outes les parties prenantes du projet sont aussi important. Voici donc 5 conseils pour les gérer efficacement.
Un bon Chef de Projet ne doit pas se contenter de bien gérer les membres de son équipe. Toutes les parties prenantes du projet, même externes à l'entreprise, sont un élément clé dont il doit absolument tenir compte. Bien qu'elles aient de nombreuses responsabilités et plusieurs projets à gérer, elles sont souvent moins bien suivies et encadrées par le Chef de Projet.
Pourtant, la compréhension de leurs actions et leur implication dans l'équipe, sont essentielles pour assurer la réussite des projets.
Voici donc 5 conseils pour bien gérer les parties prenantes du projet :
Savoir à qui l'on s'adresse
Chaque partie prenante est différente. Il est nécessaire de s'intéresser à chacune d'entre elles, comprendre leur mode de fonctionnement, connaître leur rôle et expertise. La recherche de ces informations doit figurer parmi les premières actions du chef de projet lors de la prise en main de son équipe. Il disposera ainsi de toutes les données pour instaurer une collaboration efficace. Les rencontres régulières, réunions, ateliers et autres moments d'échange, sont autant de moyens créer des liens et d'apprendre à connaître chaque partie prenante.
S'engager avec elles dès le départ et de manière régulière
Idéalement, n'hésitez pas à rencontrer les parties prenantes avant de lancer le projet. L'engagement commence dès le départ, au moment de l'analyse des besoins et de la rédaction du cahier des charges du projet. C'est ici que commence leur implication. Pour cela, encouragez-les à être force de proposition et montrez-leur que leur expertise ou point de vue sont bien pris en compte. Ainsi vous leur accorderez de l'importance et favoriserez leur engagement au sein du projet.
Essayer de limiter le nombre de décisions prises sans leur implication ou tout du moins leur consultation. Certes, il est parfois nécessaire de prendre des décisions rapides, mais les mettre devant le fait accompli risquerait de provoquer un relatif désengagement ou une perte d'intérêt de leur part. Au contraire, montrez-leur que leur travail a un sens et un impact significatif sur l'avancement du projet. Misez sur la régularité de leur implication pour fédérer toutes les parties prenantes.
Informer des évolutions du planning
Il est essentiel que chaque partie prenante soit consciente de l'ampleur du projet et au fait du planning en cours. Au fur et à mesure de son avancement, les délais peuvent être modifiés, et ces changements peuvent impacter certaines parties prenantes. Dans l'idéal, elles doivent être informée en amont de ces modifications pour qu'elles puissent réagir et s'adapter à leur tour. Ainsi, tous les acteurs du projet peuvent réagir rapidement et s'adapter pour tenter de respecter au maximum les délais.
Fixer des objectifs motivants et réalistes pour tous
Les objectifs et critères de réussite du projet doivent être définis dès le départ. Ils ne sont pas seulement basés sur des succès opérationnels, ils doivent être alignés avec la stratégie de l'entreprise. Il est rare qu'un bon projet soit étranger à tout axe stratégique défini en amont.
Chaque partie prenante du projet doit trouver un intérêt dans la réalisation du projet et avoir des objectifs réalistes à atteindre. Il est important qu'aucune d'entre elle ne se sente lésée, cela pourrait nuire non seulement à la collaboration actuelle, mais aussi aux collaborations futures. Chaque acteur doit pouvoir obtenir le résultat qu'il escomptait au départ. N'hésitez pas à échanger régulièrement avec toutes les parties prenantes du projet pour vérifier si leurs attentes initiales sont bien respectées.
Caresser vos collaborateurs dans le sens du poil !
Dernier point, mais non des moindres, ne négligez pas les compétences humaines. Le Chef de Projet sait dans quelle direction il doit diriger ses équipes. Mais parfois, pour de multiples raisons, certains membres peuvent ne pas adhérer à cette vision. Il doit alors faire passer sa décision progressivement. Ecoutez les d'abord, puis faite en sorte de les amener pas à pas à suivre votre cheminement pour qu'ils arrivent aux mêmes conclusions que vous. Et n'hésitez pas à utiliser une bonne dose de charme, la décision sera plus facilement acceptée avec des compliments !
