Le PMO, siège incontournable de la bureaucratie en entreprise ou d'une exemplaire Agilité ?
Après avoir découvert les deux premiers principes pour construire un PMO Agile, vous trouverez dans cet article les deux suivants.
#3. Adoptez un Focus Produit
Dans bien des projets, lors des réunions de suivi d'avancement, nous avons tendance à discuter des progrès réalisés par le projet par rapport au plan et échéancier établis au départ, des risques et des prochains jalons.
Toujours avec notre exemple de mise en place un PMO avec une gouvernance de management et de suivi des projets en 3 mois.
- Avec une approche traditionnelle prédictive, « en cascade » ou « cycle en V »
Vous faites un rapport sur les risques de ne pas terminer tous les livrables à temps. Vous produisez un statut rouge/orange/vert sur la progression, les échéances et les coûts. Bien sûr, ces éléments de suivi sont importants, mais en réalité, ils ne disent pas grand-chose sur la qualité et le contenu de ce qui est produit. En bref, il est essentiel de comprendre vos dépenses, votre avancée par rapport à un échéancier et les risques mais ce n'est pas suffisant.
Au bout des 3 mois, si vos critères de sélections et d'évaluations des projets ne sont pas agréés de tous les décideurs clés, votre tableau de bord des projets ne sera d'aucune utilité pour l'organisation.
- Avec une approche Agile itérative
Toute l'équipe est focalisée sur les livrables : le produit. Le but du développement logiciel Agile qui est à l'origine de ces approches Agiles est de produire du “code qui marche.” Le but premier et jamais perdu de vue est de créer quelque chose qui fonctionne. Dans la construction d'un PMO, se concentrer sur les dépenses ou le planning peut détourner votre attention du produit en cours de construction. Concentrez d'abord votre attention sur le contenu pour produire rapidement quelque chose de valeur pour vos utilisateurs et vos commanditaires.
Comme vous parlez avec les décideurs des critères de sélection et d'évaluation des projets qui sont petit à petit ajoutés à vos livrables, vous leur montrez les résultats de votre travail fréquemment et vous obtenez leurs retours et commentaires. Puis, vous ajustez les livrables à venir et progressez rapidement. Vous vous arrêtez dès que la valeur résiduelle de futurs efforts ne justifie plus ceux-ci et priorisez à chaque itération le reste à faire. Par exemple, dès qu'un critère d'évaluation supplémentaire pourrait être ajouté mais ne changerait rien au contrôle des projets suivis par le PMO.
#4. Optez pour des communications directes interactives
L'approche Agile est très claire sur l'importance primordiale des communications en face à face, directes et fréquentes entre tous les membres de l'équipe et avec les futurs utilisateurs. Cela est tout autant un grand problème avec les portefeuilles de projet qu'avec du développement de logiciel.
Restons sur notre exemple de mise en place un PMO avec une gouvernance de management et de suivi des projets en 3 mois.
- Avec une approche traditionnelle prédictive, « en cascade » ou « cycle en V »
Vous avez tendance à formaliser vos communications sur les rapports d'avancement, les comptes-rendus de réunion hebdomadaire ou les présentations pour le sponsor. Vous planifiez des réunions de statut hebdomadaires avec toute l'équipe et de présentations mensuelles avec votre sponsor. Souvent vos rapports ne sont pas lus et peut-être même pas ouverts et des personnes clefs manquent certaines réunions. Vous produisez les informations qui vous semblent les plus pertinentes mais, souvent, elles ne sont pas lues. Néanmoins, le projet se poursuit car vous considérez l'absence de réponse comme un assentiment et une approbation.
...et au bout des 3 mois, des parties prenantes clés se réveillent lorsque vous mettez en place les nouveaux tableaux de suivi, les processus de capture d'informations et les algorithmes de priorisation. Elles demandent alors des modifications légères le plus souvent, car vous saviez assez bien ce qu'elles attendaient, mais parfois plus profondes. Il vous faut alors avec l'équipe projet étudier comment adapter ou peut-être même défaire et refaire de gros livrables.
- Avec une approche Agile itérative
Vos échanges se déroulent en face à face. En pratique, il est difficile d'ignorer une personne qui se tient debout dans votre bureau et insiste sur son point de vue. Bien plus difficile que d'envoyer un rapport dont vous savez qu'elle le scannera très rapidement et ne réagira probablement pas. De plus, vous parlez avec cette personne du livrable, du produit de vos efforts et non plus seulement des progrès réalisés sur un échéancier. Vous montrez aux commanditaires des livrables même incomplets et leur posez des questions. Vous capturez leurs idées. Vous le faites constamment et non plus sur une base planifiée. Chaque fois que possible, vous optez pour des conversations en face à face.
Le virtuel est une réalité (surtout en ces périodes de distanciation sociale) et présente beaucoup d'avantages pour les équipes géographiquement distribuées. Mais, la réalité est aussi que l'humanité pratique la communication en face à face depuis bien plus longtemps que les vidéoconférences. Nous y excellons et communiquons davantage d'informations (le non verbal complétant les paroles) et beaucoup plus précisément de cette manière. Vos questions de confirmation de votre bonne compréhension des réponses permettent d'éviter de nombreuses fausses routes.
C'est VOTRE PMO !
J'espère qu'il y a quelques petites choses dans ce billet que vous pourrez utiliser dans vos projets, en particulier si le challenge de créer un PMO vous est un jour donné.
Je vous laisse sélectionner ce qui a du sens pour vous. Adaptez-le à votre propre situation, industrie et organisation. Jetez le reste, ou bien gardez le pour plus tard, pour de prochaines itérations !
N'hésitez pas non plus à panacher une approche prédictive avec des outils et cérémonies de l'agilité comme les démonstrations de livrables fréquentes et les sessions de réflexion sur les leçons apprises en cours de projet. Ce que l'on appelle en ce moment « hybridation » dans le management de projets. Mais ceci sera peut-être le sujet d'un prochain billet.
Comme nous sommes ici dans une approche agile, je vous invite bien sûr à compléter ce billet de votre propre expérience du sujet.