Qu’est-ce que l’Agile Stage-Gate ?

Faire fusionner la méthodologie Agile avec le modèle classique Stage-Gate peut à la fois révolutionner et optimiser de manière importante la gestion de projet et de produit.

Il se peut que vous soyez étonné, puisqu'en effet nous venons de vous présenter toutes les étapes du déploiement de la procédure Stage-Gate, et aussitôt après nous vous invitons à considérer un nouveau concept.

L'efficacité à long terme de la rigoureuse discipline des procédures Stage-Gate, tant sur votre gestion de projet/produit que sur la manière dont elle est appréhendée par votre entreprise, ne fait aucun doute. Il n'en demeure pas moins que, pour certaines activités, des techniques plus flexibles combinées à une gestion itérative en temps réel de votre processus Stage-Gate, une association parfaitement adaptable à la souplesse des équipes et des organisations, peut aussi bien, sinon davantage, générer des résultats puissants.

Chaque approche possède ses propres avantages ainsi que ses relatifs désavantages. Nous allons dans cet article vous donner un panorama de ce qu'est l'Agile Stage-Gate, de ce qui distingue cette approche du Stage-Gate classique, et vous expliquer en quoi l'association qui donne l'Agile Stage-Gate mérite d'être examinée dès lors que l'on cherche à remanier et à optimiser ses pratiques et ses processus internes.

« Agile a été créée pour répondre à certains problèmes de gestion par la mise en place de planification souple, de processus évolutif, d'approche itérative en temps limité, et de flexibilité face au changement »

- Robert G. Cooper

Présentation de l'Agile Stage-Gate

L'Agile Stage-Gate est une déclinaison de la méthodologie Stage-Gate qui consiste à combiner les structures de cette méthodologie (les Étapes et les Portes/Gates) avec l'auto-organisation des équipes et les itérations en cycles courts prônées par la méthodologie Agile.

Dans sa mise en œuvre pratique, les étapes du projet, comme par exemple la phase de développement, sont subdivisées en périodes courtes, nommées « sprints », d'une durée d'une à quatre semaines chacune.
Ces itérations en cycles courts se concentrent sur la production de livrables opérationnels. (A noter ici que le livrable opérationnel ne signifie pas nécessairement que le produit est prêt à être proposé au public).
L'équipe peut alors obtenir des feedbacks de la part des clients et des usagers beaucoup plus fréquemment et rapidement qu'avec les process du Stage-Gate classique, et cela permet en retour à l'entreprise de recentrer ses efforts sur ce qui est le plus important. Elle y gagne aussi une meilleure réactivité aux changements du marché.

Quelle sont les différences entre les méthodologies Agile Stage-Gate et Agile ?

La différence la plus manifeste et la plus visible entre l'Agile Stage-Gate et la seule technique Agile consiste en ce que l'Agile Stage-Gate s'établit comme élément d'un process formel plus large tandis que les méthodologies Agile par définition évoluent dans une forme libre et flexible d'organisation.

Il y a d'autres différences plus subtiles. L'une d'entre elles réside dans le traitement significativement différent que réservent les deux approches à la notion de « sprint ».
Dans la méthodologie Agile classique, l'objectif d'un sprint est de lancer sur le marché des nouveaux produits, des nouvelles caractéristiques produit, ou encore des mises à jour produit, et ce, à une cadence très élevée. (Par exemple toutes les deux semaines).

Cette rapidité entre en contraste avec la nature même d'un robuste process Stage-Gate, qui, lui, demande plus de temps pour satisfaire le franchissement de ses nécessaires étapes et portes/gates.
Dans l'approche combinée, l'Agile Stage-Gate, les sprints deviennent une manière de produire des livrables concrets à chaque étape, des livrables que les acteurs majeurs ainsi que les décideurs pourront évaluer, critiquer, en approuver éventuellement l'évolution pour le passage d'une gate.
L'objectif de chaque étape n'est dès lors pas tant de livrer un produit final en lui-même mais bien plutôt un livrable presque finalisé qui, une fois approuvé par les Décideurs, pourra faire avancer le projet vers l'étape suivante du processus de développement produit.

Qu'est-ce qui distingue l'Agile Stage-Gate du Stage-Gate classique ?

Les deux approches partagent de nombreuses similitudes, et notamment une éthique commune de la gestion de projet.
Certaines caractéristiques distinctives cependant rendent unique l'Agile Stage-Gate, en particulier :

1. Le Process : Les équipes de gestion de projets/produits utilisent la méthode Scrum, y compris les réunions quotidiennes et le schéma d'organisation Scrum, le sprint backlog, la burndown chart, et autres outils parents.

1. Le Focus : Les équipes projet se consacrent à un projet à la fois et travaillent en général ensemble dans un espace partagé. Tandis que dans le modèle classique du Stage-Gate, il est courant que les équipes gèrent plusieurs projets à la fois, lesquels sont répartis entre plusieurs départements, bureaux, villes, fuseaux horaires, etc. La vitesse est ici le noyau central distinctif ; cela rend manifeste le besoin d'une équipe d'Agile Stage-Gate entièrement dédiée au travail à accomplir.

1. Le Plan : Le plan du projet lui-même, souvent représenté par un diagramme de Gantt, est rarement déterminé à l'avance. Il prend forme et matière à mesure que le projet évolue et passe par les différentes étapes. Par exemple, les produits ne sont en général définis qu'à 20% lors de l'amorce de la phase de développement (Contre 40 à 60% en ce qui concerne les process Stage-Gate conventionnels).

Avantages et inconvénients de l'Agile Stage-Gate

Nous l'avons signalé plusieurs fois déjà : chaque modèle Stage-Gate, dans des entreprises différentes, sera également différent. Chaque modèle Stage-Gate sera unique en son genre. Bien sûr, cela n'empêche pas de pouvoir transposer d'une organisation à une autre certaines best practices. Mais en fin de compte, quel que soit le process Stage-Gate qui est implémenté, il sera spécifique aux besoins d'une entreprise, de son activité et de ses produits.

L'Agile Stage-Gate détient intrinsèquement son lot d'avantages et ses quelques inconvénients. Voici lesquels :

Les avantages de l'Agile Stage-Gate

• Conception plus flexible
• Réactivité plus grande aux changements en temps réel
• Amélioration nette en productivité, en communication, et meilleure coordination de toute l'équipe autour du projet
• Meilleure humeur globale de l'équipe
• Hiérarchisation plus efficace des tâches
• Délai de lancement sur le marché réduit de 30% (en comparaison aux procédures du Stage-Gate classique)

Les inconvénients de l'Agile Stage-Gate

• Possible difficulté à maintenir les membres de l'équipe concentrés sur un seul projet
• Difficulté potentielle à relier les équipes projet à l'organisation de l'entreprise dans son ensemble
• Déconnexion entre les réquisits Agile et le système de récompense de l'entreprise
• Perception de la méthode comme encore trop bureaucratique
• Difficultés de mise à l'échelle des projets d'envergure interconnectés à de nombreux sous-projets
• Management peu aisé des équipes internationales divisées en de multiples bureaux
• Trop de temps passé en réunion (au lieu de travailler le fond du projet)
• Pas toujours évident d'acquérir l'adoption large du management*

* Cela peut découler d'une préférence pour une autre méthodologie de Gate ou alors de la croyance erronée que l'implémentation d'Agile va impliquer l'abandon de Stage-Gate. Pourtant, c'est loin d'être automatiquement le cas. Les techniques d'Agile peuvent bien entendues être appliquées à la méthodologie Stage-Gate, formant alors un système hybride qui associe le meilleur des deux approches.

Pourquoi l'Agile Stage-Gate fonctionne

En dépit de ses potentiels, ou perçus, inconvénients, de nombreux éléments attestent du bon fonctionnement de l'Agile Stage-Gate. Cette approche peut même s'avérer d'une extrême efficacité quand elle s'intègre à des types bien spécifiques de projet ou de méthode de gestion de projet. Trois raisons majeures expliquent cela :

1. L'Agile Stage-Gate est porteur d'innovation

L'Agile Stage-Gate compose avec l'incertitude. En effet les étapes qui passent par la technique des sprints rapides font progresser le projet en permettant aux équipes de tester et de valider les hypothèses en temps réel. En se fondant sur l'expérimentation et les attentes des clients-cible, cette approche offre non seulement une évolution plus naturelle au processus du développement produit, mais délivre également la possibilité d'une boucle itérative riche en feedbacks qui met en avant l'innovation réelle et l'esprit d'innovation.

2. L'Agile Stage-Gate est souple et ultra adaptatif

L'Agile Stage-Gate s'adapte à merveille aux modifications des paramètres et des exigences. Son approche expérimentale, son appétence aux tests et sa rapidité de développement sont bien supérieures à la procédure Stage-Gate classique. Cela donne aux équipes la possibilité d'identifier très vite les problème potentiels et de procéder à des changements majeurs très en amont. Sa grande flexibilité rend aisées les bifurcations à chacune des étapes du process, ce qui contribue à la réduction globale des tensions et des coûts.

3. L'Agile Stage-Gate est un accélérateur de développement

L'Agile Stage-Gate donne la main de manière performante aux équipes. Du fait que les équipes sont assignés à un seul projet, elles accélèrent le développement du projet, conservent l'élan acquis, et demeurent réactives bien plus efficacement que la plupart des équipes divisées géographiquement et aux projets multiples. Et comme elles travaillent en face-à-face tout au long du projet — typiquement dans un espace de travail commun —, la communication se trouve considérablement améliorée. (Par exemple, il n'y a pas à attendre les réponses aux emails des membres de l'équipe).

« Les itérations rapides des sprints de l'Agile Stage-Gate incitent à l'expérimentation et à de nombreux tests. De cette manière, les hypothèses-clés peuvent être rapidement examinées et validées, les incertitudes majeures sont levées, et ce, en temps réel au fur et à mesure que le projet avance. Robert G. Cooper

- Robert G. Cooper, Agile-Stage-Gate Hybrids:Combining the Best of Both Systems for Accelerated New-Product Development, 2018