Arbitrage et priorisation, comment faire les bons choix en matière de projet ?

Comment arbitrer et prioriser dans la gestion de projet ?

Le monde de l'entreprise fait face à un accroissement des demandes de projets, qu'il convient de traiter avec la plus grande diligence. Pour les chefs de projets, choisir de façon éclairée les meilleurs projets n'est pas une chose facile. Ils doivent disposer de clés de lecture et d'outils d'aide à la décision leur permettant de faire le meilleur arbitrage. Lorsque de tels instruments sont mis à leur disposition, les chefs de projets ont des arguments probants, leur permettant de piloter efficacement leur portefeuille de projets.

Sur quelle base choisir les meilleurs projets ?

La gestion des demandes nécessite que l'on se pose la bonne question, avant d'accepter un nouveau projet : le projet répond-il aux priorités du moment ? En effet, la direction ou un département de l'entreprise peut définir des priorités de court, moyen ou long terme, qui doivent être prises en compte dans l'identification des nouveaux projets à accepter. Par exemple, il peut s'agir de l'accroissement du chiffre d'affaires, de l'amélioration de la satisfaction des clients, de l'amélioration des performances du personnel...

Quelques éléments clés à prendre en compte

Les objectifs stratégiques poursuivis par l'entreprise sont importants à considérer, lorsque l'on procède à un arbitrage entre des projets. Ces objectifs sont directement liés aux objectifs spécifiques qui sont assignés au chef de projet (l'augmentation du chiffre d'affaires, par exemple). Un autre élément clé est la possibilité d'une gestion de projet sans trop d'intervention de la part du chef du projet. Elle renvoie au degré d'autonomie des ressources humaines qui constitueront l'équipe de projet. Si la gestion des demandes peut se faire en sollicitant le moins possible le chef de projet, celui-ci a les coudées franches pour intervenir sur d'autres demandes (les plus complexes).

Pourquoi avoir des outils de gestion ?

Il existe des solutions de gestion de projet permettant de prioriser et satisfaire les demandes des clients, de façon cohérente. Des logiciels aident les équipes projets à identifier et définir les projets pouvant contribuer à la réalisation de leurs objectifs (qu'ils soient stratégiques ou opérationnels). Sous la forme d'un espace numérique collaboratif, les acteurs du projet peuvent travailler à traiter les demandes, de façon structurée. Ces solutions permettent une remontée rapide de l'information, facilitant la prise de décision par le chef de projet, ou le comité de pilotage.

Organiser l'arbitrage et gérer les demandes

La gestion des demandes peut se faire par des fiches projets, collectant les données essentielles des projets à l'étude. Gérées en lignes, ces fiches permettent une réflexion d'ensemble de l'équipe projet, aboutissant à l'étape de priorisation. Celle-ci peut se faire en utilisant des outils et critères d'évaluation de l'importance du projet : coût, adéquation avec les objectifs stratégiques, risques réels ou potentiels... Les scores affectés à chaque projet permettent d'identifier celui ou ceux qui seront acceptés. L'étape suivante consistera en une simulation de l'affectation des ressources (temps, personnels, coûts), pour le projet. Si la simulation s'avère concluante, le projet sera alors validé. Dans le cas contraire, la priorité sera donnée à un autre projet.