Gérer efficacement vos dépenses de projet est une des clés du succès de vos projets !
Gérer efficacement vos dépenses de projet est une des clés du succès de vos projets ! Voici 6 bonnes pratiques que vous pouvez appliquer pour mieux maîtriser les dépenses de projet :
Mettre en place des pratiques et des méthodes
Il est important de créer une certaine structure dans la gestion des dépenses de projet en établissant un certain type de règles ou de méthodes. Si vous gérez un projet à petite échelle, vous pouvez utiliser Excel pour suivre vos dépenses de projet. Mais si vous gérez un projet à grande échelle, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet dédié. En tout cas, vous avez besoin d'un système dédié et bien affiné où vous pouvez regrouper toutes les dépenses du projet et avoir un moyen de les suivre de manière précise. Il est tout aussi important de décider comment le suivi va être réalisé, à quel rythme et par qui !
Fournir un accès partagé aux données budgétaires
Afin de ne pas avoir d'avoir une vision partagée et éviter ainsi que votre projet soit en difficulté, vous devez garantir la transparence sur les données budgétaires. Une fois que vous avez un système en place, assurez-vous qu'il est accessible en ligne afin que tous les intervenants de votre projet puissent également suivre les dépenses du projet.
Identifier et répertorier les postes budgétaires
Vous devez identifier et répertorier les éléments du budget qui vont être suivis. Ceux-ci peuvent inclure, les dépenses d'équipement, les ressources, l'immobilier, les aspects juridiques, le marketing .... etc. Pensez à inclure des coûts divers tels que les voyages ou les pauses déjeuner, car ces dépenses peuvent avoir un impact sur le budget global.
Créer et approuver un budget
Une fois que vous avez identifié tous les postes budgétaires et que vous les avez listés dans votre système, qu'il s'agisse d'un logiciel de gestion de projet ou de feuilles Excel, vous devez vous assurer que vous avez identifié tous les coûts fixes, variables ou récurrents. Vous devez également inclure une estimation des dépenses sur une période de temps donnée. Enfin, une fois le budget créé, pensez à impliquer les services financiers pour information ou validation.
Créer des modèles de validation de dépenses
Si un membre de l'équipe ou un acteur du projet souhaite effectuer un achat, il est nécessaire de mettre en place des modèles ou des formulaires qu'il doit remplir et valider afin d'autoriser l'achat. Cela évitera d'avoir des dérapages liés à des dépenses non maîtrisées. Dans le modèle, vous pouvez inclure une case où la personne doit mentionner les raisons et fournir des justifications pour les dépenses.
Assigner un responsable au pilotage budgétaire
Si vous ne pouvez pas gérer les dépenses du projet vous-même, il est préférable d'affecter un membre de l'équipe. En tant que chefs de projet, nous sommes pris dans les hauts et les bas de la gestion de projet. Ainsi, il est préférable de demander à d'autres parties prenantes de suivre le budget en détail.
Suivre et contrôler en temps réel
Suivez régulièrement et contrôlez en temps réel vos dépenses de projet. Ainsi, vous pouvez savoir si vous avez trop dépensé ou sous dépensé et ensuite ajuster vos prévisions en conséquence. Pour assurer le succès de vos projets, il est nécessaire de surveiller votre budget régulièrement.