Pour rester compétitive, l'entreprise doit mettre en place de nouvelles stratégies de management.
Aujourd'hui, les stratégies classiques d'optimisation des processus existants ou de réduction des coûts ne répondent pas totalement aux enjeux d'efficacité des organisations. D'intenses pressions économiques et concurrentielles ajoutées à des marchés en évolution rapide, défient les entreprisse sur leurs capacités à réagir aux attentes des clients.
Être une entreprise collaborative est primordial pour renforcer son positionnement et rester compétitive. Les entreprises doivent mettre en place de nouvelles stratégies de management. L'utilisation de nouveaux outils collaboratifs, source de différenciation et de performance, devient impératif.
Bien que l'incidence directe de ces modes de fonctionnement sur la performance de l'entreprise ne soit pas mesurable, le principe de collaboration contribue à développer l'intelligence collective, c'est à dire la capacité d'une entreprise à s'adapter à ses enjeux, à fidéliser ses clients, à accroître ses innovations, la capacité à générer des idées et à transformer celles-ci en activités rentables.
Devenir une entreprise collaborative en développant l'intelligence collective
Faciliter la prise de décisions
Fluidifier la circulation de l'information entre l'entreprise, ses partenaires et ses clients permet de mieux respecter les délais de projets communs et d'optimiser la réactivité face aux changements inattendus. De plus, la mise en place d'outils de collaboration en interne favorise la prise de décisions conjointes, améliore la flexibilité de l'entreprise et permet de saisir les opportunités qui se présentent.
Les entreprises qui utilisent Orchestra comme solution d'échange de données en interne, reçoivent en temps réel une information actualisée sur l'avancement de leur projet, ce qui les aide à répondre de manière plus efficace à leurs clients.
Informer et fidéliser les clients
La qualité et la transparence de l'information renforce la proximité entre l'organisation et son environnement. Ce qui contribue également à améliorer l'image et la notoriété de l'entreprise auprès de ses clients et de les fidéliser.
Par exemple, quand un client accède facilement à une information fiable, pertinente et actualisée par le biais d'un extranet, l'organisation en mesure rapidement les bienfaits sur la charge de travail du service après-vente et le taux de satisfaction client.
L'utilisation de logiciels collaboratifs, tels que les solutions de pilotage de Planisware, permet de répondre instantanément aux questions des clients, quant à l'état d'avancement de leur projet, le traitement de leur demande, et permet de leur fournir une information précise concernant un prix ou un délai de livraison.
Construire une relation client exclusive
Un réseau traditionnel est un réseau pensé pour satisfaire la demande du client avec une ligne de produits ou de services fixe, offrant un service commun à des clients communs. A contrario, un réseau à forte valeur ajoutée prend en compte chaque client, de manière exclusive.
Le déploiement d'une plateforme collaborative de pilotage mise à disposition des clients (boîte à idées, blog, forums, club utilisateurs, ...) constitue un ensemble d'outils permettant de recueillir une information individualisée. L'objectif est de réunir toutes les personnes porteuses de ces informations afin qu'elles aient l'occasion d'échanger des idées, de partager leurs expériences et de trouver ensemble des solutions applicables à leur environnement respectif.
L'organisation pourra par la suite utiliser ces données pour suivre, conseiller, et accompagner ses clients en construisant un dialogue adapté et personnalisé.
Vers une collaboration optimisée
Le management collaboratif comme modèle de gestion d'équipe se répand dans les organisations. Plateformes web (intranet, extranet, gestion de projet...) et réseaux sociaux sont autant de moyens permettant de mettre en commun les informations, les ressources, les compétences et les idées dans les différents services.
Ces nouveaux outils engendrent de nouvelles méthodologies de travail et des évolutions organisationnelles importantes. L'enjeu reste donc de les transformer en de véritables méthodes de travail, dont les bienfaits en termes de rigueur, de productivité et de motivation peuvent être conséquents. Nous vous proposons quatre mesures pour répondre à cet objectif :
Améliorer la productivité des équipes
L'utilisation de plateforme de partage d'information, d'outils de collaborations, alliée au travail en équipe permet d'obtenir un meilleur rendement par personne à moyen terme.
Les outils de management collaboratifs se présentent sous la forme de plateforme accessible à tous les salariés, soit sur internet soit sur l'intranet l'organisation. Les solutions existantes comportent différents modules spécifiques à chaque métier. Par exemple un agenda centralise les rendez-vous importants, une messagerie instantanée réduit le nombre d'e-mail et facilite la communication avec tout le service, un wiki ou un blog permet de partager du contenu. Concrètement, ces progiciels sont conçus de manière à ce que chaque tâche effectuée déclenche une chaîne d'informations vers d'autres collaborateurs. Ils améliorent ainsi la productivité des équipes
II existe également des outils de collaboration plus complexes tels que les conférences Web ou la téléphonie IP. Leur utilisation provoque un réel impact sur le pa rtage de compétences, favorise l'émulation à l'intérieur des groupes et influence positivement l'état d'esprit des salariés.
Les solutions collaboratives telles qu'Orchestra offrent aux utilisateurs possibilité de créer et de contrôler leur
propres activités projets, de coordonner leur travail par le biais de calendriers partagés et de communiquer en temps réel grâce aux systèmes de commentaires, d'alertes et de notifications.
Partager ses connaissances
Très souvent, l'information la plus pertinente et précieuse entreprise n'est enregistrée dans aucune base de données, si ce n'est dans la tête d'un dirigeant ou d'un employé. collaboration en entreprise contribue donc au partage et au référencement des connaissances.
E n effet, les solutions collaboratives permettent d'accéder, de modifier et d'échanger du contenu, directement sur un espace web de travail commun à toute l'organisation. Les acteurs peuvent rechercher, visualiser et récupérer les données sans avoir à établir de connexion avec un serveur local ou à télécharger des pièces jointes électroniques.
Réformer la gestion de projet
La mise en application des principes collaboratifs pour la gestion de projet optimise le suivi des délais, des coûts et de la qualité des livrables. En effet, si les organisations maîtrisent souvent très bien leurs activités verticales (commerciales, logistiques, financières...), elles doivent renforcer l'efficacité de leurs activités horizontales qui nécessitent une meilleure communication et une meilleure coopération.
Mesurer l'impact de la collaboration
Une stratégie de développement d'espaces collaboratifs dans une organisation amène inévitablement des ajustements et des arbitrages. Des systèmes de mesure et d'évaluation de ces outils doivent donc être mis en place (taux d'utilisation, nombre de nouveaux contenus, nombre de commentaire...) au regard des objectifs fixés.