Votre bureau de gestion de projet abrite certains des acteurs les plus radicaux du changement au sein de votre organisation. Ils s'efforcent d'apporter de l'efficacité à vos efforts de gestion de projet par le biais de changements organisationnels, de documentation, d'outils et de formation. Du point de vue du PMO, le changement est passionnant et riche en opportunités.
Mais tout le monde dans votre entreprise ne partage pas cette façon de penser. En fait, vous pouvez vous attendre à ce que plus d'un tiers de vos employés résistent aux changements.
Cela s'explique en partie par une bizarrerie du cerveau humain : nous sommes câblés pour craindre le changement. Sur le lieu de travail, cette résistance peut se traduire par une augmentation du stress, de la méfiance et même de l'intention de démissionner. Plus vous mettez en œuvre de changements, plus vous risquez de déclencher une "fatigue du changement".
C'est pourquoi la gestion du changement nécessite une approche culturelle.
Les dimensions culturelles de la gestion du changement
Les recherches suggèrent que l'attitude des employés est le facteur qui contribue le plus à la réussite de votre initiative de changement. Si votre personnel résiste au changement, vous finirez par mettre en œuvre des processus qui fonctionneront peut-être sur le papier, mais pas dans la pratique.
Une approche culturelle tient compte de cette réalité. Elle s'attache à cibler la "résistance au changement" et à la transformer en "volonté de changement".
"Plus les employés sont prêts pour un changement organisationnel, plus ils croient aux résultats positifs du changement, augmentant ainsi les chances de succès." - La psychologie de la résistance au changement, Nabeel Rehman et al.
Grâce à une communication et à un soutien clairs, vous pouvez réduire le stress, la fatigue et le désengagement, ce qui augmentera le succès de vos nouveaux processus. Voici comment procéder.
6 étapes pour construire une culture du changement
1. Créer un plan de communication
Selon un rapport de la HBR, 70 % des salariés déclarent que l'actualisation et la communication permanentes de la stratégie par la direction constituent l'un des principaux facteurs de leur engagement. D'un autre côté, un manque de transparence peut avoir un impact significatif sur leur bonheur au travail.
Par conséquent, lorsque vous mettez en place un nouveau changement, élaborez un plan de communication adapté aux employés à tous les niveaux. Au-delà de la description du changement, ce plan doit permettre de communiquer sur les points suivants
Comment il affectera l'employé. Devra-t-il utiliser un nouvel outil ? Cela nécessitera-t-il une nouvelle étape dans leurs tâches quotidiennes, comme l'enregistrement d'une certaine mesure ou le respect d'une nouvelle liste de contrôle des processus ?
La raison du changement. Près de 40 % des salariés déclarent que le "manque de connaissance de la raison du changement" contribue à leur résistance. Pour éviter cela, expliquez comment le changement aidera l'entreprise et ses objectifs stratégiques globaux.
Les avantages personnels. Contrebalancez les craintes et l'anxiété par de la positivité. Vos employés peuvent demander : "Qu'est-ce que j'y gagne ?". Si c'est le cas, vous devrez leur fournir une réponse convaincante. Le nouveau changement simplifiera-t-il leurs tâches les plus fastidieuses ? Pourront-ils se débarrasser de ce logiciel encombrant qui leur causait du stress ?
2. Dispenser une formation
Certaines initiatives de gestion du changement nécessiteront des méthodes de travail entièrement nouvelles. Par exemple, lors de l'adoption d'une nouvelle plateforme de communication sur le lieu de travail, vos employés devront se familiariser avec des menus et des paramètres inconnus. Dans ce cas, une formation en direct et des démonstrations enregistrées les aideront à se familiariser plus rapidement avec le système, ce qui stimulera leur engagement et leur productivité.
3. Demander un retour d'information
Comme nous l'avons indiqué précédemment, le changement peut déclencher toute une série de sentiments négatifs, tels que l'inquiétude, l'anxiété, le manque de contrôle et l'incertitude. Si vos employés n'ont aucun moyen de communiquer ces préoccupations - ou de fournir un retour d'information sur ce qui les a provoquées - elles ne feront que s'aggraver.
Vous pouvez apaiser ces craintes et faire en sorte que vos employés se sentent valorisés en leur demandant un retour d'information honnête. Vous pouvez choisir de recueillir ce retour d'information par les moyens suivants
- des entretiens individuels entre les employés et les responsables.
- Enquêtes à l'échelle de l'entreprise, adaptées au changement en question.
- Des groupes de discussion au sein desquels les employés peuvent faire part de leurs difficultés, de leurs avantages et de leurs préoccupations.
- Des registres de bogues et de rapports, qui peuvent être utiles dans le cas du déploiement d'un nouvel outil.
4. Suivre les indicateurs et identifier les risques
Les indicateurs sont essentiels pour mesurer la réussite de vos projets. Mais vous pouvez également les utiliser pour mieux comprendre l'engagement des employés. C'est particulièrement utile si vos employés ne parlent pas de leurs difficultés.
Par exemple, imaginez que votre équipe de projet soit au milieu d'un nouveau modèle de sprint. Au lieu de livrer le travail toutes les deux semaines, elle doit maintenant le faire en une seule fois. Vous pourriez suivre la vitesse de livraison, ainsi que les délais, afin de déterminer dans quelle mesure les membres de l'équipe s'adaptent à la nouvelle situation. Si les tâches prennent du retard, cela peut indiquer des difficultés avec le nouveau changement. À partir de là, vous pouvez faire remonter le problème et trouver des solutions.
5. Recruter des champions du changement
La communication est importante lorsqu'il s'agit d'encourager les employés à se préparer au changement. À tel point que 30 % des salariés se disent prêts à ce que leurs supérieurs ou leurs collègues leur expliquent pourquoi le changement est une bonne chose.
Nous appelons ces défenseurs des changements des "champions du changement". Il s'agit de personnes qui sont ouvertes à de nouvelles méthodes de travail et qui ont tendance à se situer du côté extraverti du spectre de la personnalité. Vous pouvez faire appel à ces employés ou managers pour susciter l'enthousiasme, répondre aux questions et accroître la positivité autour de vos nouveaux processus.
6. Ne pas se précipiter
Dans un monde idéal, le changement se produirait instantanément et sans problème. Dans le monde des affaires, vous devez faire preuve de patience.
Le rythme auquel vous mettez en œuvre les changements doit tenir compte du temps nécessaire aux employés pour s'adapter. Il est donc important d'établir un calendrier de gestion du changement qui
- Évite la saturation et déploie les phases de votre nouveau projet ou processus en tranches digestes.
- qui prévoit des vérifications régulières avec les personnes directement concernées par le changement
- prend en compte les risques, tels que les difficultés technologiques ou les bogues
- contient des plans d'urgence en cas d'échec de l'initiative.
Grâce à cette approche constante, associée à une communication et à un soutien permanents, vous calmerez la résistance naturelle de vos employés au changement. Et, avec une attitude plus positive, vous aurez plus de chances de réussir vos nouvelles initiatives.
