Comment la gestion de portefeuille de projets unit les PMO locaux et globaux

Quels sont les indicateurs clés de la maturité d'un PMO ?

Bien sûr, il existe de nombreuses réponses valables à cette question. Mais l'un des indicateurs clés est la capacité à aligner les projets sur les objectifs stratégiques. Selon une étude du Project Management Institute (PMI), 94 % des PMO matures contrôlent en permanence l'alignement des projets. En comparaison, seuls 38 % des PMO le font.

Cela souligne l'importance de la méthodologie de gestion de portefeuille de projets (PPM). La mise en œuvre du PPM permet d'établir un lien puissant entre la stratégie de haut niveau et la réalisation des projets.

Pour les entreprises internationales, la gestion de portefeuille de projets est encore plus précieuse. Avec des projets dispersés à travers des sites, des cultures et des fuseaux horaires, le maintien de l'intégration avec vos objectifs principaux nécessite des efforts constants. La gestion de projet vous aide à façonner et à diriger cet effort de manière efficace.

Dans cet article, nous examinerons les avantages de la gestion des projets PPM du point de vue des entreprises internationales. Nous montrerons comment le PPM peut vous aider à rassembler des informations provenant de l'ensemble de votre entreprise. Et, en conséquence, contribuer à unifier vos stratégies de gestion de projet au niveau global.

Amélioration continue de la gestion du portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets n'est pas un ensemble statique de pratiques : c'est là la clé de son importance pour les entreprises mondiales. Au contraire, la gestion de portefeuille de projets est un processus d'amélioration continue.

Au fur et à mesure du déroulement de chaque projet, il génère des connaissances que vous pouvez appliquer aux projets ultérieurs. Cela est vrai, quel que soit le succès d'un projet. D'ailleurs, nous pouvons même tirer des leçons des projets abandonnés.

Grâce à ces améliorations progressives et itératives, vous pouvez atteindre vos objectifs :

• Une benchmarking efficace. Les projets achevés fournissent de nombreuses données sur les performances de votre entreprise. Ces données sont particulièrement faciles à utiliser et à exploiter si vous utilisez un logiciel de gestion de projets et elles peuvent vous aider à adapter vos indicateurs clés de performance et à établir des calendriers plus précis pour les projets ultérieurs.
• Une efficacité accrue. Quelles ont été les défis rencontrés dans vos précédents projets ? En identifiant les goulets d'étranglement et en analysant les mesures correctives, vous pouvez normaliser et affiner vos processus. Tout cela permet de rationaliser l'exécution des projets.
• Une amélioration de l'alignement stratégique. En évaluant les écarts entre les objectifs et les résultats d'un projet, vous pouvez identifier où se situent les décalages. Ce qui vous permet d'améliorer vos processus pour maintenir l'orientation stratégique.

Et pour les entreprises d'envergure mondiale, il y a un autre avantage. L'amélioration continue peut contribuer à lier la stratégie globale à la mise en œuvre locale.

Voyons ce que cela donne en pratique.

L'amélioration continue entre les PMO globaux

Tout d'abord, il est important de reconnaître que les PMO mondiaux et locaux auront des points d'attention différents. Bien entendu, ils partagent l'objectif de réaliser des projets de manière cohérente et efficace. Toutefois, ce faisant, ils auront également leurs propres préoccupations :

• Le PMO mondial mettra davantage l'accent sur la stratégie organisationnelle au plus haut niveau. Il doit réfléchir à la meilleure manière d'équilibrer l'allocation des ressources entre les différents projets. Il doit également mettre l'accent sur la normalisation et la cohérence.

• Les PMO locaux devront être plus sensibles aux contextes spécifiques dans lesquels ils opèrent. Leur priorité sera d'adapter les processus généraux de gestion de projets aux conditions locales. Par exemple, respecter les normes culturelles et répondre aux exigences réglementaires.

Malgré ces différences, l'optimisation progressive de la gestion de projets peut contribuer à unir les PMO mondiaux et locaux. Elle crée une tâche commune qui consiste à améliorer l'efficacité de la réalisation des projets dans l'ensemble de l'entreprise.

Voici comment :

1. L'adaptation des résultats de projets mondiaux aux contextes locaux

Les projets menés par le PMO global peuvent servir, dans un premier temps, d'un type de bibliothèque de référence pour les PMO locaux. Les PMO locaux peuvent examiner les résultats des projets et identifier les approches susceptibles de s'adapter efficacement à leur contexte spécifique.

Par exemple, le PMO mondial peut avoir développé et mis en œuvre avec succès une méthodologie de gestion de projets. Celle-ci peut inclure des techniques avancées de planification de projets, des méthodologies agiles, des stratégies de gestion de risques et des plans de communication efficaces avec les parties prenantes.

Le PMO local peut être chargé d'un projet de développement d'infrastructure, tel que la construction d'un nouveau système de transport. Bien que le projet lui-même soit différent des projets typiques gérés par le PMO global, le PMO local peut utiliser en libre-service des aspects spécifiques de la méthodologie du PMO global qui répondent à ses besoins et à ses exigences.

2. La remontée des résultats des PMO locaux vers les PMO globaux

Au fur et à mesure que le PMO local adapte des éléments de la stratégie du PMO global, il constitue un précieux réservoir de données. Le PMO global peut identifier les domaines dans lesquels la stratégie a produit les résultats escomptés. Et, surtout, où elle a rencontré des obstacles inattendus.

Par exemple, le PMO local peut avoir adopté des stratégies de projets qui se sont avérées efficaces pour le PMO global. Toutefois, en raison des différences de disponibilité du personnel et d'une base de connaissances plus restreinte, il peut s'avérer impossible d'atteindre des niveaux de ressources équivalents avec un budget comparable.

3. La normalisation et la généralisation

Grâce à ces données de mise en œuvre transmises au PMO mondial, ce dernier peut se faire une idée des processus de gestion de projets qui résistent aux changements de contexte. Cela lui permettra d'élaborer un modèle normalisé pour la livraison des projets, ce qui pourra ensuite s'avérer utile dans de nombreux contextes locaux différents.

Grâce à cette boucle de rétroaction, les projets locaux seront moins susceptibles de se heurter à des obstacles inattendus dus aux différences régionales. Les PMO locaux bénéficient d'une orientation claire et efficace. Et le PMO mondial bénéficie d'une approche uniforme dans toutes les régions.

Pour illustrer le fonctionnement pratique de ce processus, prenons un exemple concret : l'expérience de British American Tobacco (BAT).

La puissance de la boucle de rétroaction du PMO : British American Tobacco

Célébrant sa 120e année d'activité en 2023, BAT est actuellement la plus importante compagnie de tabac au monde en termes de chiffre d'affaires net.

Mais son succès à long terme et sa portée mondiale n'ont pas été sans heurts. Pour devancer ses concurrents et s'adapter aux marchés régionaux, BAT a dû modifier son approche.

En conséquence, elle offre un exemple probant de la manière dont les conditions locales peuvent entraîner des changements globaux.

Le défi

Dans les années 1980 et 1990, le marché sud-américain était particulièrement compétitif dans l'industrie du tabac. Au cours de cette période, BAT et son principal concurrent, Philip Morris, ont dû faire face à une intégration commerciale croissante dans la région. Cette intégration avait pour but de stimuler la production locale et de limiter les importations dans la région, ce qui n'était pas une bonne nouvelle pour ces deux compagnies.

Cependant, la structure organisationnelle de BAT rendait cette tâche particulièrement difficile. Alors que Philip Morris avait historiquement concentré son expansion mondiale sur une seule marque puissante (Marlboro), BAT avait adopté une approche différente. Elle possédait de nombreuses filiales sur des marchés clés, y compris en Amérique du Sud, et celles-ci opéraient toutes de manière autonome.

Cela signifiait que BAT ne disposait pas d'une stratégie claire et intégrée. Même au sein d'une même région, ses filiales poursuivaient des objectifs différents et utilisaient des critères distincts pour les suivre. Lorsque l'intégration commerciale est devenue une priorité dans la région, Philip Morris a tiré parti de sa stratégie coordonnée. BAT s'est donc trouvée confrontée à des risques importants pour sa part du marché.

La stratégie locale et globale

Pour relever ce défi, BAT a développé deux projets clés, l'un local et l'autre mondial. Ces projets sont les suivants

• le projet Rubicon. L'objectif de ce projet était de restructurer les opérations régionales de BAT. Les marchés nationaux spécifiques étaient auparavant supervisés par des « directeurs territoriaux ». Désormais, BAT a introduit des « directeurs régionaux » pour assurer une surveillance plus large ainsi qu'une intégration stratégique. Elle a également mis en place des unités commerciales régionales pour aider à coordonner ce processus dans des zones géographiques plus étendues.
• le projet Stem. Ce projet impliquait une restructuration globale de BAT, avec pour objectif de rationaliser et d'intégrer pleinement les unités opérationnelles régionales dans le cadre d'une stratégie définie et parfaitement cohérente au niveau mondial. Ces unités seraient alors en mesure d'adopter une approche normalisée tout en s'adaptant aux différences locales.

Cette double approche a permis à BAT de développer une boucle de rétroaction efficace entre les projets mondiaux et locaux. Comme nous l'avons vu plus haut, cette approche a permis à BAT d'intégrer les réussites locales dans des modèles standardisés. Et, à leur tour, ces modèles ont alimenté des stratégies plus larges.

Au début des années 90, l'intégration commerciale s'est poursuivie dans le monde entier, ce qui s'est avéré particulièrement utile. Grâce aux leçons tirées de l'adaptation au Pacte Andin, BAT était bien placé pour s'attaquer à la croissance et à l'intégration simultanées de l'Espace économique européen (EEE).

La mise en œuvre du PPM à l'échelle mondiale

L'exemple de BAT montre que l'alignement des initiatives locales sur la stratégie globale de l'entreprise peut rapporter de considérables dividendes.

Les avancées technologiques des dernières décennies n'ont fait que faciliter ce type d'approche. Avec le développement de solutions PPM basées sur l'informatique dématérialisée (le cloud), la gestion de projets sur plusieurs sites est devenue réalisable pour les entreprises à toutes les échelles.

Les technologies de rupture continuant à transformer notre façon de collaborer, c'est le moment idéal pour adopter des solutions numériques.