Planification interfonctionnelle : Les 5 objections principales et comment les surmonter

La planification interfonctionnelle a pour but d'harmoniser les efforts des diverses fonctions au sein d'une organisation afin que celles-ci collaborent efficacement.

Bien menée, elle permet de rationaliser la gestion de projets complexes en réduisant le risque d'erreurs d'exécution coûteuses, et d'augmenter les probabilités de succès.

Pourtant, beaucoup d'entreprises hésitent encore à appliquer la planification interfonctionnelle.

Voyons ensemble les 5 objections principales et comment les surmonter.

Les entreprises biopharmaceutiques et biotechnologiques l'ont bien compris: la planification interfonctionnelle apporte plus de visibilité, de communication et donc de résultats. Elle permet de gérer des projets complexes à l'aide d'un seul plan intégré haut niveau, en parallèle avec plusieurs plans fonctionnels ciblés.

Le plan haut niveau est stratégique, de longue durée et relève généralement d'un PMO (Project Management Office). Les plans fonctionnels sont détaillés, axés sur les produits livrables et sont du ressort direct des fonctions. Dans le cas d'une entreprise pharmaceutique qui projetterait la mise au point d'un nouveau médicament, le plan haut niveau engloberait l'ensemble du processus, de la découverte à la commercialisation, tandis que les plans fonctionnels comprendraient, par exemple, un plan clinique pour la phase 1, un plan de présentation à la FDA, etc.

La plupart des organisations qui appliquent la planification interfonctionnelle structurent leur projets majeurs sous forme d'un plan global jumelé à de multiples plans fonctionnels, avec une visibilité bidirectionnelle des jalons partagés et des informations importantes.

Planifier la conception de médicaments est un processus complexe. La planification interfonctionnelle permet d'éclairer ces processus et d'instaurer une meilleure communication entre le PMO et les équipes fonctionnelles. Elle atténue également le risque de conflits d'horaire coûteux et accroît significativement les taux de réussite des projets.

Mais la gestion de projets interfonctionnelle est-elle vraiment adaptée à votre entreprise ?

Jetons un œil aux 5 objections les plus courantes afin de vous aider à les surmonter :

1. « Nos fonctions n'ont pas de planificateurs. »

Nul besoin d'un gestionnaire de projet à temps plein pour gérer la planification au niveau fonctionnel. D'ailleurs, si vous y regardez de plus près, il y a déjà probablement quelqu'un qui s'occupe de cela : qui veille à ce que le travail opérationnel se déroule à temps, avec les bonnes ressources et dans les limites du budget alloué ? Si cette responsabilité existe dans votre RACI, vous avez déjà un planificateurs fonctionnel. Rendez-lui la tâche plus facile en lui donnant les outils dont il a besoin pour planifier efficacement et communiquer les jalons partagés et l'information budgétaire aux niveaux hiérarchiques supérieurs.

2. « Planifier sur deux niveaux demande trop travail supplémentaire. »

Il est vrai que la planification à deux niveaux augmente la charge de travail en cours. Mais est-ce que cela augmente la quantité de travail ? Pensez au surcroît de travail occasionné par le manque de transparence entre la planification stratégique de haut niveau et les fonctions. La planification interfonctionnelle vous permet de: :

• Optimiser vos activités hors outil de planification, et réduire (voire supprimer) l'effort nécessaire pour :
  - Déterminer le statut, les besoins et le calendrier prévisionnel de chaque fonction
  - Analyser l'impact que cette information pourrait avoir sur d'autres fonctions
  - Communiquer les changements de plan aux fonctions concernées
• Réduire considérablement l'effort manuel requis pour produire des rapports sur l'ensemble du portefeuille, y compris l'information sur les coûts, les ressources et le calendrier à jour pour chaque fonction.
• Réduire le risque de remaniements coûteux si une mauvaise planification entraîne des retards dans le projet.

Sans parler de l'effort manuel requis pour coordonner un projet, les imprévus causés par une mauvaise planification peuvent coûter très cher à rectifier. Les entreprises avec lesquelles nous avons travaillé ont constaté que la charge de travail constante et prévisible requise par la planification interfonctionnelle représente moins de travail que la somme des pics d'interventions d'urgence.

3. « Les fonctions sont satisfaites de leurs outils. »

« Si tu veux te faire des ennemis, essaie de changer quelque chose. » - Woodrow Wilson

D'accord, vos fonctions sont satisfaites de leurs outils : mais ces outils sont-ils modernes, intégrés et alignés sur la stratégie de l'entreprise ? Les avantages qu'ils procurent compensent-ils le coût de leur maintenance informatique ?

Le rapport Pulse of the Profession* 2018 du PMI révèle que 71% des organisations considérées comme “Innovantes” créent une culture qui considère les technologies disruptives comme l'occasion d'évoluer avec de meilleures pratiques. C'est le cas pour seulement 3% des entreprises de la catégorie « à la traîne ».

Les fonctions montreront peut-être une certaine réticence de prime abord, mais nous avons constaté qu'elles reconnaissent rapidement les avantages d'une planification concertée et interfonctionnelle lorsqu'elles réalisent à quel point cela leur facilite la tâche :

- Une source unique et partagée de données évite les erreurs de communication (comme le fait de nommer différemment une même chose).
- Une solution comme Planisware Enterprise offre la possibilité de copier une structure de projet ou une liste d'activités complète à partir d'un modèle ou d'une bibliothèque prédéfinie, en quelques secondes. Cela simplifie le lancement de nouveaux projets et lots de travail tout en réduisant le risque d'erreur de l'utilisateur.
- Avec un accès complet aux données consolidées en temps réel de tous les plans fonctionnels, la direction peut accélérer l'approbation des demandes fonctionnelles (par exemple, pour des ressources supplémentaires).
- Avec un accès à l'information en temps réel sur la planification fonctionnelle, les planificateurs stratégiques peuvent mieux prévoir quelles fonctions seront touchées par les changements apportés au plan haut niveau. Cela permet de consulter les fonctions concernées avant d'effectuer des mises à jour, ce qui leur donne l'occasion d'exprimer leurs préoccupations ou de proposer d'autres solutions.

4. « Deux niveaux de planification, c'est deux sources d'informations distinctes. »

Référez-vous à l'objection #1. Si quelqu'un est déjà responsable de la planification au niveau fonctionnel, une source distincte d'information fonctionnelle existe déjà, que ce soit sur MS PowerPoint, dans MS Project, dans un autre outil, ou même dans la tête d'un décideur fonctionnel. En reconnaissant que la planification se fait séparément au niveau fonctionnel et en officialisant le lien entre le plan fonctionnel et le reste du projet, la planification interfonctionnelle intègre les deux niveaux en une source unique d'information.

5. « Personne ne doit voir mon plan ! »

C'est probablement l'objection la plus difficile à réfuter lorsqu'il s'agit de planification interfonctionnelle. Les fonctions peuvent ne pas vouloir que le reste de l'organisation voie comment elles planifient, surtout si les détails ne sont pas beaux à voir ! Mais gagner en transparence apporte tellement d'avantages que cela en vaut réellement la peine.

En effet, une mauvaise planification ne peut être améliorée dans une culture où celle-ci reste cachée sous le tapis. Il a beaucoup à dire sur la nécessité de passer d'une culture de dissimulation de la faiblesse à une culture de transparence et d'avancement ; mais il est certain que la planification interfonctionnelle peut jouer un rôle central dans ce changement culturel. La visibilité partagée qu'elle instaure permet de repérer et de résoudre les faiblesses opérationnelles, voire de trouver un avantage concurrentiel.

Rassurez vos fonctions : elles garderont contrôle et indépendance dans leurs projets. Rien de plus n'est attendu de leur part. Simplement, vous vous dotez de la possibilité d'améliorer vos pratiques de planification grâce à un outil de soutien à la gestion de projet qui vous permet notamment de soutenir vos fonctions en leur donnant la possibilité d'exposer leurs besoins avec plus d'éloquence et de clarté.

Si vous n'êtes toujours pas certains que votre organisation soit prête à bénéficier d'une planification interfonctionnelle, consultez notre livre blanc pour savoir ce qu'il faut faire et par où commencer, ou Contactez-nous .

(1) Le gestionnaire de projet du futur : Développer les compétences en gestion de projet à l'ère du numérique pour prospérer en période de bouleversements (2018).