Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement constituent une menace majeure pour la livraison de projets. Les processus PPM pourraient-ils vous aider à les gérer plus efficacement ? Pour en savoir plus, consultez notre dernier article.
La pandémie COVID-19 a révélé d'importantes faiblesses dans les chaînes d'approvisionnement mondiales. À l'été 2020, 73 % des responsables des chaînes d'approvisionnement ont signalé des problèmes liés à l'empreinte des fournisseurs. Cela a mis en évidence la nécessité d'un changement d'approche radical, 93 % d'entre eux déclarant qu'ils prévoyaient de renforcer la résilience de leurs chaînes d'approvisionnement dans les années à venir.
Mais la pandémie était loin d'être la première indication que les chaînes d'approvisionnement n'étaient pas suffisamment robustes ; elle n'était que le dernier défi en date de ce que S&P a appelé une « décennie de perturbations » pour les chaînes d'approvisionnement mondiales.
Ce qui soulève la question suivante : les entreprises auraient-elles pu être mieux préparées si elles avaient tiré des leçons de ces perturbations antérieures ? Et si oui, comment auraient-elles pu y parvenir ?
Les processus de gestion de portefeuille de projets (PPM) constituent une partie de la réponse. La méthodologie PPM aide les entreprises à adopter une approche souple et itérative de la conception et de l'exécution des projets. Par conséquent, elle peut vous aider à être plus agile et plus résilient dans la gestion et l'atténuation des risques liés à la chaîne d'approvisionnement.
Dans cet article, nous verrons pourquoi une approche proactive aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement est utile et comment les processus PPM peuvent vous aider à la mettre en œuvre.
Les effets des vulnérabilités de la chaîne d'approvisionnement
Une récente enquête menée auprès de professionnels de projets a révélé que les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement mondiale constituaient la deuxième préoccupation la plus fréquente pour l'avenir. Compte tenu de l'impact considérable que ces problèmes peuvent avoir, cela n'a rien d'étonnant.
Les vulnérabilités de la chaîne d'approvisionnement peuvent entraîner :
- Des retards de livraison. Seules 34 % des entreprises déclarent qu'elles terminent généralement ou toujours leurs projets à temps et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement contribuent fortement à maintenir ce chiffre à un faible niveau. En fin de compte, il est peu probable que vous respectiez vos délais si vous ne disposez pas des matériaux et des ressources nécessaires au moment où vous en avez le plus besoin.
- Des produits de mauvaise qualité. Si vos réseaux de fournisseurs existants ne peuvent pas vous livrer, vous devrez peut-être chercher d'autres sources d'approvisionnement pour éviter des fermetures coûteuses. Mais, la rapidité étant primordiale, il peut être difficile d'assurer et de maintenir la qualité. Et le problème se pose encore plus en amont. Après tout, vos fournisseurs peuvent être confrontés à leurs propres problèmes d'approvisionnement. Avez-vous la visibilité nécessaire pour vous assurer que la qualité est maintenue chez vos fournisseurs de niveau 2 ou 3 ?
- Un budget surchargé. Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement n'augmentent pas que vos coûts d'approvisionnement : les retards de livraison et les arrêts de production peuvent également accroître de manière significative les coûts de vos ressources. D'un coup, votre budget soigneusement établi commence à ressembler à un vœu pieux. La pénurie de puces semi-conductrices qui a suivi la pandémie en est un excellent exemple récent, avec des délais de livraison qui ont coûté des dizaines de milliards de dollars aux entreprises.
- L'inefficacité opérationnelle. Une gestion de projet réussie nécessite une coordination efficace entre les équipes. Mais, si des problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement conduisent votre équipe de fabrication à ne pas respecter les délais, vous risquez de constater que d'autres équipes ont affecté des ressources à des travaux qui ne peuvent plus être réalisés. Subitement, vos équipes qui ne peuvent pas progresser dans leurs tâches alors que d'autres sont débordées.
Chacun de ces effets est préoccupant. Ensemble, ils peuvent entraîner un désastre pour la livraison de projets.
Et il est important de noter que, dans notre monde densément interconnecté, même des événements distants peuvent causer des problèmes importants.
Des défis locaux à impact mondial : le cas de la catastrophe de Fukushima
L'une des raisons pour lesquelles les perturbations de la chaîne d'approvisionnement sont si préoccupantes est que même des événements qui semblent être localisés peuvent entraîner des répercussions mondiales. Rien ne le démontre plus clairement que la catastrophe nucléaire de Fukushima en 2011.
Déclenché par le tremblement de terre de Tōhoku, l'accident a déversé des matières radioactives dans le nord-est du Japon. Cette région est un centre de production pour de nombreuses grandes entreprises automobiles japonaises, notamment Honda, Toyota et Nissan. À la suite de la catastrophe, environ 500 fournisseurs ont été mis hors service.
Naturellement, cela a affecté la production nationale de voitures au Japon. La production de Toyota a chuté de 74 % en avril et celle de Honda de 81 %. Cependant, les pièces fabriquées dans le nord-est du Japon n'étaient pas seulement utilisées par les constructeurs japonais. L'industrie automobile mondiale dépendait du Japon pour un grand nombre des quelques 30 000 pièces qui sont utilisées lors de l'assemblage d'un véhicule standard.
En conséquence, cette perturbation s'est rapidement propagée et fait sentir dans le monde entier. Par exemple, des usines françaises appartenant à Peugeot Citroën et Opel, situées à quelque 6 000 kilomètres de la zone sinistrée, ont dû fonctionner à 40 % de leur capacité en raison d'une pénurie de capteurs fabriqués par Hitachi.
Le fait qu'un incident localisé ait provoqué une perturbation aussi importante a mené à une prise de conscience dans l'industrie automobile. Les principes de la chaîne d'approvisionnement "juste à temps" qui dominaient depuis les années 1980 et qui donnaient la priorité à l'efficacité plutôt qu'à la résilience, ont été réétudiés. En conséquence, des fabricants comme Toyota étaient mieux préparés que la plupart des autres entreprises à la pénurie de semi-conducteurs de ces dernières années.
5 processus PPM pour vous aider à surmonter les perturbations de la chaîne d'approvisionnement
Plus de dix ans après Fukushima, l'équilibre entre les préoccupations en matière de coûts et la capacité à gérer les perturbations reste un défi. Mais, c'est un défi que les processus PPM peuvent vous aider à relever.
Examinons cinq processus clés et voyons comment ceux-ci peuvent aider votre entreprise à être plus résiliente :
1. Identifier et hiérarchiser les projets importants
Au cœur de la gestion de portefeuille de projet se trouve une pratique appelée « réflexion sur le portefeuille ». Il s'agit d'aborder chaque projet d'un point de vue de l'ensemble du portefeuille plutôt que de manière isolée. Cela vous permet d'identifier les projets les plus importants, ainsi que ceux qui sont prioritaires d'un point de vue logistique. C'est sur ces projets que vous devez vous concentrer lorsque vous envisagez des mesures pour protéger votre chaîne d'approvisionnement, en diversifiant vos fournisseurs, par exemple, ou en renforçant les relations avec eux.
2. Exercer l'optionnalité
L'une des leçons que nous pouvons tirer de la « décennie des perturbations » est que, lors de la planification des projets, il faut s'attendre à l'inattendu. En acceptant qu'une certaine forme de perturbation est inévitable, nous pouvons nous préparer de manière plus efficace. Et c'est exactement ce qu'implique l'optionnalité. L'optionnalité consiste à aborder les projets en gardant à l'esprit l'adaptabilité et en s'assurant que l'on dispose de plusieurs options quant à la manière de procéder à tout moment. Ainsi, si les circonstances changent et que, par exemple, des retards sont rencontrés dans la chaîne d'approvisionnement, vous pouvez rapidement reconfigurer votre approche.
3. Mettre en place des équipes interfonctionnelles
Si vous voulez exercer l'optionnalité, vous devez disposer d'équipes capables de s'adapter rapidement à l'évolution des priorités. Pour cela, il faut adopter une approche transversale.
Si les compétences essentielles sont cloisonnées dans une équipe particulière, vous risquez de ne pas disposer des connaissances nécessaires pour avoir une réaction rapide. Au lieu de mettre en œuvre une solution, vous essayez d'organiser des réunions, de partager les meilleures pratiques ou de chercher des réponses à des questions urgentes.
Si vos équipes disposent d'un équilibre entre les compétences stratégiques et techniques, elles n'auront pas besoin d'attendre. A contrario, elles pourront élaborer et exécuter rapidement des plans d'urgence et ainsi peut-être même vous donner un avantage sur vos concurrents.
4. Allier la gestion et l'atténuation des risques
Un plan de gestion des risques solide est un élément essentiel du PPM. Il s'agit d'anticiper les risques auxquels est confronté un projet donné et la manière dont ces risques peuvent avoir un impact en cascade sur l'ensemble de votre portefeuille. Si des problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement mettent en péril les délais d'un projet, comment cela affecte-t-il l'allocation des ressources pour les projets concomitants ?
S'il est important de disposer d'un plan de gestion des risques, il est tout aussi important d'identifier de manière proactive les moyens de les atténuer. Vous ne pourrez peut-être pas empêcher une catastrophe telle que celle de Fukushima, mais vous pouvez mettre en place une infrastructure de chaîne d'approvisionnement qui évite les points de défaillance uniques. Vous serez ainsi moins exposé à des perturbations extérieures inattendues.
5. Mettre en œuvre un outil PPM
Chacun des processus ci-dessus présente des avantages considérables pour faire face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Cependant, les appliquer à l'ensemble de votre portefeuille de projets peut s'avérer décourageant, en particulier parce que vous voudrez assurer une application cohérente au sein de votre organisation.
Un outil PPM comme Planisware peut vous aider à adopter des processus PPM de manière cohérente et rationalisée. Toutes vos équipes disposeront d'outils pour planifier les budgets, allouer les ressources et suivre les progrès dans l'ensemble de votre portefeuille. Si, ou quand, une perturbation survient, vous serez bien préparé à agir.
