Comment le PMO rationalise la communication du projet : L'art de mobiliser les parties prenantes

"Les compétences techniques sont importantes, mais la compréhension des interactions entre les personnes l'est tout autant. En fin de compte, les projets sont réalisés par des êtres humains. Nous devons l'apprécier à sa juste valeur. Nous devons y travailler." - Luis Revilla, directeur des ressources humaines, Softtek

L'un des rôles clés du PMO est de faciliter la communication entre les parties prenantes du projet. Si tout le monde ne travaille pas en tandem, les projets peuvent facilement tomber dans le désordre et les équipes peuvent perdre de vue les objectifs. Bien entendu, la mobilisation des parties prenantes est souvent plus facile à dire qu'à faire.

Lorsque nous parlons d'engagement ou de gestion des parties prenantes, nous devons reconnaître un fait sous-jacent : les parties prenantes ne sont pas toujours désireuses ou capables d'être des "parties prenantes" efficaces.

Prenons l'exemple de vos hauts responsables. Ils doivent tous jongler avec de multiples priorités. Comment pouvez-vous vous assurer que votre projet n'est pas un élément de plus sur leur liste de choses à faire ? Et comment pouvez-vous vous assurer qu'ils accordent toute leur attention aux mises à jour de l'état d'avancement de votre projet ?

Vous ne devez pas fermer les yeux sur le désengagement. Après tout, il peut représenter un risque majeur pour votre projet, en particulier lorsqu'il émane de votre commanditaire ou d'autres décideurs clés. Les parties prenantes à fort pouvoir, mais à faible intérêt, sont les "bombes non explosées" de la gestion de projet, pour reprendre les termes du PMI.

Pour maintenir votre projet sur la bonne voie, vous devrez combiner des processus clairement définis avec la capacité de tenir vos parties prenantes informées et engagées. En d'autres termes, outre la science de la gestion de projet, vous devrez maîtriser l'art de mobiliser les parties prenantes.

Et le développement de cet art commence par l'amélioration de la communication de votre projet.

Pourquoi les parties prenantes ont besoin d'une meilleure communication sur les projets

Les parties prenantes de votre projet constituent un groupe diversifié de personnes ayant des points de vue très variés.

Par exemple, les équipes opérationnelles peuvent avoir une vue rapprochée de la mise en œuvre quotidienne, mais ne pas avoir une vision plus large. De leur côté, les cadres supérieurs peuvent avoir une vision stratégique mais perdre de vue l'exécution quotidienne.

Pour que tout le monde reste pleinement impliqué dans votre projet, vous devrez vous adresser efficacement aux personnes situées aux deux extrémités de ce spectre. Pour ce faire, vous devrez vous concentrer sur quatre domaines clés :

Des rapports efficaces

38 % des employés et des cadres déclarent recevoir une quantité "excessive" d'informations. Pour les cadres supérieurs en particulier, cette surcharge d'informations peut entraîner des difficultés à prendre des décisions.

Si vous voulez éviter que des mises à jour essentielles ne se perdent dans tout ce bruit, vous devez réfléchir soigneusement à la manière et au moment de fournir des rapports :

• Comment ? Un courriel peut se perdre dans la boîte de réception débordante de votre parrain. En revanche, une réunion en face à face peut être difficile à obtenir et peser inutilement sur son emploi du temps. Pour certaines parties prenantes, un tableau de bord dédié au projet peut être la meilleure solution.
• Quand? Si vos mises à jour sont trop fréquentes, elles peuvent devenir un fardeau indésirable. Mais si elles sont trop occasionnelles, votre projet risque de se perdre parmi d'autres préoccupations. Permettre aux parties prenantes d'accéder en libre-service aux données du projet et aux principales mises à jour pourrait être une bonne option.

En fin de compte, l'établissement de rapports efficaces nécessite une approche collaborative. Vous devez comprendre comment et quand les principales parties prenantes reçoivent le mieux l'information - et, idéalement, leur donner la possibilité de choisir.

Procédures d'approbation accélérées

Le changement est inévitable dans la gestion de projet - et il n'y a rien de mal à cela en soi. En fin de compte, les projets doivent pouvoir s'adapter à des conditions changeantes et à des développements inattendus.

Mais il est essentiel que ces changements ne conduisent pas à des priorités mal alignées ou à des attentes non satisfaites. Pour ce faire, il convient d'obtenir l'approbation des principales parties prenantes pour tout changement.

Si votre processus de demande de changement n'est pas clairement défini, vous risquez de devoir courir après l'approbation alors que le temps presse. Cela peut également avoir un impact sur vos parties prenantes. L'absence de processus d'approbation clair peut être frustrante - ils ne sauront pas où chercher les nouvelles demandes ni comment fournir le retour d'information nécessaire.

Une approche normalisée des demandes de changement garantit que vos principales parties prenantes savent où les trouver et comment y répondre. Il sera ainsi beaucoup plus facile de maintenir l'engagement et de réduire la probabilité de retards d'approbation.

Priorités alignées

Votre projet doit avoir des objectifs clairs dès le départ, détaillant le but et l'objectif stratégique de l'initiative. Toutes les parties prenantes doivent reconnaître ces objectifs et s'y aligner.

Toutefois, pour que ces objectifs contribuent à la réalisation de votre projet, vous devez définir un certain nombre d'éléments :

La façon dont vous comptez mesurer le succès. Comment saurez-vous, pendant et après l'achèvement du projet, si celui-ci a atteint ses objectifs et apporté une valeur ajoutée ? Cela peut varier d'une partie prenante à l'autre. Supposons que votre projet consiste à mettre en œuvre un nouvel outil de gestion de la production et de la distribution (PPM). La partie prenante 1 peut mesurer le succès du projet à la vitesse à laquelle vous mettez en œuvre la première phase. La partie prenante 2 peut être intéressée par les taux de productivité de vos équipes de projet. Quant à la partie prenante 3, elle se préoccupe davantage de savoir si vous avez ou non orchestré le projet dans le respect du budget. L'essentiel est de trouver ces domaines de valeur et de trouver des moyens de les mesurer.

• Comment lier ces objectifs à votre stratégie d'entreprise. La capacité du PMO à apporter une valeur stratégique fait partie intégrante de son rôle. À ce titre, tous les objectifs du projet doivent avoir un lien explicite avec vos objectifs stratégiques généraux.

Avec des objectifs clairs et des moyens de mesurer le succès, vos parties prenantes comprendront mieux l'objectif fondamental du projet.

L'adhésion de toute l'équipe

Ceci est important pour tout projet, qu'il soit petit ou grand. La meilleure façon de s'assurer de l'adhésion des parties prenantes est d'encourager une communication à la fois descendante et ascendante. Franchissez les barrières entre les parties prenantes de haut niveau et les équipes opérationnelles du projet.

En l'absence d'informations stratégiques clés venant d'en haut, vos équipes opérationnelles risquent de perdre de vue les objectifs du projet. De même, sans les informations de terrain fournies par les équipes opérationnelles, les parties prenantes principales ne seront pas au courant des préoccupations ou des risques liés au projet.

L'objectif est de permettre à chacun de s'exprimer. Et comme les employés citent souvent les retards de projets comme une conséquence majeure d'une mauvaise communication interne, il s'agit d'une question à prendre au sérieux.

Comment un PMO peut améliorer la communication au sein d'un projet

Maintenir l'engagement de vos parties prenantes est un processus complexe et exigeant. Il s'agit de trouver un équilibre entre des perspectives multiples et de s'adapter à des besoins variés.

Comme nous l'avons vu, une communication efficace est un élément essentiel de ce processus - mais comment la mettre en pratique ?

C'est là que le PMO a un rôle clé à jouer. Un PMO peut apporter de la clarté et de la cohérence à vos processus de gestion de projet. Pour ce faire, il peut

• Standardisation des rapports. Le PMO peut définir le "quand" et le "comment" des rapports de situation en fonction des besoins des parties prenantes. Cela permet de s'assurer que les rapports sont fournis dans le format le plus digeste et à la bonne fréquence.
• Formaliser les processus de demande de changement. Avec un format défini pour l'enregistrement des demandes de changement, les parties prenantes auront plus de facilité à donner leur accord. Et en définissant à l'avance les processus d'escalade, vous ne vous retrouverez pas pris dans une longue et infructueuse course à l'approbation.
• Attacher des priorités et des objectifs aux chartes de projet. Votre charte de projet peut constituer un point de référence accessible et attrayant pour vos équipes. En disposant d'un guide clair sur les objectifs du projet, ses avantages et sa relation avec les objectifs stratégiques globaux de l'entreprise, elles seront moins susceptibles de perdre de vue les objectifs du projet.
• Mettre en œuvre des méthodologies de gestion de projet pour une communication efficace. Les cadres de gestion de projet agiles offrent une série de bonnes pratiques pour maintenir l'alignement de tous. Il peut s'agir de réunions hebdomadaires de type "Scrum" pour faire le point avec l'équipe et de réunions quotidiennes pour identifier les points de blocage.

En étant le fer de lance de ces stratégies de communication de projet, un PMO peut transformer votre approche de la mobilisation des parties prenantes. Si la mobilisation des parties prenantes est un art, alors le PMO est votre Picasso résident.

Rationaliser la communication grâce à un outil de gestion de projet

Un PMO peut être le pivot de l'art de mobiliser les parties prenantes, mais un artiste n'est rien sans ses outils. Pour tirer le meilleur parti de la communication de votre projet, vous devriez également envisager d'adopter un outil de gestion de projet.

Avec le bon outil à portée de main, votre PMO sera mieux à même de.. :

• Créez des tableaux de bord et des alertes sur mesure pour chaque partie prenante afin de fournir rapidement des informations pertinentes et de demander une approbation. Vous serez en mesure d'offrir une approche réellement flexible en matière de rapports, ce qui contribuera à maximiser l'engagement.
• Créer et appliquer des processus clés, tels que les approbations et les demandes de changement, pour s'assurer qu'ils sont suivis de manière uniforme et cohérente.
• Définir et partager les objectifs du projet et les aligner sur les objectifs stratégiques généraux.
• Fournir un référentiel d'informations sur le projet auquel les parties prenantes peuvent accéder. Vos équipes opérationnelles peuvent se rafraîchir la mémoire sur les objectifs de votre projet, tandis que les dirigeants peuvent consulter à la demande une vue d'ensemble de l'avancement du projet.

Avec un PMO à bord et un outil de gestion de projet puissant, vous serez bien placé pour améliorer la communication du projet et maîtriser l'art de mobiliser les parties prenantes.