Découvrez la méthode RACI pour définir les niveaux de responsabilités au sein de chaque processus et activité.
L'équipe projet organisée, complémentaire et motivée est un facteur clé pour la réussite d'un projet. Partant de ce fait, les responsables projets cherchent souvent à mettre en place des outils collaboratifs ou des méthodes de travail qui offrent une meilleure coordination de l'équipe projet. Comment définir les rôles ? Comment gérer les acteurs d'un projet et pourquoi est-il primordial d'allouer les bonnes ressources aux bonnes tâches ?
Gérer les projets complexes
Pour mener à bien certains projets complexes, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs facteurs. Premièrement, la taille et la composition des équipes projets doivent être déterminées par le chef de projet lui-même car elles varient selon l'importance, la complexité et le type de projet.
Par ailleurs, le rôle des membres des peut également varier, c'est pourquoi il est essentiel de s'assurer que chaque tâche est attribuée à la bonne personne. Cela se traduit par la définition des rôles de chaque acteur projet de la façon la plus appropriées, en fonction de ses compétences spécifiques et des responsabilités qui lui sont affectées.
Enfin, il est faut bien distinguer la notion de rôles de la notion de missions/fonctions, et de comprendre que la conduite projet peut être affectée à de nombreux intervenants ou consultants.
Définition et concept de la méthode RACI
La méthode RACI est une matrice des responsabilités qui indique les rôles et les responsabilités des intervenants au sein de chaque processus et activité. Elle représente l'organisation du travail en reliant dans un tableau commun tous les acteurs et toutes les étapes d'un projet.
La matrice RACI permet de définir les niveaux de responsabilités, y voir clair dans « le qui fait quoi », mais aussi vérifier que certaines actions ne flottent pas sans avoir de personne en charge de leur réalisation (R) ou encore de pilote (A). Les C (consulted) et I (informed) permettent de na ne pas oublier les personnes à consulter et à informer.
Cette méthode peut être paramétrée pour aider la gestion des projets à travers la solution collaborative Planisware Orchestra.
Construction de la matrice
La matrice RACI présente des activités en ligne et des rôles en colonne. Dans chaque cellule du tableau, on indique la responsabilité du rôle pour l'activité en utilisant les lettres R, A, C, I.
Il est également conseillé d'utiliser des libellés génériques de fonction pour qualifier les rôles plutôt que des noms de personnes.
Dans un premier temps, il faut lister en ligne toutes les actions (tâches) à réaliser pour un nouveau projet ou bien toutes les activités en cours de réalisation. Il faut ensuite lister en colonne tous les acteurs en entités fonctionnelles (personnes ou équipes), et déterminer à l'intersection des lignes et des colonnes, les responsabilités.
Pour une tâche donnée, il faut que quelqu'un l'ait approuvé en amont. Ce quelqu'un est normalement la personne qui doit rendre des comptes, qui a l'exécution de la tâche dans ses budgets (Accountable), qui devra assumer la responsabilité en cas de problème. Il n'y a qu'un seul A dans un RACI.
Certaines personnes peuvent être consultées, c'est-à-dire qu'elles ont le droit de donner un avis sur la tâche en question (Consulted). Il arrive que cette responsabilité ne soit pas attribuée dans un processus.
D'autres personnes doivent être simplement informées (Informed), c'est-à-dire qu'elles doivent savoir que quelque chose va se passer. Si apparemment il y a moyen de faire fonctionner un processus sans personnes informées, il convient de se poser la question de la pertinence d'un tel fonctionnement. En effet, la circulation de l'information adéquate est certainement un enjeu majeur dans la définition des processus efficients.
Et, bien entendu, quelqu'un doit réaliser la tâche en question, et est donc responsable de l'exécution (Responsible). Il peut y avoir plusieurs R dans un RACI. Il peut aussi arriver que le A et le R soient la même personne. C'est particulièrement vrai dans les petites organisations.
Une fois la matrice RACI remplie, le chef de projet peut effectuer des analyses verticales et horizontales pour vérifier si la matrice est équilibrée.
Application au sein de l'équipe projet
La matrice RACI est utilisée dans la plupart des cas pour cartographier les responsabilités des acteurs projets, pour améliorer la compréhension des rôles autour de process de travail. Elle est un outil de gestion de projet collaborative et sociale.
Attention, cette méthode ne permet pas de définir ces process !
Plus la grille RACI sera détaillée, meilleure elle sera. Cependant, aboutir à un RACI détaillé nécessite une expertise importante sur la typologie de projet à gérer. Les enjeux étant réellement cruciaux, le chef de projet ne doit pas hésiter à s'entourer de ressources présentant cette expertise, et faire éventuellement appel à des ressources externes (AMOA).
Il est très important de remplir la grille RACI en deux temps. Le premier temps consiste à ce que chacun des acteurs mentionnés la remplisse. Le deuxième temps et celui du partage entre les acteurs concernés avec un objectif de consensus.
Le timing est également important : l'idéal serait d'imposer son RACI dans le cahier des charges à destination des intégrateurs. En pratique, si le process d'un projet donné comporte souvent le fait de dresser un RACI avant son démarrage, cet outil pourra aussi intervenir pour relancer un projet qui n'avance pas du fait de l'implication de trop de personnes, de fonctions mal définies ou de réunions à répétition qui n'aboutissent pas.
Limites d'application de la méthode RACI
La grille RACI est une méthode qui permet d'identifier les rôles et responsabilités dans un processus. Ce processus peut être un processus opérationnel ou un processus lié à un projet, mais il doit être défini préalablement. La matrice RACI n'est donc pas une méthode pour définir et modéliser un processus !
Ce point est rarement évoqué dans les documents que l'on trouve sur RACI, mais il est capital.
Si les différentes étapes/ tâches qui composent le processus sont mal identifiées, sont équivoques (c'est-à-dire qu'elles peuvent être interprétées de différents manières), il sera ensuite bien difficile d'attribuer des rôles et des responsabilités à ces étapes/tâches. C'est pourquoi, quand la carte des rôles et responsabilités est établie, il est intéressant (voire nécessaire) de la réviser et de la faire valider par les différentes parties prenantes.
La révision « verticale » permet d'empêcher le sous ou sur le sur engagement de certaines parties prenantes. En d'autres termes, on vérifiera si les rôles et les responsabilités sont bien équilibrés tout au long du processus. La révision « horizontale » doit servir à clarifier les éventuelles zones d'ombre dans la définition des tâches et à s'assurer que l'enchaînement des tâches est logique et continu.
Enfin, il faudra revoir régulièrement la grille car les périmètres de décision et d'action évoluent.
Sources
- Wikipédia: fr.wikipedia.org/wiki/RACI
- Halyard Consulting : www.halyard-consulting.com
- Role & Responsibility Charting (RACI) : https://pmicie.org
- La Boîte à outils de la Conduite du changement