Comment améliorer les processus de gestion des activités et assurer le suivi à des fins d'arbitrage et de pilotage ?
Monoprix est une entreprise française appartenant au secteur du commerce et de la distribution fondée en 1932. Elle fait partie à 100 % du groupe Casino depuis juillet 2013. Essentiellement implanté en centre-ville, Monoprix est à l’origine du retour des formats de proximité en France. Le Groupe Monoprix est constitué d’environ 20.000 salariés regroupés au sein de 25 sociétés juridiques.
Comment améliorer les processus de gestion des activités et assurer le suivi à des fins d'arbitrage et de pilotage ? C'est pour répondre à l'ensemble de ces enjeux que Monoprix s'est tourné vers la solution Orchestra.
Quelques chiffres
- 120 chefs de projets
- 450 contributeurs
- 500 projets IT
- ROI : 50 % des performances de planification et de suivi
Contexte
C’est en 2014 que Monoprix réorganise sa DSI et décide d’implanter un outil de gestion de projets.
En effet, la DSI souhaite livrer plus de projets dans les délais requis. Elle souhaite également mutualiser les échanges d’information et trouver un outil commun pour tous ses services. C’est dans cette démarche que la DSI de Monoprix fait le choix d’adopter un outil de gestion de projets afin de piloter les portefeuilles de projets du SI.
La solution Planisware Orchestra
Après une procédure d’appel d’offre sur 3 éditeurs, le choix s’est tourné vers Planisware Orchestra.
Orchestra est la solution retenue car elle répond au cahier des charges et aux exigences des Directions de Monoprix. Pour eux, la solution répond à leurs enjeux :
- Un outil simple d’utilisation et ergonomique
- Facile à intégrer
- Qui s'adapte aux différents métiers DSI et Direction technique et propose une large couverture fonctionnelle. Cela permet d’éviter tous déploiements spécifiques coûteux et difficilement maintenables.
Leur utilisation
C’est en septembre 2015 que Monoprix met en place Orchestra. Avec, comme mentionné ci-dessus, une DSI de 240 personnes, 40 chefs de projets, un PMO de 3 personnes, l’outil doit permettre de piloter de façon transverse entre 100 et 200 projets par an. Les modules d’Orchestra les plus utilisés sont la planification projet, les portefeuilles et la gestion de l’activité des ressources.
Avec l’utilisation d’Orchestra, la DSI Monoprix en tire plusieurs avantages notamment en termes de visibilité sur la capacité des ressources.
Planisware Orchestra permet de renforcer la culture de la responsabilité et de l’engagement et de renforcer la souveraineté des chefs de services dans l’affectation de leurs ressources. Explique Bernard Wirtz
La solution permet de piloter efficacement les budgets et offre une vision multi projets qui facilite la prise de décision.
Selon lui,
La direction a beaucoup d’exigences dans la qualité et la fiabilité des données saisies dans l’outil. La simplicité de la solution offre à toutes les parties prenantes la possibilité de vérifier leurs données facilement. Orchestra assure un niveau de contrôle efficace sur l’ensemble des projets et permet à la Direction de prendre des décisions plus facilement.
Les facteurs clé principaux de succès de la mise en œuvre d’Orchestra sont la formalisation de la méthodologie projet couplée à une équipe dédiée à l’accompagnement et au suivi de l’utilisation de la solution de gestion de projets.
La mise en place de la solution Orchestra s’inscrit sur une approche sur le long terme, et accompagne l’évolution de la maturité de l’organisation. Démarrer la solution avec toutes les modules standards accessibles est un vrai plus mais si c’était à refaire, je conseillerai d’échelonner la mise en service des fonctionnalités en fonction de l’acquisition de la maturité en gestion de projets. Conclue Monsieur Wirtz
Merci à Bernard Wirtz, Ingénieur Méthode/Qualité, et Naima Fellouh, responsable PMO pour leur retour d'expérience sur leur utilisation d’Orchestra au sein de la DSI de Monoprix.