues, Santé, Sciences et Techniques, 2 IUT, 1 école d’ingénieurs), l’université François-Rabelais compte plus de 40 laboratoires de recherche.
Quelques chiffres
- 333 accords Erasmus dans 27 pays Européens avec 188 université partenaires
- 100 accords hors Europe
- 7 diplômes délocalisés
- 8 doubles diplômes
- 150 à 200 projets par an
Contexte et enjeux
L’évolution en cours, dans la gestion des universités, l’importance des chantiers à mener, et les ressources limitées, conduisent nécessairement les responsables de projet des universités à construire des équipes organisées autour de compétences et d’objectifs à atteindre. Ce nouveau mode d’organisation centré autour des compétences et de la motivation doit être structuré et accompagné.
Le travail en mode projet a été un des points importants du programme de la nouvelle équipe présidentielle, et l’acquisition d’un outil de gestion de projet doit permettre à l’ensemble des porteurs de projets de:
- Travailler suivant une méthodologie commune
- Suivre l’ensemble des projets (même transverses) sur une plateforme unique
- Remonter des informations pour le suivi de la carte stratégique à la cellule de pilotage
- Fédérer des groupes de travail en dépassant l’organisation fonctionnelle habituelle
La première phase du déploiement d’un outil de gestion de projet a concerné le service de la valorisation de la recherche (ensemble des chargés d’affaires, responsable du service, vice-président délégué à la valorisation).
En effet, les projets de recherche étaient gérés avec une application basée sur Access difficilement accessible et le suivi se faisait par échange d’e-mails. Or, il est déterminant pour ce service de pouvoir s’appuyer sur une plateforme logicielle performante et cohérente permettant de :
Démontrer le professionnalisme de la gestion des projets collaboratifs de recherche qui est un critère distinctif d’éligibilité aux appels à projets,
Avoir un suivi budgétaire précis des projets.
Planisware Orchestra
Le choix de la solution de gestion de projet Orchestra a permis de :
- Maîtriser les délais et les coûts de de 150 à 200 projets de recherche par an
- Gérer sur un même espace web des types de projets très variés avec des petits projets de quelques milliers d’euros et 3 acteurs jusqu’à des projets avec 15 millions d’euros de budget et 50 acteurs
- Ouvrir l’accès à la solution à tous les acteurs du projet mais aussi à des partenaires externes
- Faciliter l’interaction entre les projets et le système financier (Sifac)
Leur utilisation
Dans un premier temps, le suivi financier se fait en comparant des extractions des 2 outils sans interface directe car les modèles de stockage de données sont différents.
Après la réussite de cette première étape en 2010, l’utilisation d’Orchestra s’est étendue au 1er semestre 2011 à la gestion de tous les projets informatiques.
Si la première phase mettait l’accent sur l’aspect budgétaire des projets, la seconde se concentrait sur la maîtrise des ressources du service informatique.
Ainsi, les 30 collaborateurs du service saisissent tous leurs temps passés sur une cinquantaine de projets par an. La remontée de ces informations par le biais de rapports d’activités permet au DSI d’équilibrer la charge et de détecter les besoins en ressources.
Afin d’avoir une vue toujours plus précise sur les portefeuilles de projets de l’Université, une prochaine extension de l’utilisation de la solution à la gestion des contrats est prévue.
Le logiciel est aujourd’hui utilisé par trois services de l’université :
- Le service des TIC (ensemble du personnel, responsable du service, vice-président délégué aux TIC)
- Le service de la valorisation de la recherche (ensemble des chargés d’affaires, responsable du service, vice-président délégué à la valorisation)
- La cellule d’aide au pilotage (ensemble du personnel, responsable de service)
A terme, l’ensemble des projets d’établissement devra être piloté par cet outil et pourra être utilisé par l’ensemble des équipes projets (enseignants, enseignants-chercheurs, personnels administratifs et techniques, partenaires de l’université,…).
