Pourquoi ma mission de 10 jours me prend-elle 62 jours ?

Lorsqu'on planifie les ressources pour un projet, le temps disponible d'une ressource est rarement de 5 jours par semaine, 8 heures par jour de travail productif continu.

Alors que la « gestion des ressources » comprend plusieurs types de ressources (équipements, argent, technologies, matériaux, etc.), les entreprises se concentrent surtout sur les personnes. En effet, les personnes et les compétences sont le principal domaine de tension pour les entreprises. D'ailleurs vous savez que vous être confrontés à ce problème quand vous entendez dire: « nous n'avons pas assez de personnel pour cette tâche », « les bonnes personnes ne sont pas disponibles au bon moment », ou encore « [nom de la ressource] était censé être affecté à notre projet, mais il a été envoyé travailler ailleurs. » etc.

Ainsi, un des aspects clés de la gestion des ressources est de s'assurer que les bonnes personnes avec les bonnes compétences sont disponibles au bon moment pour chaque projet (actif) dans le portefeuille.

Le cas particulier des personnes :

Les personnes constituent une catégorie particulière de ressources : contrairement à d'autres types de ressources comme l'équipement ou l'argent, elles ne peuvent pas être productives ou disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela introduit un ensemble de contraintes qui font qu'une tâche de 10 jours finit par se transformer en une tâche de 62 jours. Et si ces contraintes ne sont pas correctement prises en compte, votre plan de ressources échouera inévitablement.

Regardons comment le travail d'une personne est défini dans la gestion des ressources :

Une personne est comptabilisée dans la gestion des ressources en ETP (équivalent temps plein), où 1 ETP = le nombre d'heures travaillées par une personne à temps plein. À première vue, cette définition semble assez simple : nous avons tous une idée immédiate de ce qu'est une journée de travail. Le problème est que chacun d'entre nous a sa propre idée de ce que cela représente. Cela comprend les services d'une même organisation : les finances n'auront pas la même interprétation d'un ETP que le PMO ou les équipes fonctionnelles. Et c'est là que se trouve l'une des principales pierres d'achoppement qui fait trébucher de nombreuses organisations.

Que représente une journée de travail ? Définir l'ETP

Selon l'industrie et le secteur d'activité, l'unité fondamentale pour compter le temps de travail peut être soit le jour, soit l'heure (dans de rares cas, nous avons aussi vu la minute). Dans notre exploration du concept de » journée de travail « , nous utiliserons le jour. Mais cette répartition est tout aussi valable en utilisant l'heure.

Une année de travail standard est habituellement définie comme suit : 52 semaines x 5 jours = 260 jours de travail effectif. Mais dans le monde réel, personne ne va réellement travailler ces heures.

D'une part, il y a des jours de travail où la personne ne sera pas du tout à son lieu de travail : les jours fériés, les vacances ou les congés maladie. Le nombre réel de jours de travail dépend en grande partie du pays dans lequel vous travaillez. Lorsqu'il est exprimé en pourcentage du temps de travail standard total, il est souvent appelé » taux d'utilisation » de la ressource.

Exemple de calcul du taux d'utilisation avec 12 jours de jours fériés, 20 jours de vacances et 4 jours de congé maladie.

Jours de travail standard dans une année : 52 semaines x 5 jours = 260 jours

Jours ouvrables réels = 260 jours - (12 + 20 + 4 jours) = 224 jours

Taux d'utilisation = 224 / 260 = 0,86

Il y aura aussi des moments où une personne sera au travail, mais ne sera pas en train de travailler : pauses café et toilettes, fêtes de bureau et autres activités sociales, etc. La proportion de temps non productif est unique à chaque individu. Elle représente au moins 10 % du temps de travail d'une personne dans l'entreprise et peut être beaucoup plus élevée, surtout si l'entreprise connaît des changements structurels importants (par exemple une fusion, une acquisition ou une réorganisation interne). Nous appellerons cela la remise improductive, et sera presque toujours la même pour tout le monde.

Il faut ensuite tenir compte du temps consacré aux séminaires, aux séances de formation, aux événements organisés dans toute l'entreprise et aux tâches administratives (réunions de service, travail des RH/administration), etc.

Si nous revenons à notre exemple ci-dessus, et que nous prenons en compte une remise improductive de 15%, une semaine de formation par an et 2 heures de frais généraux administratifs [1] :

Temps non productif = 224 jours x 15 % = 33,6 jours

Frais généraux administratifs = 2 heures x 52 semaines = 104 heures = 13 jours

Temps de productivité total disponible = 224 jours - (33,6 + 5 + 13 jours) = 172,4 jours

Facteur de productivité = 172,4 / 224 = 0,77

La disponibilité du temps productif total restant dépendra largement de la structure de l'organisation. Les organisations projetées, c'est-à-dire les entreprises où les ressources sont consacrées à un seul projet et où le travail opérationnel hors projet est minimal, auront peu de conflits entre le travail de projet et le travail hors projet, ce qui rend la planification des ressources assez simple.

Les choses seront toutefois plus compliquées pour les organisations dont les ressources travaillent sur plusieurs projets simultanément ou sur un mélange de projets et de travail opérationnel. Ces derniers peuvent particulièrement avoir des difficultés à maintenir un plan efficace, car le travail opérationnel accède prioritairement aux ressources, les opérations étant des centres de profit alors que le travail de projet tend à être davantage axé sur l'innovation. Ainsi, les personnes possédant des compétences clés peuvent se voir retirer des projets de façon inattendue.

Revenons à notre exemple de ressource, et allouons 30 % de son temps productif aux initiatives fonctionnelles et 70 % au travail de projet. Dans le cadre du travail sur les projets, elle consacre 50 % de son temps au projet A, 35 % au projet B et 15 % à l'étude C.

Temps alloué aux initiatives fonctionnelles = 172,4 jours x 30 % = 51,7 jours

Temps alloué au projet A = 120,7 jours x 50 % = 60,35 jours

Temps alloué au projet B = 120,7 jours x 35 % = 42,25 jours

Temps alloué à l'étude C = 120,7 jours x 15 % = 18,10 jours

En fin de compte, le profil de travail réel d'une personne ressemblerait plutôt à ceci :

Combien de temps faut-il pour exécuter la tâche X ?

Disons que votre tâche de 10 jours est pour le projet B ci-dessus. Combien de temps faudra-t-il pour faire le travail ? Votre premier réflexe serait de dire » Deux semaines « .

Mais nous avons vu dans notre exemple qu'une ressource reçoit beaucoup de demandes concurrentes sur son temps. Donc, en supposant que la répartition ci-dessus soit maintenue tout au long de l'année, combien de temps lui faudra-t-il réellement ? La réponse est de diviser le nombre d'heures requises par les différents facteurs identifiés ci-dessus.

Temps écoulé = = 61,6 jours = un peu plus de deux mois

Ce que cela signifie pour la gestion des ressources

Cet exercice montre que l'ETP, l'unité de travail fondamentale en matière de gestion des ressources, est un concept utile mais imparfait :

• Le concept d'ETP est très utile car il convertit en une unité numérique commune toute la gamme des situations des employés au sein de l'organisation. Par exemple, une personne travaillant à temps partiel représente 0,5 ETP. Cela permet aux équipes de gestion des ressources de comparer et de planifier efficacement les personnes en tant que ressources.
• Mais c'est un outil imparfait parce qu'un ETP a une signification différente pour différentes personnes. Et même si ces personnes s'entendaient sur la signification d'un ETP, les variations dans les exigences de chaque État en matière de temps libre signifient qu'il est impossible d'utiliser avec précision un seul calcul pour l'ETP de chacun.

Donc, pour répondre à la question : votre tâche de 10 jours prend 62 jours à réaliser parce que votre tâche n'est pas la seule chose que la ressource doit faire dans sa journée de 8 heures. Et lorsque vous tenez compte de toutes les demandes concurrentes sur son temps, le temps réel qu'elle peut consacrer à votre tâche est beaucoup plus petit que ce que le mot » journée » suggère.

Donc non : la ressource n'est pas paresseuse.

[1] Nous supposons une journée de 8 heures.