Comment élaborer un business case pour changer de logiciel de gestion de portefeuille de projets

Parfois, comme l'a dit George Carlin, « le statu quo, ça craint ». Malheureusement pour Carlin, et pour les chefs de projet assaillis par des logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM) obsolètes, il est plus difficile de changer le statu quo que de le maintenir. Pour ceux qui ne disposent d'aucune solution PPM, la situation est encore plus frustrante.

Pour justifier de l'adoption de votre premier outil de gestion de projet (ou le changement de ce dernier), il faut communiquer et concrétiser les défis auxquels vous êtes confrontés sur le terrain aux décisionnaires, qui eux, ne le sont pas. Voici comment encourager les cadres à se reconnaître dans votre situation et obtenir leur adhésion.

Des recherches axées sur l'audience

Il va sans dire que vous devez étudier toutes les options de votre fournisseur PPM (voici notre proposition pour vous faciliter la vie). Il est toutefois judicieux d'utiliser les décisionnaires de votre entreprise comme « personas » pour guider vos efforts et vos recherches. Posez-vous des questions comme :

• Qu'est-ce qui les intéresse le plus ?
• Quels sont leurs objectifs ?
• Quels sont leurs points sensibles ?
• Quels sont les signaux d'alarme qui les poussent à rejeter une proposition ?
• À qui rendent-ils des comptes ?

Vous défendez peut-être les intérêts des employés qui devront effectivement utiliser l'outil PPM, cependant, ce sont les décisionnaires qui feront bouger les choses. Recherchez des occasions pour les convaincre que le changement est quelque chose qu'ils souhaitent aussi en abordant vos recherches, votre rédaction et la présentation de votre business case de leur point de vue.

Accentuez les preuves d'un retour sur investissement (ROI) positif

Vous n'irez pas très loin si vous n'avez pas de preuves d'un retour sur investissement positif pour appuyer votre proposition d'adoption de l'outil PPM. Détaillez autant que possible les chiffres qui prouvent et illustrent la valeur financière du changement et mettez-les au premier plan.

Vous n'aurez peut-être pas à faire cavalier seul lorsqu'il s'agira de rassembler ces preuves. Utilisez à votre avantage toutes les ressources offertes par l'outil PPM. Dans la mesure du possible, intégrez les résultats que celui-ci a cités dans votre business case. Outre les chiffres relatifs à votre activité, les décisionnaires préfèrent et privilégient les preuves concrètes, surtout lorsqu'ils adoptent des types de logiciels qui sont nouveaux pour leur entreprise.

Au moment de rédiger vos conclusions, classez les informations par catégorie et rendez-les aussi digestes que possible pour que les décisionnaires aient plus de difficulté à justifier l'écrémage. Certains voudront entrer dans les détails et d'autres n'accorderont que quelques minutes à votre business case. En fournissant des informations présentées de manière hiérarchisée, vous serez en mesure de répondre aux besoins des deux types de lecteurs.

Planifiez la transition

Les temps d'arrêt et les courbes d'apprentissage difficiles sont radioactifs pour les décisionnaires. Si vous avez effectué suffisamment de recherches, vous avez probablement identifié un outil PPM intuitif bénéficiant d'un soutien considérable. C'est à vous qu'il incombe d'expliquer cela et de planifier la manière dont se fera la transition en douceur. C'est un point crucial lorsqu'il s'agit de changer d'outil PPM car vous allez devoir fournir un calendrier qui n'entraînera pas de perturbations par effet domino des projets existants en cours. Si vous adoptez un logiciel PPM pour la première fois, vous allez devoir planifier la numérisation de vos processus de gestion de projet.

Réfléchissez à l'avance à la forme de cette transition et trouvez un moyen de la visualiser. Les tableaux Kanban sont une option populaire et un format avec lequel les décisionnaires sont susceptibles d'être déjà familiers. Identifiez les zones de chevauchement où les projets existants migreront vers le nouveau logiciel avant que l'ancien outil ne soit entièrement abandonné : vous pourrez ainsi atténuer les inquiétudes concernant la migration vers celui-ci.

Un business case qualitatif

Si les décisions budgétaires sont souvent appuyées par des chiffres, certains avantages des logiciels PPM sont plus difficiles à quantifier. Une interface utilisateur intuitive et une collaboration améliorée sont aussi importantes pour la réussite de l'entreprise que la flexibilité des prix. Cependant, il est plus difficile de les intégrer directement dans les calculs de retour sur investissement, au-delà des statistiques de productivité, de satisfaction et d'engagement auxquelles elles contribuent.

La narration d'histoire est un élément clef du processus de persuasion. Amenez les décisionnaires à identifier et à comprendre les problèmes que pose le logiciel actuel et ils seront plus enclins à accepter le changement. Veillez à ce que l'équilibre entre la narration et les chiffres soit respecté. Une étude récente de la Northwestern University a montré que les histoires sont persuasives, mais qu'elles peuvent masquer des statistiques convaincantes. Identifiez les chiffres qui peuvent parler d'eux-mêmes et utilisez des « histoires » lorsque la quantification d'un argument est difficile.

Aller au-delà de la présentation du business case

Le processus du business case ne s'arrête pas à l'approbation du nouveau logiciel par les décisionnaires. Veillez à collecter des données avant, pendant et après un changement. Ainsi, vous pourrez retourner voir ces mêmes collègues et leur présenter les preuves de cette réussite stratégique. Ne manquez pas l'occasion d'obtenir leur confiance et de l'utiliser lorsque vous ferez de futures recommandations.