Une collaboration efficace constitue l'alpha et l'oméga d'un processus Stage-Gate abouti et performant.
Une préparation coordonnée était déjà essentielle à la réussite de la phase de déploiement de la méthodologie Stage-Gate : la définition des besoins, il en est de même pour la phase qui nous intéresse ici.
Une collaboration efficace constitue l'alpha et l'oméga d'un processus Stage-Gate abouti et performant.
Nous voici donc arrivés au deuxième volet de notre dossier consacré au déploiement de la méthodologie Stage-Gate. En nous lisant, vous avez compris qu'une mise en œuvre réussie de la méthodologie Stage-Gate ne se fait pas en un jour.
Dès le commencement, il est impératif d'impliquer l'ensemble des acteurs concernés et de travailler en étroite collaboration avec le groupe que vous aurez constitué afin de définir vos besoins.
Une fois cette identification rigoureuse de vos besoins effectuée, vient alors le moment d'élaborer un process Stage-Gate en parfaite adéquation avec votre activité.
Il est important de bien intégrer que la mise en oeuvre du Stage-Gate est un processus en 3 grandes phases :
- Phase 1 : Définir vos besoins Stage-Gate
- Phase 2 : Concevoir votre processus Stage-Gate
- Phase 3 : Implémenter votre processus Stage-Gate
La phase de conception, qui fait l'objet de cet article, est cruciale. Elle est en effet déterminante pour l'obtention des résultats attendus. Veillons donc à lui accorder toute l'attention qu'elle mérite.
Une bonne théorie, ou conception, est déjà un début de mise en pratique. Dans la conception de votre processus Stage-Gate, votre objectif n'est certainement pas de vous en tenir à une « conception » parfaite, ni même de viser cette « perfection » ; vous et votre groupe de travail devez constamment faire des ponts avec la pratique, c'est-à-dire la mise en œuvre et l'implémentation.
Prenez soin, à chaque étape, de développer une vision globale. Dans l'approche conceptuelle, il ne faut pas perdre de vue la perspective générale et toujours regarder la situation dans son ensemble. La phase 2 n'est en effet pas isolée et doit entretenir des liens étroits et évidents pour tous avec les phases 1 et 3. Ce n'est qu'à cette condition qu'elle sera vraiment efficace et pertinente.
Dès la minute où votre groupe de travail se réunit pour élaborer votre nouveau processus, tous les efforts doivent être fournis pour en assurer la mise en œuvre. Et cela signifie que toutes les parties prenantes doivent être impliquées dans la conception du nouveau processus et en comprendre les tenants et les aboutissants.
Dit autrement, il faut une direction commune : sachez d'où vous venez et où vous allez car « il n'y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va » (Sénèque)
Nous pouvons aussi donner ici la parole à l'entrepreneur américain Sidney A. Friedman : « Vous pouvez tout accomplir dans la vie si vous avez le courage de le concevoir, l'intelligence d'en faire un projet réaliste, et la volonté de voir ce projet mené à bien. »
La conception Stage Gate en deux moments critiques
De nos jours, il semblerait que la plupart des gens désirent obtenir des résultats rapides dans tout ce qu'ils entreprennent. Mais cela n'est pas toujours si simple et l'implémentation de la méthodologie Stage Gate ne se réduit pas à la transposition d'un modèle générique tiré d'un livre ou encore à la réplication de ce qu'a pu faire une autre entreprise.
La réalité c'est que chaque activité, ou business, est différente et unique et en cela il revient à chaque entreprise spécifique d'identifier ce qui sera le bon processus Stage Gate pour elle de façon à développer son activité propre en atteignant ses objectifs en termes de productivité.
De plus, comme nous l'avons déjà souligné plusieurs fois, tous les intervenants clés, en particulier ceux qui font partie de votre groupe de travail principal, doivent participer à chaque étape du processus. Réussir la mise en œuvre et gagner la bataille de l'adoption passent par l'implication de chacun. Les personnes qui seront finalement impactées au quotidien par Stage Gate doivent avoir été sollicitées dans la définition du processus. Elles seront alors beaucoup plus enclines à se rallier au projet et à le soutenir.
Pour ces différentes raisons, nous recommandons de distinguer deux moments dans l'élaboration du processus Stage Gate.
1er moment : la conception générale
Il s'agit ici de réserver une ou deux journées pour travailler en étroite collaboration avec votre groupe de travail et aborder la première phase de la prise de décision. L'objectif est de faire en sorte que tous les membres du groupe soient sur la même longueur d'onde afin qu'ils puissent retourner auprès de leurs équipes respectives et obtenir leur adhésion ainsi que des feedbacks qui alimenteront la suite du processus.
D'une manière générale, le groupe devra quitter cette séance de travail avec les éléments suivants :
- Confirmation du soutien du top management relatif au déploiement de la méthodologie Stage Gate
- Élaboration d'un modèle conceptuel du nouveau process, et l'alignement des membres de l'équipe à ce nouveau modèle
- Définition d'un objectif clair relatif à chaque « phase » (stage) du process
- Description des activités relatives à chaque « phase »
- Détermination des actions constitutives de chaque « gate » (prises de décisions lors de réunions d'évaluation) ainsi que la désignation des « gate keepers » (garants de la validation des acquis pour passer à la phase suivante)
- Identification des étapes à venir et consensus sur cette feuille de route
Immédiatement après, quand tout ce qui a été discuté et décidé est encore frais dans les esprits, assurez-vous de rédiger un compte-rendu qui résume précisément toutes les décisions prises par le groupe pendant la réunion de travail. Chaque membre du groupe de travail pourra alors s'appuyer sur ce document pour communiquer et faire connaître les progrès réalisés et les avancées du projet à l'ensemble de son équipe respective ainsi qu'au top management.
L'objectif est de susciter des feedbacks et de gagner l'adhésion de toutes les personnes concernées. Cela pourra prendre du temps, jusqu'à trois semaines, il faudra donc vous armer de patience, mais l'important est que ce compte-rendu circule parmi les collaborateurs.
2nd moment : la conception détaillée
A ce stade, toutes les parties concernées ainsi que le top management ont pu lire le compte-rendu détaillé, donner leurs avis et approuver le modèle conceptuel. C'est le moment de donner corps à ce squelette, de lui insuffler une forme qui guidera la mise en œuvre.
Voici les quelques éléments fondamentaux de ce processus à prendre en charge et à compléter de manière aussi exhaustive que possible :
- Description des phases : Quelles sont les actions spécifiques relatives à chaque phase ?
- Livrables : Quels sont les résultats attendus à la fin de chacune des phases ?
- Description des Gates : Quels sont les critères spécifiques à valider pour franchir une gate (et pouvoir passer à la phase suivante) ? Autrement dit, la définition du « contrôle qualité ».
- Protocole de franchissement d'une gate : Quel est le processus par lequel les « gatekeepers » (c'est-à-dire les décideurs) évaluent l'avancement du projet à chaque gate en fonction des critères prédéterminés ?
- Organisation : Quelle est la composition des équipes transversales et des décideurs (chefs d'équipe) à chaque phase ainsi que son évolution tout au long du déroulement d'un projet ?
- Domaine de définition / périmètre d'action : Quels sont les critères qui déterminent quels projets seront régis par le nouveau processus Stage Gate et ceux qui ne le seront pas (le cas échéant) ?
Bien entendu, ce processus nécessite généralement quelques séries d'examens et d'améliorations - y compris des vérifications auprès des équipes élargies et des cadres supérieurs - avant d'obtenir l'approbation finale. Attendez-vous à en passer par environ trois cycles d'examen pour aboutir à la validation de votre nouveau process Stage Gate et de pouvoir enfin commencer à élaborer un plan officiel d'implémentation de Stage Gate.
Une fois tout ce travail effectué, vous êtes désormais prêt à aborder la Phase 3 : Implémenter votre processus Stage Gate.