Quatre ans après la mise en production, Planisware continue d’accompagner Tractebel : relation client améliorée, maturité de la gestion de projet renforcée et culture « One Tractebel » consolidée.
Imaginez piloter des projets répartis sur plusieurs continents, qui exigent une coordination précise. C’est la réalité d’organisations comme Tractebel : gérer efficacement ressources et flux de travail sur l’ensemble de leurs activités.
Membre du groupe ENGIE, Tractebel conçoit et réalise des projets d’ingénierie dans des domaines tels que le nucléaire, les énergies renouvelables et les infrastructures. Avec plus de 5 600 collaborateurs répartis dans 80 pays, la gestion de ces projets nécessitait toutefois une approche plus structurée. En 2021, Tractebel s’est tourné vers Planisware pour digitaliser ses processus de gestion de projet et aligner ses activités entre ses différentes régions.
Yohan Fontanier, Application Manager chez Tractebel, et Guillaume Holdner, Engagement Manager chez Planisware MIS (Managed Integrated Services), expliquent comment Planisware a transformé leur approche de la gestion de projet et renforcé la collaboration au sein de l’entreprise.
Une source unique de vérité pour les données et les pratiques de gestion de projet
Tractebel gère un portefeuille de projets très diversifié à travers le monde. « Parmi nos projets récents figurent l’ingénierie d’une centrale nucléaire au Royaume-Uni, la production d’hydrogène vert en Australie et des infrastructures d’alimentation en eau au Sri Lanka », indique Yohan.
L’activité de Tractebel exige précision et efficacité, en particulier pour des projets énergétiques de grande envergure, sur lesquels les attentes des clients sont élevées. Avant Planisware, la gestion des ressources et des flux de travail sur de multiples projets internationaux posait plusieurs difficultés, notamment parce que les équipes s’appuyaient sur des outils déconnectés, dont Excel. Il était donc difficile de conserver une vision d’ensemble de l’avancement des projets, de l’allocation des ressources et des données financières.
« Nous avions besoin d’une solution digitale capable d’aligner les pratiques de gestion de projet entre les différentes entités de l’organisation », précise Yohan. C’est pourquoi Tractebel a décidé de déployer Planisware à partir de 2021.
Planisware, un outil complet couvrant toutes les dimensions du projet
Planisware a été retenu pour porter la transformation digitale de Tractebel et standardiser ses pratiques de gestion de projet. Yohan détaille les principales fonctionnalités dont bénéficie l’activité de Tractebel.
« Le système couvre presque toutes les phases de la gestion de projet, de la gestion des offres à l’allocation des ressources et au reporting. La seule phase que nous traitons séparément est la prospection, que nous gérons avec Salesforce. »
L’une des améliorations les plus importantes a été l’intégration de Planisware avec l’ERP de Tractebel. « Nous avons connecté Planisware à notre ERP pour fluidifier la coordination financière entre la gestion de projet et la finance », souligne Yohan. « Cela a divisé par deux les délais d’approbation et réduit de 40 % le temps de création d’un projet. » Ces gains d’efficacité ont été essentiels pour améliorer la performance opérationnelle de Tractebel, en permettant aux chefs de projet d’accéder plus rapidement et plus précisément aux données critiques.
Guillaume ajoute :
« La gestion des ressources est une fonctionnalité essentielle pour Tractebel. Nous avons développé un tableau de bord qui offre une vision claire de la répartition de la charge de travail dans toute l’entreprise, jusqu’au niveau de l’équipe. Les managers peuvent ainsi mieux équilibrer les charges, et cela a fait une vraie différence. »
Faire vivre la culture « One Tractebel »
L’un des principaux objectifs du projet Planisware était de favoriser une culture d’entreprise commune, ce que Tractebel appelle « One Tractebel ». Avec des équipes implantées dans de nombreux pays, standardiser les processus de gestion de projet était un moyen d’encourager la collaboration et d’améliorer la transparence au sein de l’entreprise.
« Avant Planisware, chaque équipe utilisait des processus différents, ce qui compliquait le travail entre sites », explique Yohan. « Avec Planisware, nous avons standardisé notre façon de gérer les projets, et les collaborateurs de différentes régions peuvent travailler ensemble en toute fluidité. Que vous soyez en Belgique ou au Brésil, le processus est le même, ce qui a contribué à renforcer une culture d’entreprise unifiée. »
Au-delà de l’harmonisation des processus, Planisware a également renforcé la collaboration entre chefs de projet et contrôleurs de gestion. « Aujourd’hui, les chefs de projet voient en temps réel l’impact financier de leurs plans, et les contrôleurs peuvent donner un retour immédiat via le système », indique Yohan.
Surmonter les obstacles : le chemin vers l’adoption par les utilisateurs
Malgré des bénéfices évidents, l’adoption par les utilisateurs ne s’est pas faite sans difficultés. « Les gens étaient habitués à Excel, et passer à une nouvelle plateforme digitale était un vrai saut », reconnaît Yohan.
« Il existait des différences culturelles au sein de l’organisation : certaines équipes avaient des processus bien établis, d’autres une pratique de la gestion de projet moins structurée. Il a fallu du temps pour embarquer tout le monde. »
Guillaume se souvient d’un exemple de résistance au changement :
« Un collègue commercial nous expliquait combien il était simple d’établir des offres dans Excel, puis de tout transmettre à l’équipe d’exécution. Cela simplifiait peut-être son travail, mais cela créait du travail supplémentaire pour les autres. Planisware a changé cette dynamique en unifiant le processus, de la vente à l’exécution, et en assurant la continuité de bout en bout. »
L’une des principales stratégies pour favoriser l’adoption a consisté à proposer formation et accompagnement en continu. Tractebel s’est appuyé sur un réseau de key users, ou ambassadeurs, chargés de coacher leurs collègues, d’animer des sessions de formation et de remonter les retours à l’équipe Planisware. « Nous avons aussi envoyé régulièrement des newsletters, des e-mails “astuce de la semaine” et des notes de version pour tenir tout le monde informé », ajoute Yohan. « Cela a facilité la transition et permis aux utilisateurs de se sentir accompagnés tout au long du projet. »
Une culture de l’amélioration continue
Depuis le lancement initial de Planisware en 2021, Tractebel continue de faire évoluer son utilisation de la plateforme à partir des retours des utilisateurs. En 2023, l’entreprise a mené une enquête auprès de ses 1 700 utilisateurs de Planisware afin de recueillir des enseignements et d’identifier des axes d’amélioration. « Nous avons constaté que les utilisateurs fréquents trouvaient le système utile, alors que les utilisateurs occasionnels avaient du mal avec sa complexité », explique Guillaume. « Nous avons depuis simplifié l’interface et réduit le nombre d’écrans pour la rendre plus conviviale, en particulier pour ceux qui ne l’utilisent pas tous les jours. »
Yohan en convient et souligne que les retours des utilisateurs sont essentiels pour progresser. « Notre objectif est de continuer à affiner le système pour répondre aux besoins de nos utilisateurs. Nous traitons actuellement des problèmes de performance, et nous avons mis en place une task force pour que ces sujets reçoivent l’attention nécessaire », précise-t-il.
L’un des principaux avantages apportés par Planisware à Tractebel est l’amélioration de la qualité et de la transparence des données. Avant Planisware, les données étaient dispersées entre Excel, Salesforce et d’autres systèmes, ce qui rendait le reporting difficile et source d’erreurs. « Planisware centralise tout sur une seule plateforme, ce qui améliore la fiabilité des données et permet aussi aux chefs de projet de voir plus facilement l’impact financier de leur planification des ressources en temps réel », souligne Yohan.
Pour préserver la qualité des données, Tractebel a trouvé un équilibre entre la collecte des informations essentielles et la simplicité de saisie. « Nous limitons les champs obligatoires pour garder un processus fluide tout en capturant les informations les plus critiques », explique Yohan. « Nous nous assurons ainsi de collecter les données dont nous avons besoin sans submerger les utilisateurs de contraintes. »
Se tourner vers l’avenir
Au moment de dresser le bilan de la collaboration entre Tractebel et Planisware, Yohan et Guillaume s’accordent à dire que la conduite du changement et l’adoption par les utilisateurs ont été déterminantes pour la réussite du projet.
« Il faut aligner l’outil sur votre stratégie d’entreprise et impliquer les utilisateurs dès le départ », conseille Yohan. « Un fort soutien de la direction fait aussi une grande différence. Quand les dirigeants soutiennent le changement, l’adoption est beaucoup plus simple. »
Tractebel continue d’affiner son usage de Planisware et explore de nouvelles façons d’exploiter les capacités de la plateforme.
« Nous avons un backlog de retours utilisateurs et de changements décidés par la direction à traiter », déclare Guillaume. « Notre priorité pour la suite est de stabiliser le système et de nous assurer que les utilisateurs ont pleinement adopté les changements avant d’introduire de nouvelles fonctionnalités. Doucement mais sûrement ! »
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