Quelques questions qui pourraient vous aider à déceler des points à améliorer.
Imaginez un instant que vous êtes membres du comité de direction, Project Steering Committee, d'un projet, quelles questions poseriez-vous au/à la manager de projet ? Certaines questions que vous poserez pourraient apporter une réelle valeur au projet. Cependant, si votre profession n'a jamais été celle de chef de projet, il peut s'avérer difficile de contribuer.
En même temps, qui n'est pas chef de projet ?
Vous êtes tous à la fois porteurs et acteurs de projets dans vos vies quotidiennes. Ceci ne fait pas de vous des managers de projets professionnels mais cela peut vous donner l'impression de savoir de quoi il en retourne. Alors, est-ce vraiment le cas ? Saurez-vous comprendre le réel état d'avancement du projet, ses risques, son environnement, ses challenges ?
Voici quelques questions qui pourraient vous aider à déceler des points à améliorer ou à clarifier lors d'une revue de votre propre projet :
1. Avez-vous fait bon casting pour votre équipe projet ?
Un projet se mène rarement seul et les coûts humains composent souvent une partie majeure des dépenses des projets : Temps, investissements, formations, management du facteur humain dans les relations. La sélection des bonnes personnes pour travailler sur le projet est donc toujours critique. Par exemple, il a été observé sur les projets de développements de logiciels que la productivité et la performance de certaines équipes peut aller jusqu'à 5 fois celles d'autres équipes (pour un même budget). De plus, la bonne équipe livrera plus vite. Le produit sera de meilleure qualité et l'ambiance de travail bien plus agréable. Il est donc particulièrement important de comprendre vos assomptions de chef de projet sur les capacités de l'équipe que vous mettez en place pour votre projet. Pas seulement les compétences techniques de chacune et chacun mais aussi leur capacité à bien travailler ensemble. Si vos suppositions sont erronées, le projet peut rapidement et irrémédiablement dérailler et ne jamais livrer les livrables que vous attendez.
2. Quelle est votre analyse des parties prenantes sur votre projet ?
Vous allez solliciter de nombreuses personnes en dehors de l'équipe projet pour atteindre vos objectifs. Votre projet va aussi probablement impacter d'autres personnes en dehors du projet, peut-être indirectement. Ce seront les utilisateurs finaux des livrables de votre projet et du produit que vous allez concevoir. Ce seront aussi les responsables de ressources dont vous allez avoir besoin pour construire les livrables et mener à bien votre projet.
Peut-être également devez-vous ajouter à la liste certains experts qui partageront leurs avis avec vous, d'autres contributeurs occasionnels, les organisations opérationnelles qui déploieront le produit...
Il est critique que vous complétiez une bonne identification de toutes vos parties prenantes puis une analyse de leurs motivations, de leurs impacts potentiels sur le projet, ainsi que leur contribution et positionnement personnel par rapport à votre projet. Les avez-vous bien engagées sur le projet ? Comprennent-elles les bénéfices qu'elles pourront en tirer pour elles-mêmes, les avez-vous-même simplement consultées pour qu'elles se sentent impliquées ? Enfin, seront-elles supportrices ou détractrices ?
3. Comment avez-vous estimé l'effort total sur votre projet ?
Attention, vous avez probablement tendance à sous-estimer les efforts, le temps et les investissements personnels que votre projet va nécessiter. Et ceci est normal car il vous tient à cœur. Mais, prenez un peu de recul. Avez-vous bien listé toutes les activités nécessaires. D'où proviennent les estimations de durée et efforts sur les tâches de votre projet ? Qu'est-ce qui vous permet de dire qu'elles sont correctes ?
En effet, il existe autant de bonnes façons d'estimer un projet que de mauvaises. Tant que vos réponses restent vagues ou très approximatives, exigez de vous-même de les approfondir et de ne les approuver que quand vous aurez des estimations plus fiables.
Questionnez vos méthodes de calcul et revoyez les métriques que vous avez utilisées. Vous voulez vous assurer que votre projet pourra être exécuté dans les délais prévus et avec les ressources identifiées.
4. Posez-vous la question du chemin critique
Savez-vous mettre en évidence le chemin critique dans votre décomposition et dans le séquencement des tâches de votre projet ? Comment avez-vous construit votre échéancier ? Quels en sont les jalons clés ? Où se trouvent les dépendances critiques entre les tâches ? Comment avez-vous déterminé le séquencement de ces tâches et l'allocation des efforts, des ressources et leurs durées ?
Comme pour les estimations, vous voulez vous assurez d'avoir mis suffisamment de réflexion et de méthode dans la construction du planning. La question sous-jacente est : « Quelles tâches si elles venaient à déraper pourraient tuer votre projet ? ».
5. N'oubliez pas de vous demander aussi : « Qu'est-ce que je n'ai pas inclus dans mon plan de projet ? »
Quelles activités ou livrables doivent se produire en dehors de votre plan pour assurer le succès de votre projet ? Il est important d'être clair sur ce point car il est source de risques financiers avec des dépenses non budgétées. Il peut aussi générer des retards dus par exemple à l'indisponibilité de ressources qui ne sont pas dédiées à votre projet.
Le pire serait probablement de n'avoir pas prévu toutes les tâches d'analyse des besoins et de communication sur le projet pour éviter un rejet de la solution par ses futurs utilisateurs.
6. Quels sont vos risques majeurs sur les paramètres temps et coûts ?
Les projets qui réussissent rencontrent autant d'obstacles que ceux qui échouent.
La différence est qu'ils ont anticipé ces problèmes, prévu des ripostes, budgété des ressources pour leur faire face.
En sus des risques majeurs sur votre projet que vous aurez certainement listés et estimés, il est intéressant de vous demander :
« Comment saurais-je quand ce risque que j'entraperçois est en passe de se matérialiser ? Aurais-je assez de temps pour pouvoir agir sur lui et en réduire les conséquences ? Quel est mon plan de mitigation de ce risque ? ».
7. Comment allez-vous suivre la progression de votre projet ?
En fonction du mode d'estimation utilisé (voir plus haut), vos métriques de suivi de projet devraient déjà être identifiées pour pouvoir suivre le « réalisé » par rapport au « reste à faire ». En effet, suivre les coûts dépensés est nécessaire mais ne suffit pas à connaitre l'état réel d'avancement du projet. Vous pouvez avoir dépensé 60% des coûts et réalisé seulement 20% des tâches comme l'inverse.
En tant que chef de votre propre projet, vous devez pouvoir donner à tout instant la progression de votre projet en termes de jalons passés avec succès, de livrables réalisés et quelles sont vos prochaines échéances...
8. Enfin, comme on le dit dans les méthodes Agile « quand saurez-vous que vous avez fini ? »
Les projets personnels sont souvent plus nébuleux que vos autres projets professionnels. La complétude de votre projet n'est pas seulement d'avoir livré le bon livrable attendu au bon moment. Il faut aussi par exemple que le produit de vos efforts tienne l'épreuve du temps et que le chemin parcouru pour le réaliser ait été à la fois agréable et enrichissant.
Les projets personnels ont aussi tendance à ne jamais se terminer. Vous voulez toujours faire plus, aller plus loin, perfectionner le résultat... Il faudra bien pourtant mettre en point final à votre projet, sinon ce n'en était pas un car tout projet à un début et une fin.
9. Questions subsidiaires: Comment pourriez-vous accélérer votre projet de 25% ? Quels 10% de votre projet pourraient être éliminés voire jamais faits sans que cela nuise au résultat escompté ?
Il sera bien sûr difficile, même en augmentant significativement vos ressources, de compresser les délais de réalisation de 25% sans réduire le périmètre du projet. Alors, soyez prêts à répondre le plus honnêtement possible à cette question : « Que pourrais-je éliminer dans les livrables de mon projet pour atteindre tout de même mon objectif et apporter une valeur maximale plus rapidement ? ». En d'autres termes plus Agiles, quel est votre MVP, votre Minimal Valuable Product, votre produit ou livrable minimal qui satisferait vos attentes ?
10. Quels bénéfices additionnels pouvez-vous tirer au niveau professionnel à appliquer cette approche sur votre propre projet ?
Au fil de votre évolution professionnelle, vous monterez certainement en responsabilités dans votre organisation (je vous le souhaite sincèrement). Hors, comme la plupart des nouvelles initiatives sont menées en mode projet, il arrivera immanquablement un moment où l'on vous demandera de rejoindre un comité de direction de projet ou Project Steering Committee.
Grâce à cette petite liste que vous aurez déjà expérimentée sur votre projet personnel, vous serez prêts à poser quelques questions pertinentes qui apporteront de la valeur à vos managers de projets !
