Fondée en 1932, l'entreprise japonaise Sunstar est mondialement reconnue pour ses produits de soins bucco-dentaires, notamment sous la marque GUM. Avec près d’un siècle d’histoire, cette entreprise s’est imposée comme un acteur incontournable dans le secteur de la santé buccale, mais aussi dans des domaines variés tels que les formulations chimiques industrielles. Cependant, malgré sa croissance, Sunstar était confrontée à un défi interne majeur : une gestion de projet traditionnelle, basée sur des méthodes manuelles et décentralisées. Pour remédier à ces limites et optimiser ses opérations, Sunstar a choisi de faire confiance à Planisware Orchestra, la solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) développée par Planisware.
Une transformation nécessaire vers le numérique
Myriam Kramer, Senior Project Manager et PMO Lead chez Sunstar, dirige ce projet de transformation avec son collègue Nicolas Bonhoure. « Avec Planisware Orchestra, nous avons enfin pu centraliser nos informations, améliorer la visibilité de nos projets et renforcer l’efficacité de nos processus, » explique-t-elle. Sunstar, ayant des dispositifs médicaux soumis à des réglementations strictes, a besoin d'un outil capable de structurer ses projets de manière fluide et sécurisée.
Ce passage au numérique était crucial pour Sunstar, qui gérait ses projets essentiellement sur papier et via des outils de base comme Excel. Cette méthode rendait difficile l’alignement des équipes et la coordination des étapes critiques. Selon Emna Hamouda, Key Account Manager chez Planisware, l’adoption de Planisware Orchestra par Sunstar témoigne de la flexibilité de cet outil.
« La plupart de nos clients utilisent Plansware Orchestra pour des projets IT, mais cet outil peut parfaitement répondre aux besoins variés de l'industrie de la santé et des produits de consommation » explique Emna.
Bien que la mise en œuvre de Planisware Orchestra ait permis de résoudre des problèmes clés, elle n’a pas été sans défis. Myriam se souvient que, lorsqu’ils ont entamé ce projet en 2021, les informations de leurs projets étaient éparpillées, les rendant difficiles à suivre et à organiser. La gestion des projets de Sunstar, en particulier ceux de la division des soins bucco-dentaires, nécessitait donc une révision complète. Elle explique : « Nous avions une quantité impressionnante de documents papier, et il était évident que nous ne pouvions pas continuer ainsi. »
Le passage à un système PPM comme Plansiware Orchestra a nécessité une préparation et des ajustements pour s’adapter à ce nouvel outil. Pour Myriam, c’était la première fois qu’elle travaillait sur l’implémentation d’une solution digitale. Emna Hamouda souligne que la phase d’onboarding a été très importante : « Nous avons mis l'accent sur la culture de gestion de projet avec un outil PPM, sur la définition des indicateurs de performance clés, la clarification des objectifs et la formation des équipes. » En trois mois, l’outil était opérationnel.
Des fonctionnalités adaptées aux besoins de Sunstar
L'une des fonctionnalités de Planisware Orchestra qui a particulièrement attiré Sunstar est le système phase-gate, une méthode de gestion de projet permettant de structurer les processus de validation à chaque étape du projet. Pour Sunstar, cette fonctionnalité est essentielle, notamment dans la gestion des dispositifs médicaux, où les exigences réglementaires sont strictes et les audits fréquents.
« Grâce au phase-gate, nous avons un contrôle rigoureux sur les validations, ce qui nous assure que toutes les étapes, signatures et approbations nécessaires sont bien respectées. Avant, c’était une course contre la montre pour obtenir ces validations. Aujourd’hui, tout est centralisé dans le système, ce qui nous fait gagner un temps précieux. »
Avec la mise en place de Planisware Orchestra, les risques sont désormais classés et catégorisés, ce qui permet à l’entreprise de mieux anticiper et gérer les éventuels problèmes. « Cette structuration a changé notre manière de travailler. Les risques sont maintenant intégrés dans notre processus et sont devenus normalisés et acceptés » précise Myriam.
Une nouvelle organisation de la gestion des ressources et du temps
L’implémentation de d'Orchestra a apporté des améliorations notables dans la gestion des ressources et du temps. Myriam et son équipe ne sont que deux personnes à gérer les projets de la division GUM, ce qui rend la simplification des processus cruciale. Avant Planisware Orchestra, Myriam passait jusqu’à deux jours par mois à compiler les informations sur l’avancement des projets dans Excel. Désormais, cette tâche prend moins de 15 secondes grâce à l’automatisation fournie par Orchestra.
Les bénéfices vont au-delà du simple gain de temps. Avec une meilleure visibilité sur le portefeuille de projets, Sunstar peut maintenant optimiser le lancement de ses produits sur le marché. « Avant, il était difficile de savoir quand un produit serait prêt, ce qui nous faisait parfois manquer des fenêtres de vente importantes, notamment en pharmacie » se souvient Myriam. Aujourd’hui, grâce à Planisware Orchestra, Sunstar respecte ses dates de lancement à plus de 90 %, offrant ainsi des délais fiables à ses partenaires et clients.
Ce changement radical a permis à Sunstar de renforcer sa position dans l’industrie et de démontrer l’impact positif de la transformation numérique, même dans une structure organisationnelle réduite. Emna Hamouda précise : « Ce n’est pas parce qu’une entreprise a une petite structure qu’elle n’a pas besoin d’un outil PPM. Sunstar a prouvé qu’une gestion structurée et centralisée peut faire toute la différence. » Ce projet a non seulement amélioré la transparence et la centralisation des données, mais a aussi montré que les outils de PPM peuvent être adaptés et évolutifs pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Des perspectives d’avenir prometteuses avec Planisware Orchestra
Avec cette transformation déjà bien ancrée, Sunstar ne compte pas s’arrêter là. En effet, l’entreprise souhaite élargir l’utilisation de Planisware Orchestra à la gestion des nouvelles idées de projet. L’objectif est de permettre aux équipes de soumettre et d’évaluer leurs idées de manière collaborative. Myriam espère également que cette fonctionnalité pourra être utilisée par des collaborateurs d’autres départements afin de renforcer l’implication de l’ensemble de l’organisation.
Planisware accompagne également Sunstar dans cette démarche d’expansion en adaptant Orchestra pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et pour couvrir des divisions supplémentaires, notamment aux États-Unis. Cette extension témoigne de la confiance de Sunstar en l'efficacité de Planisware Orchestra comme levier d’innovation et d’optimisation de ses processus.
