Le Bilan de Projet : comment capitaliser sur les expériences ?

Partager l'expérience pour optimiser les projets futurs

Une gestion de projet efficace ne sous-entend pas seulement intégrer des outils de planification de projet ou des outils de conduite de projet. La gestion de projet doit également permettre la réalisation d'un bilan de projet, afin de capitaliser sur les expériences passées.

Dans le cadre d'un développement collaboratif, les retours d'expérience de l'ensemble des équipes est un plus à la fois pour le pilotage du projet mais aussi pour l'amélioration du processus de gestion des projets futurs. Si ces retours d'expérience, partagés par les différents intervenants, sont intégrés à un utilitaire commun de réalisation du projet, alors l'enrichissement collectif contribuera à l'intelligence collaborative déjà mise en place.

Le bilan de projet est un document qui retrace les réalisations du projet, les met en perspective avec ses objectifs et tire les enseignements de ce qui a été réalisé. La constitution de ce document devrait faire partie intégrante de votre logiciel de gestion de projet.

Vous y introduirez tout d'abord l'identification du projet, et indiquerez son objet, les maîtres d'œuvre et d'ouvrage, listerez les équipes impliquées et éventuellement les formations suivies.

Le bilan de projet doit réaliser également un bilan économique du projet (charges, coût des achats, financements divers, etc.). En cas de dépassements, en coûts comme en délais, les causes éventuelles et leurs conséquences seront listées ici.

Le bilan de l'organisation doit figurer dans ce document. Vous y décrirez l'efficacité de l'organisation mise en place - répartition des responsabilités, cycle de décision, circulation de l'information, fréquence des réunions, etc. Ce bilan doit proposer des améliorations potentielles à apporter à l'organisation ou aux modes de communication mis en œuvre. Ceci est évidemment primordial dans le cadre d'un développement collaboratif !

Le bilan technique évalue l'efficacité des équipes en regard des moyens mis en œuvre et des choix techniques effectués. Points forts et points d'amélioration sont à lister ici. On en comprend bien l'intérêt pour la bonne réalisation de tout projet futur.

Une rubrique des anomalies et des évolutions, en lien avec le module logiciel des plannings, doit lister les problèmes rencontrés, les solutions qui y auront été apportées, mais aussi les sous-estimations ou surestimations des performances envisagées ou attendues. Vous listerez ici aussi les techniques, outils et composants réutilisables, les améliorations potentielles et les pièges à éviter.

Un bilan sur la qualité et les méthodes employées est utile également. Notamment, les documents qualité (guides, procédures, documents types) seront évalués et des améliorations seront proposées si nécessaire. Idem bien sûr pour les contrôles qualité lorsqu'ils existent. A ce bilan devrait être ajouté un tableau estimatif des coûts d'obtention de la qualité, auquel on adjoindra lorsque c'est possible une estimation des coûts liés à la non-qualité.

Enfin, on devrait trouver dans un bilan de projet l'appréciation générale du responsable du projet, qui émettra également des propositions pour une suite éventuelle du projet, en regard de l'expérience passée et des idées innovantes qui se seront faites jour.