Découvrez les nombreux avantages de passer à l'agile ou de réaliser une transformation agile !
Voici déjà plus de 20 ans que le Manifeste Agile a été publié et beaucoup de choses ont changé dans cette approche qui au départ était centrée uniquement sur le développement de logiciels. Ce n'est plus le cas, elle n'est plus cantonnée développement de logiciels et elle est très largement (et avec succès) appliquée à toutes sortes de domaines, industries, organisations et types de travail.
Les avantages de « passer à l'Agile » ou de réaliser une transformation Agile incluent l'amélioration de l'efficacité et de la collaboration, la réduction du gaspillage et l'augmentation de la satisfaction des clients ainsi que l'épanouissement de employés et équipes de développement.
Par-dessus tout, Agile offre un moyen structuré et pragmatique de faire face à l'inconnu, à l'incertitude et à l'évolution des priorités : Un pas après l'autre en tâtant le terrain et revenant sur nos pas si nécessaire. Pas étonnant que de plus en plus d'organisations cherchent à se lancer dans une transformation Agile ! Comme dans tout autre type de changement, le chemin est long, parfois périlleux et toujours difficile.
Le 15e rapport annuel sur l'état de l'agilité (2021) rapporte que les défis les plus fréquemment rencontrés dans les transformations agiles sont les suivants :
- Incohérences dans les processus et les pratiques
- Résistance généralisée au changement
- Manque de compétences et d'expérience
- Batailles culturelles
- Manque de soutien et de participation visibles de la part des dirigeants
Bien sûr ces challenges ne sont pas propres aux transformations Agile ! Ce sont en fait des obstacles rencontrés dans tout type de changement. Nous devons donc nous inspirer des meilleures pratiques de management du changement lors de la planification d'une transformation Agile.
J'ai rassemblé dans ce billet 6 points qui me semblent clés pour réussir la transformation Agile de votre PMO.
1. Apprenez-en davantage sur Agile
Avant de vous lancer, comprenez ce qu'est Agile et comment cette approche fonctionnerait et pourrait être bénéfique dans votre PMO.
Agile est un terme générique qui englobe de nombreux cadres de travail, approches et méthodes différents. Si votre intérêt est d'appliquer Agile dans les projets managés par le PMO, vous utiliserez très probablement Scrum (approche la plus populaire pour le management de projets Agile). Donc, formez-vous sur Scrum, en réfléchissant de manière critique à ce que cette approche et les principes qu'elle véhicule peuvent apporter à vous, votre PMO et vos projets.
Commencez à évaluer quels aspects de votre façon actuelle de travailler devront changer. Ces changements seront spécifiques à votre PMO, sa maturité, son périmètre, sa définition dans l'organisation, sa gouvernance.
Le PMI décrit les composants de l'agilité comme les outils et les processus, les pratiques, les principes, les valeurs et l'état d'esprit.
Généralement, tous ces composants vont changer dans une certaine mesure lors de votre transformation Agile. De plus, votre transformation Agile va avoir des effets en cascade dans toute l'organisation. Mettez en évidence les domaines où la méthode Agile va devoir être adaptée aux besoins de votre organisation ou vice versa. Commencez aussi à penser à la technologie et aux outils disponibles pour aider les équipes à travailler de manière Agile. Où avez-vous besoin d'investir ? Réfléchissez aux futurs outils nécessaires.
2. Sachez POURQUOI vous passez à l'Agile
Les transformations Agile ne sont pas toutes les mêmes et il y a de nombreuses variétés d'approches Agile.
N'oubliez pas que l'agilité n'est pas une fin en soi. Agile dans votre PMO est un moyen d'atteindre vos buts et objectifs spécifiques en matière de transparence, de rapidité, de collaboration, de focus, de rapidité du retour sur investissement et aussi de minimisation de l'investissement.
La façon dont vous faites votre transformation du PMO et les parties ou processus que vous transformez dépendent directement de ce que vous essayez d'accomplir. Autrement dit du POURQUOI vous le faites. Donc, en premier lieu, vérifiez que vous avez un POURQUOI clair comme de l'eau de roche. Vous n'êtes pas là pour être à la mode ni suivre une mouvance ni faire comme tout le monde mais pour réussir et atteindre les objectifs de votre PMO.
Donc, le POURQUOI guide votre succès :
- Il confirme qu'une transformation Agile est vraiment la bonne chose à faire pour votre PMO
- Il vous donne des indicateurs et métriques significatifs à mesurer avant, pendant et après la transformation pour donner les preuves votre succès
- Il vous dote d'un raisonnement logique et compréhensible qui minimise la naturelle résistance au changement chez les personnes qui ne comprendraient pas ou n'adhèreraient pas à la raison pour laquelle vous allez vers cette agilité.
Etant donné que le terme Agile est pour le moins galvaudé et utilisé à toutes les sauces, prenez le temps de peser et poser ce POURQUOI clair et motivant.
En chemin dans cette élaboration du pourquoi, considérez si vous avez vraiment besoin d'Agile dans toute sa splendeur : une méthodologie avec de nouveaux processus, des outils, approches et nouvelles manières de penser ; ou bien avez-vous juste besoin de devenir un peu plus agile, de trouver une façon de faire les choses un peu plus rapidement et avec plus de flexibilité.
3. Alignez les valeurs et la culture sur les principes Agile
Agile apporte de fortes valeurs humaines et même humanistes. Autonomie et responsabilisation des équipes et des personnes, confiance a priori, droit à l'erreur, priorisation concertée des efforts, totale transparence, retours rapides, approches de petits pas plutôt que grandes envolées...
Peu importe à quel point vous êtes vous-même enthousiasmé par Agile, ni combien de bénéfices vous savez que cela va apporter à l'organisation... Si Agile ne correspond pas à la culture de l'entreprise, cela ne fonctionnera tout simplement pas. Si l'organisation est rigide, dans le contrôle voire la défiance systématique, dans les longs processus décisionnels, dans l'incapacité de savoir dire non... Agile est peut-être un trop grand pas en avant à cet instant précis.
Cependant, si votre POURQUOI est très fort, il peut être possible d'essayer de changer la culture, mais sachez qu'il s'agit d'une entreprise énorme qui va nécessiter des efforts et une coordination importante dans l'ensemble de l'organisation.
Le Manifeste Agile a exposé très clairement quelle devrait être la culture pour soutenir Agile :
Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
Des logiciels opérationnels plus qu' une documentation exhaustive
La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
L'adaptation au changement plus que le suivi d'un plan
Nous reconnaissons la valeur des seconds éléments, mais privilégions les premiers
Scrum (l'approche Agile la plus usuelle) définit 3 valeurs qui sous-tendent toutes les pratiques Scrum.
- Transparence
- Inspection
- Adaptation
Ces valeurs doivent fonctionner comme un fil conducteur dans tout ce que vous faites. Si vous ne vous êtes pas déjà familiarisé avec ces valeurs et leur fonctionnement, vous devez en apprendre davantage et étudiant les guides Scrum.
4. Focalisez-vous sur l'humain
La culture est essentielle, mais les gens aussi ! Si vous n'embarquez pas les gens avec vous sur le chemin du changement, le changement échouera. Les humains sont des créatures préférant instinctivement l'ancien et le connu à la nouveauté et au changement. Tout changement introduit quelque chose de nouveau et d'incertain pour chaque personne impactée et acteur. Hors, les gens n'aiment pas cela et résisteront donc souvent à cet effort de passage à Agile car il nécessite de nombreux de changements. Ces nouvelles manières de travailler peuvent être pour certains très significatives et parfois perturbantes.
Une grande partie de votre effort de transformation du PMO doit donc être centrée sur les personnes et leurs besoins.
- Les décideurs
- Les équipes projets
- Les managers de projet
- Le management transverses
- Les parties prenantes des projets managés par le PMO
- ...
Commencez par identifier qui sont les personnes (parties prenantes du PMO) et comment elles seront touchées par cette transformation Agile. Leurs rôles changent-il ? Leurs responsabilités ? Leurs relations avec leurs équipes et au sein de leurs équipes ?
Sur la base de l'identification de vos parties prenantes et de l'analyse d'impact que vous avez effectuée, vous devez préparer les gens au changement.
- Que doivent-ils savoir ? Comprennent-ils bien le POURQUOI ?
- Que doivent-ils apprendre à faire ? Pour réaliser le changement vers Agile et une fois qu'Agile sera en place.
- Comment vont-ils apprendre, par des formations, du coaching, un apprentissage progressif ?
- Sur quel support pourront-ils compter ?
Un modèle courant pour expliquer comment va fonctionner l'acquisition de nouvelles compétences est le modèle 70/20/10 (70% d'apprentissage par la pratique / 20% de coaching / 10% formation).
Gardez cela à l'esprit lorsque vous préparez vos équipes PMO et PM à passer à l'Agile. Il ne suffit pas de les envoyer à un cours de formation pendant une semaine et de s'attendre ensuite à ce qu'à leur retour ils soient « Agiles ». Réfléchissez avec eux à quelles opportunités seraient les meilleures pour essayer ces nouvelles pratiques et les adapter dans votre PMO.
Le leadership de vos exécutifs va soit aider soit entraver votre transformation Agile simplement à travers leurs paroles et leurs actes. Assurez-vous qu'ils comprennent et adhèrent au POURQUOI. Puis expliquez-leur quel est leur rôle et ce qu'ils doivent faire différemment pour que la transformation Agile réussisse. Cela va consommer beaucoup de votre énergie et de votre temps mais c'est un passage obligé.
L'agilité prend du temps et nécessitera des cycles d'essais, d'échecs et d'adaptation. Cela peut être frustrant pour les équipes elles-mêmes et encore plus pour les dirigeants qui auraient pu s'attendre à un succès rapide. Manager les attentes est tout un art que vous allez devoir pleinement maîtriser et exercer pour réussir cette transformation.
5. Choisissez la bonne approche vers Agile
Vous pouvez adopter une approche « big bang » où le changement est déployé du jour au lendemain dans l'ensemble de votre PMO. Ou bien, vous pouvez adopter une approche du changement plus progressive et itérative et donc davantage dans l'esprit « Agile ».
Par exemple, commencez par choisir quel pan des projets du PMO va devenir Agile en premier :
- Tous les projets d'une unité d'affaire
- Tous les projets d'une certaine taille
- Tous les projets supportant une stratégie business spécifique
En réfléchissant un peu, vous aller choisir pour démarrer une cible propice à ces nouvelles approches et qui vous permettra de construire de l'expérience dans le PMO, dans les projets et dans les équipes et le management.
Les organisations et points de départ de ce cheminement sont très variés et donc pourraient s'accommoder d'approches différentes.
Mais en général, pourquoi ne pas être Agile pour devenir Agile ? Commencez petit.
Les transformations agiles seront vécues différemment et le résultat final peut différer. Identifiez un projet ou une équipe pour commencer. Laissez-les essayer, faites leur confiance. Apprenez de ces expériences pour répéter les succès et éviter les erreurs. Assurez-vous que les leçons apprises sont intégrées dans vos processus et dans vos pratiques.
Enfin, partagez ces leçons à travers l'organisation. Vous savez maintenant ce qu'il faut pour qu'Agile réussisse dans votre organisation alors recherchez ces paramètres et réitérez ces succès !
6. Ne lâchez pas l'affaire trop tôt !
Les humains sont au cœur du changement et nous sommes des créatures d'habitude. Si le changement n'est pas renforcé, les gens ont une forte tendance naturelle à retomber dans leurs anciennes façons de travailler.
Ce que vous pouvez faire pour renforcer cette transformation vers Agile :
- Célébrez les réussites.
- Récompenser le plus tôt possible et régulièrement les bons comportements.
- Fournissez du coaching pour les nouveaux Agilistes pour que ces personnes se sentent soutenues et pour les aider à corriger les petites erreurs si nécessaire.
- Continuez à améliorer et à répéter le POURQUOI.
- Coupez les anciennes branches, assurez-vous que l'option de revenir aux anciennes méthodes n'existe pas.
