Bien des choses ont été écrites sur la meilleure façon de mettre en place un PMO. Passez maintenant à l'action.
Nous avons vu dans le premier billet 6 actions clés pour préparer le lancement du PMO :
- 1. Comprenez les motivations pour introduire un PMO
- 2. Préparez-vous : Pas de PMO qui réussit sans excellente préparation en amont !
- 3. Déterminez le type de PMO dont votre organisation a besoin
- 4. Faites de « Mettre en place un PMO » un Projet en bonne et due forme
- 5. Déterminez les critères de succès et l'état final souhaité
- 6. Pensez aussi au court terme
Passez maintenant à l'action.
Action #7 - Obtenez l'adhésion sur le long terme en challengeant vous-même approche et objectif
Après avoir complété votre charte de projet, vous allez la revoir avec le management et les principaux concernés que sont les managers de projet de l'organisation. Quand vous aurez obtenu le support et mis en place les alliances nécessaires pour réussir, prenez du recul et reconsidérez attentivement l'approche choisie et le résultat final désiré.
- Vu la taille et l'historique de votre organisation, est-ce que votre stratégie de lancement est acceptable et faisable ?
- Les processus proposés sont-ils bien acceptés de toutes et tous ?
- Avez-vous une métrique simple, comparable et facilement calculable ?
- Les responsables de haut niveau sont-ils à 100% en accord avec votre approche ?
Soyez conservateurs sur les résultats proposés, mettez en place des buts réalistes, des échéanciers, des économies, des améliorations de productivité, etc.
La mise en œuvre d'un PMO est souvent un effort de changement majeur, donc il est préférable d'avoir des attentes réalistes et de pouvoir assumer vos propositions avec un fort niveau de confiance.
Action #8 - Prenez la main sur les « boards »
La partie la plus visible de l'influence du PMO sur la bonne tenue et avancée des projets est probablement lors des différents « boards », événements majeurs dans la vie des projets : Kick-off, passages de jalons, revue d'avancement par les comités de projets, examen de nouvelles propositions d'innovation qui pourraient devenir des projets...
Il est donc critique que vous preniez la main et maitrisiez parfaitement ces rencontres.
a) Planifiez des dates et heures régulières (tous les lundi et mardi de 16 :00 à 17 :00 par exemple) et bloquez ces dates dans les agendas des participants réguliers.
b) Définissez une liste de participants réguliers (le comité directeur de votre organisation) et des listes d'invités en fonctions des projets (parties prenantes clés, contributeurs, décideurs d'autres organisations...)
c) Prévoyez un agenda et des modèles de présentation standardisés (mais flexibles) pour faciliter le suivi et assurez-vous que les managers de projet les adoptent et les utilisent.
d) Faites vous-même une pré-revue des matériels de présentation qui seront utilisés pour vous assurer de la qualité et de la complétude des divers éléments nécessaires.
e) Envoyez toujours tous les matériels qui seront présentés 48 Heures à l'avance aux participants pour qu'ils puissent les lire et éventuellement réagir à l'avance, en particulier si des éléments semblent leur manquer pour une décision.
f) Ouvrez la réunion à l'heure et démarrez dans les temps.
g) Prenez personnellement des notes en particulier sur les actions à compléter et les décisions prises.
h) Faites intégrer vos notes et celles du manager de projet (avec la liste des participants) dans les 48 heures et donnez une chance aux personnes mentionnées et principaux décideurs de les compléter (sous quelques jours).
i) Publiez minutes avec décisions et actions ainsi que les matériels de présentation partagés et communiquez les liens aux personnes présentes et invitées.
Action #9 - Faites, documentez ce que vous faites et communiquez sur les premières avancées
Réalisez et communiquez sur les premières réussites dès que le PMO commence à implémenter des changements, même s'ils peuvent paraitre minuscules. Capturez et mettez en avant tous les changements positifs dans l'exécution de projet ainsi que les retours positifs non sollicités des parties prenantes. Partagez-les avec l'équipe projet qui n'en a peut-être pas visibilité car cela booste le moral et avec le management qui y verra fort justement des signes positifs de progression.
Ne cherchez pas systématiquement des quick wins et autes low hanging fruits car une approche excessivement vendeuse et marketing desservirait votre projet. Vous aurez aussi des points négatifs que, en toute équité, vous devrez aussi communiquer. Prenez l'initiative de parler aussi des problèmes rencontrés car, si vous ne le faites pas, quelqu'un d'autre s'en chargera certainement...
Action #10 - Restez positif et moteur dans la durée
Comme avec la plupart des projets et équipes projet, vous allez générer un enthousiasme initial, puis, quand l'aspect ‘nouveauté' se dissipe et que le travail commence vraiment à avoir un impact, il peut y avoir une baisse de régime.
Si vous vous trouvez dans cette période de ralentissement, entretenez une atmosphère positive et dynamique. La mise en place d'un PMO est un gros challenge. Les périodes qui exigent le plus d'attention sont justement celles d'accalmie entre vos premières réussites et atteintes de premiers objectifs à court terme et le début de la réalisation d'objectifs à long terme. Ce n'est qu'alors que les changements proposés, approuvés et implémentés auront un réel impact stratégique sur les habitudes précédentes des managers de projet et autres parties prenantes.
Action #11 - Sachez quand déclarer ‘victoire !'
Après tous vos efforts et réussites, le PMO est maintenant fonctionnel et a atteint ou dépassé attentes et objectifs. Vous avez documenté les processus, la métrique, les standards de base, les outils communs, les fichiers centraux (liste des projets, roadmaps...), le cursus de formation. Tous peuvent constater des améliorations visibles.
- Meilleure exactitude des évaluations de projet
- Davantage de prévisibilité des échéanciers de projet et des résultats financiers
- Revues de phases de projet bien construites et tenues dans les temps faisant partie de la gouvernance
- Leçons apprises partagées
Votre management et parties prenantes sont satisfaites de ces bénéfices. Selon la règle de Pareto des 80/20 et vous en êtes aux 80 %, peut-être même à 90%.
Bien sûr, vous savez que les derniers 10 % du travail pour optimiser votre PMO pourraient nécessiter autant d'efforts que les premiers 90 %.
Adoptez une approche Agile et reconsidérez les bénéfices attendus de ces derniers 10% par rapport à l'effort supplémentaire à investir pour les réaliser. Cela vaut-il la peine de continuer à mobiliser vos ressources pour ces dernières améliorations ? Serait-il temps de vous déclarer satisfait du projet de mise en place du PMO pour laisser le temps au temps afin que la qualité atteigne son niveau optimal ?
Ce n'est pas une décision facile que d'arrêter un projet, surtout un projet qui réussit. Mais, il est temps de revoir objectivement le PMO que vous avez créé dans son environnement, de prendre une décision et de fournir des recommandations pour les étapes suivantes.
Sachez qu'il n'y a rien mal (bien au contraire) à décider de faire une pause de 6 mois, puis valider les bénéfices acquis puis ensuite proposer une deuxième phase d'activités pour le PMO :
- Elargir son périmètre à d'autres projets ou organisations.
- Refaire une phase de formation et communication auprès de certaines parties prenantes.
- Aller plus loin lors des revues de projets sur certains aspects.
- Ajouter de nouvelles métriques, un nouveau tableau de bord, un site web de partage des documents et résultats de passages de jalons...
Action #12 - Pensez aux changements potentiels qui pourraient impacter le PMO, en bien comme en mal
Votre PMO est en place, il réussit dans ses premiers mois de vie, vous maintenez un contact régulier avec vos parties prenantes principales, vous avez leur soutien pour continuer de construire le PMO. Formidable !
Restez conscient que, dans tout changement majeur, les avancées sont fragiles et loin d'être enracinées à jamais dans la manière de travailler de l'organisation, le Business as Usual.
Des changements organisationnels pourraient avoir lieu. Elargissement ou réduction de périmètre business, nouveaux membres au comité directeur, départ de votre sponsor ou de parties prenantes majeures, construction d'autres PMOs... C'est la réalité du business et ces changements font partie intégrante du futur de votre PMO.
Efforcez-vous de vous tenir bien informé de ces potentiels changements.
Et surtout, vérifiez que la qualité des services du PMO est maintenue et reconnue. Assurez-vous que les bénéfices apportés par le PMO soient régulièrement mis en évidence.
De nouvelles et nouveaux managers de projet vont rejoindre l'organisation et pourraient compromettre le nouveau « comment vous gouvernons et menons les projets » si vous ne partagez pas bien avec eux pourquoi ce PMO et quels sont les processus à suivre et les attendus de leurs projets pour une bonne gouvernance avec le PMO.