Comment faciliter la collecte, l’analyse, l’arbitrage et la gestion des demandes avec des équipes internationales ?

Présent dans plus de 100 pays, Virbac a su préserver son indépendance et son ADN. Reliant les besoins des soignants aux dernières avancées technologiques, l’innovation Virbac propose une gamme pratique et complète de produits et services couvrant la majorité des espèces et des pathologies. Grâce à cette offre, portée par un outil industriel répondant aux plus hauts standards qualité internationaux, Virbac a développé depuis près de 50 ans une relation personnalisée avec les vétérinaires, les éleveurs et les propriétaires dans chaque pays. À travers ce partenariat privilégié, à la croisée d’enjeux sociétaux, sanitaires et environnementaux, Virbac contribue jour après jour à l’évolution de la santé animale.

Voici le retource ’expérience sur la mise en oeuvre de cette solution et les étapes de diffusion et d’appropriation du logiciel avec les experts VIRBAC : Raphaël Commaret, Responsable du Pôle Business à la DSI et de Mélanie Lapisardi, New Product & Portfolio Optimization Manager.

Quelques chiffres

• 869 M€ de chiffre d'affaire
• 4.900 collaborateurs
• Des centres de R&D sur les 5 continents
• Des filliales commerciales dans 33 pays
• Des sites de production dans 10 pays

Le contexte et les enjeux

Pour passer de l’étape de projet au lancement effectif du produit, le Groupe VIRBAC se heurte à différents obstacles :

• Les brevets : s’assurer de l’absence de brevets concurrents et garantir la validité du /des brevet(s) VIRBAC déposé(s) dans le pays concerné.
• La réglementation locale : ​valider les autorisations d’exploitation de chaque molécule pharmaceutique utilisée selon les différents territoires.
• Les aspects juridiques : ​définir les conditions de licences avec les laboratoires pharmaceutiques partenaires pour l’exploitation des molécules dont VIRBAC ne serait pas propriétaire.
• La réévaluation marketing réalisée par les équipes du siège : ​selon les intérêts stratégiques et/ou économiques du Groupe, ceux-ci peuvent être redéfinis et parfois en contradiction avec les décisions locales.

Derrière toutes ces étapes, correspond un workflow pour lequel il faut assurer une coordination efficace des expertises. Tous les services – marketing, juridique, etc. – doivent donc fonctionner de manière fluide et transversale. L’enjeu pour nous est avant tout d’anticiper les blocages pour que la mise sur le marché du produit se fasse dans les meilleures conditions. Commente Mélanie Lapisard

La solution Planisware Orchestra

C’est dans cette optique de coordination des équipes que la marque se penche en 2011 sur la possibilité de mettre en place un outil de gestion de projets collaboratif.
En effet, sur les 30 filiales présentes dans le monde, une centaine d’utilisateurs traitent chaque année environ 600 demandes au local. 600 idées en provenance de pays différents pour lesquelles le Groupe a besoin d’expertises complémentaires pour statuer sur un possible lancement commercial.

Notre volonté était de nous équiper d’une solution professionnelle de gestion de projets pour faciliter les échanges, améliorer la synchronisation entre les services clés et optimiser le pilotage des demandes. Précise Raphaël Commaret

Leur utilisation

Déjà utilisé depuis plusieurs années par un nombre restreint de collaborateurs pour la gestion des portefeuilles et le suivi des temps, Orchestra n’avait pas encore été déployé au sein du groupe. Satisfaite de ses performances, c’est tout naturellement que la DSI a choisi de faire appel à cette solution pour répondre à cette nouvelle problématique.

De plus, ses points forts lui ont permis d’être rapidement adopté :

• Faciliter la prise de décision : ​Le module de gestion des demandes mis en place récemment permet de faciliter les prises de décision en offrant à la Direction la possibilité d’arbitrer les projets en fonction de critères clés.
• Intégrer le workflow à l’outil : Le module de workflow a lui aussi été déployé cette année. Il s’intègre complètement dans la solution et permet d’implémenter dans Orchestra le processus de gestion des demandes propres à VIRBAC par simples paramétrages.
• Partager les informations entre les équipes internationales : Au niveau international, Orchestra intègre l’annuaire utilisateurs VIRBAC, pour favoriser les échanges entre les 30 filiales et des différents fuseaux horaires.
• Profiter d’un accompagnement privilégié de Planisware : L’accompagnement des utilisateurs par Planisware au moment de l’implémentation a aidé à l’adoption de l’outil.

Les équipes de Planisware orchestra ont transformé notre demande de workflow. Elle nous ont montré comment paramétrer intelligemment les modules existants ainsi que les différentes applications de l’outil pour éviter un développement spécifique. Par exemple, lorsque nous sommes passés de la version 4 à la version 5, tous nos process de workflow ont été migrés sans effort. Il n’y a pas eu d’investissement complémentaire à fournir de notre part.
Au final, toutes les demandes sont aujourd’hui centralisées dans un outil 100 % web. Grâce à Orchestra nous gagnons en efficacité, notre gestion des demandes est structurée et notre workflow est clair. Finis les malentendus internes ! Nous anticipons les go/no-go, ce qui augmente notre performance tout au long de la chaîne, tout en favorisant la coordination des équipes internationales quelle que soit la time zone ou la distance.  Conclut Raphaël Commaret

Fort de ce succès, VIRBAC a déployé Orchestra à de nouveaux utilisateurs à l’international. L'outil centralise plus de 1 000 projets en parallèle et son utilisation pilote concrètement l’ensemble de la gestion de cycle de vie des produits.