Le parcours de TotalEnergies vers une gestion de portefeuille stratégique

Priorité aux projets, énergie plus propre et innovations, la gestion de projets globaux dans le secteur de l'énergie implique de parcourir un chemin semé d'exigences réglementaires et de défis liés aux projets. Pourtant, malgré ces complexités, Frédéric Calderini, Product Owner d'Harmony chez TotalEnergies, reste optimiste : "Avec notre transformation en entreprise multi-énergie, nous élargissons encore notre gamme d'activités, nous visons à réduire nos émissions de carbone de 25 % et nos émissions de méthane de 80 % d'ici à 2030." Il ne fait aucun doute que ces objectifs laissent entrevoir que l'industrie de l'énergie continue de connaître une croissance substantielle, notamment grâce aux énergies renouvelables.

TotalEnergies, l'un des leaders du marché mondial de l'énergie, emploie plus de 100 000 personnes dans le monde. L'entreprise se consacre actuellement à la transition vers des pratiques énergétiques plus durables, en gérant un large portefeuille qui comprend le pétrole et le gaz, le solaire, l'éolien, le biogaz, l'hydrogène et d'autres énergies, y compris les nouvelles molécules. C'est pourquoi TotalEnergies s'engage à améliorer continuellement son innovation en matière de solutions énergétiques sur plusieurs continents, dans l'ensemble de ses portefeuilles.  

Cet engagement a conduit TotalEnergies à adopter Planisware, à travers un système baptisé " Harmony " en interne, conçu pour s'aligner sur les objectifs de ses projets d'envergure. Mais comment TotalEnergies en est-il arrivé à la conclusion qu'un outil de gestion de portefeuille de projets pouvait apporter une valeur ajoutée à ses projets ? La décision de mettre en place une solution PPM ne s'est pas faite du jour au lendemain, tant les décisions et les enjeux étaient nombreux. 

Défis liés à la clientèle et à l'allocation des ressources

Au départ, l'un des principaux défis à relever était la gestion d'un portefeuille aussi vaste qui devait s'aligner étroitement sur les priorités des clients, allouer efficacement les ressources aux activités stratégiques et maintenir des calendriers cruciaux en raison d'investissements importants et d'implications fiscales spécifiques à chaque pays. 

"Dans notre secteur, nous devons allouer nos ressources aux activités les plus stratégiques et établir un plan de charge cohérent, le respect des calendriers des projets est vraiment critique en raison des investissements massifs, qui se chiffrent souvent en milliards de dollars, et aussi en raison de l'impact fiscal sur les pays dans lesquels nous opérons", déclare Frederic Calderini.  

C'est pourquoi l'entreprise a dû mener des recherches approfondies pour trouver une solution flexible avec une interface conviviale, qui puisse s'adapter à ses besoins. Planisware a été choisi pour leur permettre de prioriser efficacement les projets et de gérer le flot d'idées innovantes proposées au sein de leurs équipes et d'identifier les goulots d'étranglement dans des spécialités spécifiques qui nécessitent un renforcement ou une sous-traitance.

"Harmony (Planisware) est une solution numérique qui s'inscrit dans notre stratégie de gestion efficace de nos projets internationaux", note M. Calderini. "Elle nous permet de réaliser des projets de grande valeur dans le respect des délais et du budget, en maximisant notre portée et notre impact à l'échelle mondiale. 

Les 4 piliers de TotalEnergies pour une mise en œuvre réussie  

Néanmoins, le changement n'est jamais facile. C'est pourquoi, après avoir déterminé qu'une solution de gestion de projet n'était plus une option, mais une exigence, l'entreprise a adopté quatre piliers qui ont facilité ce processus de transformation pour l'ensemble de ses utilisateurs pendant la phase de mise en œuvre.    

• La communication : une stratégie de communication était essentielle. Bien avant le lancement, TotalEnergies a élaboré un plan visant à informer tous les utilisateurs potentiels du nouveau système, afin de les sensibiliser et de faciliter la transition. 
• Formation : conscient de l'importance de la compétence des utilisateurs, TotalEnergies a organisé une formation approfondie pour plus de 1 000 employés, en utilisant des supports de formation conçus pour maximiser les résultats de l'apprentissage. 
• Communauté : pour favoriser l'émergence d'une communauté d'utilisateurs, des mises à jour régulières et des informations ont été partagées par le biais de messages sur Yammer, six semaines avant la mise en service. Cette initiative a commencé par des messages hebdomadaires, qui sont ensuite devenus bihebdomadaires, afin de garantir un engagement et un soutien continus à tous les utilisateurs. 
• Adoption : enfin, pour améliorer encore les taux d'adoption, TotalEnergies organise désormais des webinaires réguliers axés sur les principales fonctionnalités d'Harmony, associés à des sessions périodiques de questions-réponses pour aborder des thèmes spécifiques. Ces séminaires sont complétés par des ateliers sur mesure, adaptés aux différents niveaux de maturité des différentes entités organisationnelles. 

2 300 ingénieurs contribuent à l'initiative de hiérarchisation des projets  

Actuellement, avec 2 300 ingénieurs utilisant Harmony sur neuf sites différents dans trois pays, la plateforme est devenue partie intégrante de la transformation numérique en cours, où Frédéric partage un aperçu rapide de la mécanique au sein d'Harmony. 

"Les services, que nous appelons activités, sont principalement générés par les responsables des lignes de clients. Ces responsables spécifient les demandes de ressources génériques au niveau de l'entité, qui alimentent ensuite les plans de charge des gestionnaires de ressources des lignes techniques, qui assignent des tâches à des individus par leur nom, le tout dans le cadre d'un seul et même système." 

Le système prend en charge environ 350 chefs de service et 250 gestionnaires de ressources, ainsi que 120 responsables de budget. Les gestionnaires sont mieux équipés pour prendre des décisions rapides et éclairées, ce qui permet de résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. L'entreprise a vu ce système à l'œuvre dans la gestion du budget 2025 afin de gérer le cycle de construction budgétaire et stratégique du portefeuille de projets. 

"Pour construire le budget 2025, nous avons copié toutes les activités, ce que nous appelons les services, dans le module portefeuille stratégique avec les réalisations 2023 et les heures prévues pour 2024. Cela simplifie grandement la saisie et l'analyse pour les responsables budgétaires qui, avec le budget 2024, disposent de 3 sources d'information pour élaborer leur budget 2025.

Ensuite, une fois le budget 2025 validé par le COMEX, nous recopions les informations 2025 dans le module service, créant automatiquement les tâches et les heures planifiées pour 2025" - Frédéric Calderini 

Mais cela ne s'est pas arrêté là. L'intégration de Planisware avec les systèmes RH et financiers a encore amélioré les opérations, renforçant l'ambition d'un meilleur parcours de transformation numérique. Le processus de mise en œuvre, achevé en six mois, fait encore l'objet d'améliorations et d'adaptations continues. La plateforme en est actuellement à son 11e Sprint, et de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées chaque trimestre, ce qui témoigne d'un engagement en faveur d'améliorations continues.

Alors qu'Harmony continue d'évoluer, Frédéric Calderini souligne l'avenir de cette initiative : "Notre voyage ne s'arrête pas là. Nous prévoyons d'étendre les fonctionnalités d'Harmony, d'intégrer la GenAI pour faciliter la vie de nos utilisateurs, d'améliorer la qualité de nos données, de permettre une meilleure interrogation des données et de continuer à améliorer la gestion stratégique de notre portefeuille.

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