Comment démarrer un PMO ?

ETAPE 1 - Recherches - durée : de 1 à 3 mois

• Rencontrez le responsable de votre entreprise ou organisation et un ou deux des plus proches directeurs ou managers.
• Listez avec eux les objectifs et résultats attendus du PMO qu'ils et elles souhaiteraient avoir.
• Couchez sur papier une description de poste du Directeur de PMO
• Embauchez la bonne personne pour mettre en place le PMO et le mener (si ce ne sera pas vous)
• Rencontrez le Comité de Direction de votre entreprise ou organisation pour présenter à haut niveau ce que vous avez retenu des objectifs clés et des échéances proposées pour progresser dans ce projet de mise en place du PMO.

ETAPE 2 - Planning - durée : 1 semaine

• Organisez et facilitez une session de planning de la mise en place du PMO
• Discutez du rôle du PMO et de ses responsabilités
• Discutez des éléments à fournir sur les projets au comité de direction et de la fréquence de ces rencontres.
• Revoyez les jalons proposés dans ce projet de mise en place du PMO
• Identifiez les risques et proposez ensemble des plans de mitigation

ETAPE 3 - Initialisation - Durée : 2 mois

• Construisez l'inventaire de tous les projets

o Démarrez une identification et revue segmentée des projets actuels : par division, par objectif business, par programme, par département, etc.
o Dotez-vous d'un outil de travail collaboratif, un PMO Virtuel qui permet à votre direction, aux personnes impliquées et en particulier aux managers de projets et clients de rester informés, connectés et contributeurs dans cette collecte d'informations projets.

• Capturez pour chaque projet

o Les éléments de données de base : Numéro du Projet, Nom de Projet, Description de Projet, Objectif business supporté, réalisation en Interne ou en Externe, Division/Département, Type de Projet (Développement d'application, Infrastructure, nouveau produit ou service, etc.), Date de Début, Date de Fin prévue
o Les personnes clés : Chef de projet, Sponsor du Projet, Clients
o Les motivations business : Business Case, Budget et Retour sur Investissement (Valeur Projetée et Prévision de Coût), Priorité perçue du projet par les commanditaires
o La situation actuelle : Avancement/Pourcentage de Complétude à ce jour, le Coût Réel à ce jour, le Risque Estimé (H, M, L), les Bénéfices Clients déjà atteints
o Calculez : Variance sur les délais et Écart de coûts

• Utilisez la Zone de travail collaborative ou l'outil de gestion de Portefeuille de Projet (PPM)

o La Santé du Projet et son Statut
o L'alignement de l'ensemble des projets du Portefeuille (par Initiative, objectif, comité de gouvernance, Département, Division, etc.)
o Les Ecarts de Projet (Dépenses, Ressources, Périmètre, Changement, Planning, etc.)

• Proposez un plan de développement des managers de projets

o Définissez les Rôles et Responsabilités des Managers de Projets, des Comités de gouvernance et de revue de Projet, du Comité de Gouvernance du PMO et du staff du PMO
 Adaptez les descriptions de poste existantes ou créez-en de nouvelles avec votre partenaire des ressources humaines
 Revoyez ou créez les parcours de développement professionnel des managers de projets
 Adoptez une approche de projet adaptée à votre situation : Prédictive, Adaptative, hybride ou les 3s avec des Modèles de documents (jalons et reporting) et des Boites à outils pour chaque type de projet.

• Définissez vos besoins en matière d'outillage du PMO et des Managers de Projets

o Posez les Exigences d'Outils pour le management de projet, la gestion de votre Portefeuille de Projet, en particulier le tableau synthétique de suivi.
o Évaluez des outils et faites des recommandations pour des solutions.
o Donnez-vous comme règles impératives que ces outils doivent travailler ensemble, être très simples et que le plan de formation et d'adoption doit faire partie du choix des outils.

ETAPE 4 - Premières recommandations - Durée : 1 mois

• Faites vos premières recommandations sur quels projets sont selon les critères établis avec le comité de direction bien alignés sur les priorités de l'organisation
• Identifiez clairement ceux qui sont candidats à être stoppés (manque d'alignement stratégique, duplication, risques trop importants...)
• Pour ces derniers, proposez des réallocations des ressources projet.
• Côté Développement/Formation :
o Créez le plan de formation avec description des cours et parcours de formation en management de projet.
o Assurez-vous que chaque manager de projet a son Plan de Développement en place y compris la formation à la certification de management de projet de la société si elle existe ou bien externe.

ÉTAPE 5 - Mise en œuvre - Durée 3 mois

• Côté Gouvernance :

o Mettez en place et commencez à effectuer des revues de projets avec le comité de direction.
o Focalisez-vous dans un premier temps sur les passages de jalons majeurs qui nécessitent éventuellement des approbations, arbitrages ou assistance de la part des membres du comité.

• Côté Développement/Formation :

o Communiquez sur le Parcours professionnel de PM et affichez toutes les positions ouvertes.
o Formez aux outils de management de projet
o Faites deux fois par mois un rapport sur l'avancement des formations en management de projet et des retours des PMs

• Côté Outils :

o Faites installer les outils de PM et de PPM
o Communiquez sur les progrès d'installation et la stratégie d'outils du PMO
o Suivez les projets actifs et effectuez leurs mises à jour dans l'outil PPM. Faites-le vous-même les premières fois puis déléguer cette tâche aux managers de projets et revoyez ensemble leurs mises à jour.
o Offrez des services de coaching et de mentoring pour les projets suivis par le PMO

Certaines parties dans cette gestation et accompagnement des premiers pas de votre PMO peuvent vous être utiles, d'autres pas.
Ce n'est en aucun cas une recette de cuisine à appliquer sans compromis. Sélectionnez ce qui a du sens pour vous, ajoutez vos ingrédients spécifiques et mettez le reste de côté ou gardez le pour plus tard.
C'est VOTRE PMO !