Découvrez les 6 étapes pour réussir son implémentation Stage-Gate.
Nous avons d'abord examiné ce qu'est le modèle Stage Gate, son fonctionnement, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les éléments essentiels à considérer avant de lancer sa mise en œuvre.
Première phase : La définition des besoins. Découvrez les 6 étapes pour réussir son implémentation Stage-Gate. Nous avons d'abord examiné ce qu'est le modèle Stage-Gate, son fonctionnement, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les éléments essentiels à considérer avant de lancer sa mise en œuvre.
Pour rappel, la mise en œuvre de la méthodologie Stage-Gate passe par trois phases clés que nous aborderons successivement au cours des trois prochains articles :
- Phase 1 : Définir vos besoins Stage-Gate
- Phase 2 : Concevoir votre processus Stage-Gate
- Phase 3 : Implémenter votre processus Stage-Gate
Nous allons dans cet article nous concentrer sur la définition des besoins, ce qui constitue la première phase du déploiement de la méthodologie Stage-Gate.
Remarquons ici que les trois phases se chevauchent souvent dans la vie réelle, c'est principalement par commodité et efficacité que nous les distinguons. Il s'agira donc de rester flexible tout au long du processus.
Il est essentiel d'identifier à l'avance vos besoins en matière de Stage-Gate
Attention : ce n'est pas parce que toute l'équipe est d'accord sur la nécessité du changement, et même sur ses implications futures, qu'il y a un consensus sur la nature de ce changement ! En effet, reconnaître un besoin n'est pas encore déterminer comment y répondre efficacement. Et cela se complexifie beaucoup quand sont impliquées plusieurs parties prenantes avec chacune des besoins et des objectifs différents.
C'est pourquoi prendre le temps d'identifier les besoins et les exigences de chacun en matière de Stage-Gate vous aidera, vous et votre équipe, à évaluer objectivement toutes les options possibles et à prendre des décisions éclairées pour une mise en œuvre réussie de Stage-Gate.
Cette approche est nécessaire : elle constitue une excellente stratégie pour que tous se mettent d'accord. Elle permet aussi de s'assurer que toutes les personnes concernées comprennent le process et ses résultats. Et que chacun soit clair sur ce qui est attendu de lui à chaque moment du projet est fondamental.
Poser les bases de votre implémentation Stage-Gate
Même si chaque entreprise est différente, avec des objectifs, des besoins, des défis, qui lui sont propres, nous pouvons cependant distinguer quelques best practices [qui assurent un fond commun de réussite] pour le déploiement de la méthodologie Stage-Gate.
Voici six étapes clés à mettre en pratique avant de s'engager pleinement dans le processus :
Étape 1 : Obtenir le soutien du top management
Nous l'avons déjà écrit, mais nous devons le répéter : sans la participation, dès le début, du top management pour soutenir l'initiative Stage-Gate, la route vers le succès sera probablement semée d'embûches. Afin d'écarter ce risque, il ne faut pas hésiter à rechercher l'appui d'une ou deux personnes très haut placées dans l'exécutif. Elles pourront servir de parrains pour la mise en œuvre de votre programme Stage-Gate. Les avoir à ses côtés contribuera à accélérer le processus en éliminant les obstacles qui pourraient s'y opposer.
Étape 2 : Constituer un groupe de travail
Maintenant que vous disposez de l'appui du top management, vous pouvez constituer votre équipe. L'idéal ? Une équipe pragmatique composée d'environ 10 personnes représentant toutes les fonctions, les gammes de produits et les zones géographiques en lien avec la mise en œuvre de Stage-Gate. L'idée est de s'assurer que toutes les « voix » nécessaires sont présentes tout au long du processus. Non seulement cela permet d'éviter qu'aucune information ne se perde, mais cela garantit aussi qu'aucune personne indispensable au succès de l'initiative ne soit oubliée. Enfin, pour qu'un projet aboutisse, il faut que les individus se l'approprient. Et s'ils ne sont pas d'emblée impliqués en participant à l'élaboration du processus, il y a peu de chance qu'ils se sentent concernées et se l'approprient spontanément.
Bénéficier de l'appui de la direction est également important pour que les membres du groupe de travail consacrent une partie claire de leur temps à cette initiative. Une implémentation Stage-Gate représente beaucoup de travail, surtout pendant les premières étapes. Si les membres du groupe sont trop occupés par leur propre travail courant pour se concentrer sur le Stage-Gate, la progression du projet sera beaucoup trop lente. Il est impératif que toutes les personnes impliquées s'engagent à 100 % dans l'effort de mise en œuvre.
Étape 3 : Organiser un séminaire / kick-off de lancement
Le kick-off de lancement est un moyen simple et facile qui permet d'informer dès le début l'ensemble de l'organisation. Le principal risque pour la plupart des organisations engagées dans ce type de projet d'implémentation serait que le groupe de travail perde de vue l'importance du projet et finisse par oublier de communiquer les progrès réalisés et le franchissement des étapes clés. Cela pourrait donner l'impression à de nombreuses personnes qu'elles sont « hors du coup » et les amener à se désimpliquer, voire provoquer des critiques et du scepticisme à l'encontre de l'initiative dans son ensemble. Pire encore, en l'absence de partage des informations, vos collègues pourraient finir par ne plus croire du tout au projet, reléguant l'initiative au statut de chimère qui ne verra jamais la lumière du jour.
Il est important de garder à l'esprit que, dans ce genre de situation, les employés de l'entreprise sont vos clients. Il faut savoir gérer leurs attentes et leur donner suffisamment d'informations afin de les acquérir au projet. Pour gagner la bataille de l'adoption, il faudra faire comprendre à vos collègues et collaborateurs l'importance de ces changements, leur montrer les impacts positifs que l'implémentation aura non seulement sur l'entreprise dans son ensemble mais aussi sur leur travail au quotidien. Là encore, ne pas hésiter à les solliciter et à les impliquer.
Étape 4 : Réaliser un audit interne
Lorsqu'on est malade, on ne peut pas guérir sans le bon diagnostic et le bon traitement. Il en va de même pour les process internes en entreprise. Lorsque l'on lance un projet de refonte de ses process, on peut être tenté de prendre la solution facile, et se baser sur sa mémoire des projets passés. Mais cela vaut vraiment la peine de prendre le temps d'évaluer minutieusement (et objectivement) les projets passés. On identifie ce qui a bien marché et ce qui ne l'a pas.
Un examen objectif des réussites passées donnera une base solide sur laquelle vous et votre groupe de travail pourrez vous appuyer pour trouver des solutions pragmatiques et tangibles. Cela vous fournira en plus des données quantitatives pour démontrer comment la mise en œuvre de Stage-Gate permettra de résoudre de nombreux problèmes ou défis auxquels votre organisation a été confrontée dans le passé.
Étape 5 : Évaluer les meilleures pratiques de l'industrie/du secteur
Lorsque l'on se lance dans une implémentation Stage-Gate, on peut avoir l'impression d'être pionnier et de tout (re)faire tout seul. Bonne nouvelle : beaucoup d'autres entreprises et organisations se sont déjà attelées à ce travail et sont passées par là. Cela signifie qu'il y a des choses à apprendre de leurs expériences. Si vous disposez d'un contact direct avec une entreprise qui a récemment mis en place Stage-Gate, profitez-en ! Apprenez de leurs erreurs et de leurs succès. De plus, il y a toute la documentation relative à Stage-Gate qui est disponible et que vous pouvez lire. Attention toutefois à ne pas y consacrer trop de temps si vous ne bénéficiez pas de budgets en conséquence et de délais prolongés. L'objectif est d'accumuler le maximum de connaissances pour améliorer vos chances de succès. La dernière chose à faire serait de se lancer à l'aveugle dans une implémentation Stage-Gate !
Étape 6 : Identifier les étapes à venir
Cela peut sembler évident, pourtant c'est un point souvent négligé. Une fois que vous aurez effectué toutes les vérifications nécessaires pour définir vos besoins relatifs à l'implémentation, établissez un plan d'action. Il n'est pas nécessaire qu'il soit très détaillé ou compliqué et, dans la plupart des cas, une simple liste suffira. Votre plan d'action doit brosser un tableau clair de la façon dont vous passerez du point A au point B le plus rapidement et le plus efficacement possible. Cela permettra de vous assurer à nouveau que tous les membres du groupe de travail comprennent clairement le rôle qu'ils auront à endosser pour faire avancer ce processus, de la planification jusqu'au lancement (et probablement au-delà). C'est aussi la meilleure façon de préparer chacun à aborder la Phase 2 : Concevoir votre processus Stage-Gate.
Robert G. Cooper, Winning at New Products, 5th Edition, 2017