De l'utilité d'un contenu de projet précis: comment aborder les exigences des parties prenantes pour atteindre les objectifs.
Le management du contenu du projet
Le management du contenu du projet est l'un des domaines de connaissances principal pour la gestion du projet. Il porte essentiellement sur la définition et la maîtrise de ce qui est inclus dans le projet et de ce qui en est exclu. En gestion de projet, il parait en effet essentiel de créer un plan de management du contenu qui documente la façon dont le contenu du projet sera défini, maîtrisé et validé. Avec un contenu du projet bien précis, on pourra mieux déterminer, documenter & gérer les besoins et les exigences des parties prenantes pour atteindre les objectifs du projet.
Définir le contenu: élaborer une description détaillée du projet
Prenons en exemple pour illustrer le management du contenu du projet le cas ou vous devez organiser la fête de la musique.
La Fête de la musique a été créée pour valoriser les pratiques musicales des amateurs, au plus près des habitants, dans leurs quartiers. Mais au fur et à mesure, de nombreuses municipalités en ont fait un temps fort en guise d'ouverture de l'été. Dès lors, si vous envisagez d'organiser une fête de la musique dans votre ville, il vous faudra d'abord choisir le format de l'événement que vous souhaitez :
- Une fête de la musique traditionnelle, où de nombreux groupes ou musiciens amateurs investiront les places et rues de votre ville pour s'y représenter. C'est probablement un bon moyen pour valoriser vos musiciens en herbe, mais ce format nécessite une énergie et une logistique qui peuvent s'avérer lourdes.
- Un concert, dans un lieu emblématique de votre ville, avec une première partie dite locale, avec des groupes amateur ou semi-pro, puis une seconde partie avec un orchestre ou une tête d'affiche si vous en avez les moyens. Cet événement sera plus rassembleur, mais vous vous éloignerez de l'esprit premier de la fête de la musique.
Créer la structure de découpage du projet (SDP)
Selon le PMBOK, la structure de découpage du projet organise et définit la totalité du contenu d'un projet. Elle se présente sous forme d'organigramme dont le premier niveau est le projet entier. Dans les niveaux suivants le projet est découpé de façon arborescente et hiérarchique.
Si nous reprenons notre exemple, dans votre projet d'organisation de la fête de la musique, ce découpage se fera en plusieurs étapes telles qu'élaborer la programmation musicale de votre fête, la mise en œuvre, les aspects techniques et logistiques, les aspects de sécurité, les impératifs administratif, la communication, et les divers préparatifs, ect....
Il vous faudra recenser et mobiliser les groupes de musique amateurs, les choisir, caler leur passage sur scène... Mais aussi communiquer sur votre événement et l'articuler avec les services de votre ville. Structurer le découpage du projet pourra vous aider à identifier la portée totale de l'événement par une décomposition par tâches.
Les avantages d'un découpage de projet structuré
Les avantages d'un découpage de projet structuré sont nombreux, notamment par la vision globale qu'il apporte sur l'ensemble des activités à réaliser pour mener à bien ce projet.
Dans notre exemple ce découpage vous permettra de:
- Envisager les secteurs potentiels de risque, en servant des suppositions documentées
- Développer une référence de base solide de projet et identifier les tâches principales
- Communiquer avec des parties prenantes sur les besoins potentiels qui pourraient être demandés en croisant exigences et livrables
- Établir une responsabilité claire par tâche
Une bonne structure dans le découpage du projet peut être un facteur différenciant entre un projet réussi et un projet voué à l'échec. Organiser a fête de la musique pour une ville n'autorise aucun échec.
Planification et Diagramme de Gantt
Selon la base de la structure de découpage définie, vous pourrez préparer & planifier votre projet d'organisation de la fête de musique en détail !
Le logiciel de planification de projet Planisware Orchestra met à votre disposition un diagramme Gantt interactif pour gérer les plannings et mettre à jour rapidement les tâches d'un projet (ajout de tâches, déplacement, liens, chemin critique, baselines...). En illustrant clairement l'état d'avancement des projets, la solution facilite la prise de décision pour la direction et les chefs de projet.
Regroupés au sein d'un espace web unique, les participants aux projets remontent les données clés (performance, dépenses, facturation) pour agir de manière proactive. Avec Planisware Orchestra vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez voir apparaître et afficher les données relatives à vos champs personnalisés.
