Le PMO est une combinaison de personnes, de processus et d'outils.
Le PMO (Project Management Office) est un service ou département qui définit les processus relevant de la gestion de projet. Il standardise et optimise les charges en identifiant les tâches communes dans la réalisation des projets. Le PMO est aussi une source de documentations, références et de statistiques pour tout ce qui concerne la réalisation et la gestion de projet. Le PMO est une combinaison de personnes, de processus et d'outils.
Voici les 5 rôles principaux d'un bon PMO :
- Planification stratégique et gouvernance :
C'est l'une des fonctions la plus importante en gestion de projet. Le PMO conseille afin de sélectionner les collaborateurs qui correspondent le mieux aux projets et aux objectifs stratégiques de l'entreprise en fournissant une analyse de rentabilité solide et un rapport des coûts et avantages. En ce qui concerne la gouvernance de projet, le PMO définit les politiques, les réglementations, les fonctions, les processus et les responsabilité qui définissent la création, la gestion et le contrôle des projets, des programmes ou encore des portefeuilles.
- Meilleures pratiques et meilleurs processus :
Le PMO met en oeuvre et consolide les meilleures pratiques et processus au sein de l'entreprise, il doit standardiser le processus dans tous les services. Le PMO peut mettre en oeuvre un processus de livraison de projet reproductible afin que l'entreprise puisse facilement gérer et livrer les projets. Il fournit des conseils, méthodes, systèmes, outils et mesures de gestion de projet cohérents pour de bons résultats. De même, maintenant la cohérence entre les chefs de projet qui travaillent pour différents projets et différents services.
- Langage commun, culture et mentalité :
Le PMO aide à diffuser une culture et une mentalité de projet commune en informant, en communiquant et en formant ses collaborateurs sur différentes techniques, différentes méthodologies et sur des meilleures pratiques. Il permet de développer un langage de projet commun en définissant des jalons, des métriques et des indicateurs de performances clés de manière à ce que chacun soit sur la même longueur d'onde. Cela rend la gestion de projet harmonisée et efficace, en bref, le PMO agit en tant que champion de la gestion de projet.
- La gestion des ressources :
Le PMO gère et alloue les ressources avec précision dans les projets. Il gère également les priorités en fonction du planning, du budget, des charges de ressources et des informations d'analyses. Par conséquences, il fournit les bonnes ressources au bon moment et définit les rôles et responsabilités de chacun. Le PMO forme et encadre ses collaborateurs surtout les chefs de projet, il organise régulièrement des ateliers et des programme de formation sur la gestion de projet.
- Création et maintenance d'outils de projets :
Le PMO fournit des modèles, des outils et des logiciels pour gérer les projets. Il investit dans un outil de gestion de projet, tel que Planisware Orchestra, pour avoir une visibilité précoces sur les performances et une productivité beaucoup plus efficace.
Il joue un rôle fondamentale dans la vie d'une entreprise, une fois le projet terminé il archive tous les documents du projet dans un référentiel de document, ce qui est très utilise pour une référence future.